31 Jobs für Verwaltung in Wien

At ABB, we help industries outrun - leaner and cleaner. Here, progress is an expectation - for you, your team, and the world. As a global market leader, we'll give you what you need to make it happen. It won't always be easy, growing takes grit. But at ABB, you'll never run alone. Run what runs the world.

This Position reports to:

Finance Manager

Your Role: Own the Challenge
In this role, you will have the opportunity to provide technical, order, and payment-related assistance/support to the internal and external customers. Each day, you will coordinate with relevant stakeholders to obtain complete case ownership. Additionally, you will demonstrate your skills by enhancing customer satisfaction levels.

The work model for the role is: On-site, Hybrid within the guideline of a maximum of 2 days/week, fixed-term until

• You will be responsible for the commercial processing of product and project business, starting with the creation of order confirmations, ensuring smooth delivery tracking in cooperation with our plants and partner suppliers, up to accurate invoicing. This role requires close collaboration with the Sales, Sales Support, Service, and Product Management departments, as well as other ABB Business Areas or Divisions and relevant corporate departments.
• You will serve as the interface for dunning processes and ensure that all incoming payments are properly recorded. Additionally, you will verify and allocate relevant documents in the SAP system or Order Management System, ensuring error-free transaction processing.
• You will maintain regular direct contact with customers, both in person, by phone, and through electronic media. You will be the point of contact for inquiries related to orders, deliveries, and invoices, contributing to overall customer satisfaction.
• As part of an engaged team, you will act with professionalism and diligently contribute with a keen understanding of business processes and colleagues. Your work will always align with ABB's core values, particularly regarding safety and integrity.

What It Takes To Run What Runs The World

• Completed commercial/business education (e.g., HAK, HASCH) or a comparable qualification.
• Experience in commercial administration.
• Proficient in MS Office, with a willingness to learn SAP if not already familiar.
• Fluent in German and good English skills, both written and spoken (minimum B2 level).
• Customer-oriented and cost-conscious thinking.
• High level of initiative and teamwork ability.
• Organized and structured work approach.
• Reliability and effective communication skills.

Why join our company?

• Work-Life Balance – Flexible working models, including flextime and hybrid options, to support your personal and professional life.
• Health & Well-being – Access to various health measures, a Global Employee Assistance Program, and a gender-neutral parental leave policy.
• Financial Perks – Participation in the Global Employee Shareholder Acquisition Program (ESAP) and meal allowances.
• Career Growth – Extensive training opportunities and structured development programs to help you advance.
• Inclusive Culture – A dynamic, international work environment that fosters collaboration and innovation.

In accordance with the collective agreement for the electrical and electronics industry in Austria, the minimum salary for this position is € 3.400 gross per month as of May 2025. There is a clear willingness to offer compensation above the collectively agreed minimum salary, depending on qualifications and experience.

More About Us
ABB Motion provides pioneering technology, products, solutions and related services to

industrial customers to increase energy efficiency, improve safety and reliability, and maintain precise control over processes. The portfolio includes motors, generators and drives for a wide range of applications in all industrial sectors.

We value people from different backgrounds. Could this be your story? Apply today or visit to read more about us and learn about the impact of our solutions across the globe.

Join us. Be part of the team where progress happens, industries transform, and your work shapes the world.

Run What Runs The World
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Unternehmensbeschreibung

Handeln hat für uns nicht nur die Bedeutung, Waren zu verkaufen. Vielmehr verstehen wir darunter, anzupacken und durch unser gemeinsames Handeln unsere Kund:innen zu begeistern. Wenn Sie die Sicherheit eines Konzerns genießen und dennoch über den Tellerrand schauen möchten, sind Sie bei uns genau richtig. Wir bieten vielfältige Aufgabengebiete und Karrierewege für jeden Geschmack. Familienfreundliche Angebote, attraktive Mitarbeiter:innen-Rabatte und viele weitere Vorteile begeistern bereits über Mitarbeitende in unseren über 1.200 Märkten und der Zentrale in Wiener Neudorf. Werden auch Sie Teil unserer Erfolgsgeschichte

Diese abwechslungsreiche Vollzeitposition ist im Team des PKW-Fuhrparks angesiedelt. Wir sind fünf engagierte und motivierte Kolleg:innen, die sich in unserer Zentrale um alle Fuhrparkagenden kümmern. Zusammenhalt, gegenseitige Unterstützung und Freude an der Arbeit und miteinander sind uns wichtig. Wir suchen Menschen mit administrativer Erfahrung, die sich wie wir für die Themen und Herausforderungen des PKW-Fuhrparks begeistern können. Menschen, die die vielfältigen Möglichkