15 Jobs für Verwaltung in Schwechat

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Unternehmensbeschreibung

Handeln hat für uns nicht nur die Bedeutung, Waren zu verkaufen. Vielmehr verstehen wir darunter, anzupacken und durch unser gemeinsames Handeln unsere Kund:innen zu begeistern. Wenn Sie die Sicherheit eines Konzerns genießen und dennoch über den Tellerrand schauen möchten, sind Sie bei uns genau richtig. Wir bieten vielfältige Aufgabengebiete und Karrierewege für jeden Geschmack. Familienfreundliche Angebote, attraktive Mitarbeiter:innen-Rabatte und viele weitere Vorteile begeistern bereits über Mitarbeitende in unseren über 1.200 Märkten und der Zentrale in Wiener Neudorf. Werden auch Sie Teil unserer Erfolgsgeschichte

Diese abwechslungsreiche Vollzeitposition ist im Team des PKW-Fuhrparks angesiedelt. Wir sind fünf engagierte und motivierte Kolleg:innen, die sich in unserer Zentrale um alle Fuhrparkagenden kümmern. Zusammenhalt, gegenseitige Unterstützung und Freude an der Arbeit und miteinander sind uns wichtig. Wir suchen Menschen mit administrativer Erfahrung, die sich wie wir für die Themen und Herausforderungen des PKW-Fuhrparks begeistern können. Menschen, die die vielfältigen Möglichkeiten eines Konzerns (er)leben möchten. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen

Stellenbeschreibung

• Sie wickeln alle Fuhrparkagenden von Beschaffung, Anmeldung, Ausgabe und Rücknahme von Firmen-PKWs ab.
• Sie geben die Tank- und Ladekarten aus und koordinieren diesen Prozess.
• Sie unterstützen unsere Mitarbeiter:innen in allen Fragen rund um Unfälle und Reparaturen.
• Die Verwaltung und Vergabe unserer Poolfahrzeuge gehört ebenso zu Ihrem Aufgaben- und Verantwortungsbereich wie die Mitarbeit bei der jährlichen Budgetplanung.
• Sie sind Ansprechpartner:in und Schnittstelle sowohl nach innen als auch nach außen. Sie stehen täglich im persönlichen, schriftlichen und telefonischen Austausch mit Mitarbeiter:innen sowie externen Stellen wie zum Beispiel Fahrzeugherstellern und -lieferanten, Werkstätten, Versicherungen und Behörden.

Qualifikationen

• Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung sowie erste Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, Erfahrung im Fuhrparkmanagement sind von Vorteil.
• Sie überzeugen mit Kenntnissen in allgemeinen Büroanwendungen und MS-Office sowie mit sehr guten Deutschkenntnissen.
• Ein hohes Verantwortungsgefühl, Kunden- und Serviceorientierung sowie Diskretion sind ein Muss.
• Genaues, strukturiertes und selbstständiges Arbeiten, Organisationstalent und die Fähigkeit, den Überblick zu bewahren zeichnen Sie ebenso aus wie Ihr freundliches und professionelles Auftreten.

Zusätzliche Informationen

• Langfristige, abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem verlässlichen Arbeitgeber in einem kollegialen Team
• Familienfreundliche Unternehmenskultur mit flexiblen Arbeitszeiten
• Individuelle Einschulung für einen optimalen Start
• Mitarbeiter:innen-Rabatte bei Einkauf und Reisen
• Vielfältige Vergünstigungen und Aktionen bei Partnerunternehmen
• Zahlreiche Ausbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Konzern
• Essenszuschuss in den betriebseigenen Kantinen
• Umfangreiches Angebot zur Gesundheitsvorsorge wie z. B. Fitnesskurse, Massagen etc.
• Kostenlose Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios
• Ein marktkonformes, attraktives und leistungsbezogenes Jahresbruttogehalt ab Euro (auf Vollzeitbasis) mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation

Wir suchen die Neugierigen, die Verlässlichen, die Motivierten, die Vielseitigen, die Ungewöhnlichen, die Offenen, die Fokussierten, die Umdenkenden, die Mitdenkenden, die Nachdenkenden und vor allem die Menschlichen, die Neues entdecken wollen.

Geben Sie uns mit Ihrem Lebenslauf Einblick in Ihre Berufserfahrungen und laden Sie ihn bitte hoch - gerne auch anonymisiert

Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unterschiedlichen Geschlechts, Alters, kulturellem oder sozialem Hintergrund, sexueller Identität und Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.

• Organisation und Koordination sämtlicher administrativer Abläufe, um den Geschäftsbetrieb zu unterstützen.
• Effizientes Management der Korrespondenz, E-Mails und Telefonate, sowohl intern als auch extern.
• Planung, Organisation und Nachbereitung von virtuellen Meetings und Konferenzen.
• Verwaltung und Pflege von Datenbanken, Dokumentenablagesystemen und CRM-Systemen.
• Unterstützung des Management-Teams bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Analysen.
• Koordination von Reisebuchungen und Terminmanagement für das Führungsteam.
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und technischen Geräten für die remote arbeitenden Mitarbeiter.
• Überwachung und Optimierung von Verwaltungsprozessen unter Berücksichtigung von Effizienz und Kosteneinsparungen.
• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Compliance-Vorgaben.
• Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
• Unterstützung bei HR-bezogenen administrativen Aufgaben.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder organisatorischen Rolle, idealerweise in einem Remote-Umfeld.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Multitasking-Fähigkeit und ein hohes Maß an Detailorientierung.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, und die Fähigkeit, professionell mit verschiedenen Stakeholdern zu interagieren.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängigen Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Slack, Zoom).
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools und CRM-Systemen ist von Vorteil.
• Hohe Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Die Fähigkeit, effektiv von zu Hause aus zu arbeiten und Prioritäten zu setzen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind ein Plus.

• Koordination und Überwachung des täglichen Bürobetriebs, einschließlich Postabwicklung, Terminplanung und allgemeiner administrativer Unterstützung.
• Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung, Sicherstellung, dass alle notwendigen Ressourcen verfügbar sind.
• Unterstützung des Managementteams bei der Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Berichten.
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Beantwortung von Anfragen und Weiterleitung von Informationen.
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen und Unterkunft für Mitarbeiter (sofern zutreffend).
• Entwicklung und Implementierung von administrativen Prozessen zur Verbesserung der Effizienz.
• Verwaltung von Datenbanken und Systemen, Gewährleistung der Datenintegrität und Genauigkeit.
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich der Bereitstellung von Informationen zu internen Abläufen.
• Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Prozessen und deren Umsetzung.
• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement oder einer ähnlichen administrativen Funktion, idealerweise in einer Remote-Umgebung.
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängiger Bürosoftware.
• Fähigkeit, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten.
• Hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit.
• Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, E-Mails und Korrespondenz.
• Organisation und Verwaltung des Postein- und -ausgangs.
• Terminplanung und -koordination für die Geschäftsleitung und das Team.
• Vorbereitung von Besprechungsräumen und Betreuung von Gästen.
• Pflege und Organisation von Ablagesystemen (digital und physisch).
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten.
• Bestellwesen für Büromaterial und Verpflegung.
• Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter.
• Assistenz bei der vorbereitenden Buchhaltung (z.B. Rechnungsprüfung).
• Sicherstellung eines ordentlichen und einladenden Büroumfelds.
• Proaktive Identifizierung und Behebung von organisatorischen Schwachstellen.
• Mitwirkung bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Firmenevents.
• Ansprechpartner/in für Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
• Datenpflege in verschiedenen Systemen.
• Unterstützung des Sekretariats bei alltäglichen Aufgaben.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, HAK-Abschluss) oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Büroumfeld oder in der Sachbearbeitung ist von Vorteil.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit.
• Zuverlässige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
• Freundliches, professionelles Auftreten und gute Umgangsformen.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch.
• Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
• Flexibilität und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten.
• Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

• Fachliche und disziplinarische Führung des Verwaltungsteams (ca. 3-5 Mitarbeiter).
• Organisation und Optimierung sämtlicher administrativer Prozesse (Posteingang/-ausgang, Ablage, interne Kommunikation).
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen für die Geschäftsleitung.
• Verwaltung und Pflege von Büromaterialien und Dienstleisterverträgen (z.B. Reinigung, Catering, IT-Support).
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen sowie für Mitarbeiterfragen im administrativen Bereich.
• Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung.
• Mitverantwortung für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
• Effiziente Gestaltung und Überwachung des Budgets für den Verwaltungsbereich.
• Einführung und Optimierung von Bürosoftware und -systemen.
• Sicherstellung eines professionellen und einladenden Empfangs.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, HAK-Matura) oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement, idealerweise in einer leitenden Funktion.
• Erste Führungserfahrung und Freude an der Mitarbeitermotivation.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Belastbarkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches, professionelles Auftreten.
• Selbstständige Arbeitsweise und Problemlösungskompetenz.
• Gute Deutschkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Flexibilität und die Bereitschaft, sich neuen Aufgaben anzunehmen.
• Loyalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

• Umgang mit Kunden, Beratung und Bedarfsanalyse für Versicherungs- und Finanzprodukte.
• Erarbeitung von individuellen Lösungskonzepten für Kunden.
• Bearbeitung von Anträgen und Schadenfällen.
• Vertragsverwaltung und -pflege.
• Kennenlernen der verschiedenen Versicherungssparten (z.B. Sach-, Personen-, Kfz-Versicherungen) und Finanzprodukte.
• Grundlagen des Marketings und Vertriebs im Finanzdienstleistungssektor.
• Anwendung von branchenspezifischer Software und IT-Systemen.
• Besuch der Berufsschule zur theoretischen Vertiefung des Gelernten.
• Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen und Kampagnen.
• Umgang mit internen Prozessen und Richtlinien.

• Einen guten mittleren Schulabschluss oder Matura.
• Gutes Zahlenverständnis und Interesse an wirtschaftlichen Zusammenhängen.
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen.
• Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft und Teamfähigkeit.
• Grundkenntnisse in der EDV (MS Office).
• Ein gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen.
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion.
• Grundlegendes Verständnis für Dienstleistungsmentalität.
• Motivation, sich in einem anspruchsvollen und zukunftsorientierten Sektor zu etablieren.
• Eigeninitiative bei der Lösung von Aufgabenstellungen.

• Koordination von Terminen, Reisen und virtuellen Meetings
• Verwaltung von Korrespondenz, Datenbanken und Dokumenten
• Ansprechpartner für administrative Anfragen
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Präsentationen
• Entwicklung und Optimierung administrativer Prozesse
• Pflege eines effizienten und positiven Arbeitsumfeldes

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration oder als Büromanager/in
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Kollaborationstools
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion und Zuverlässigkeit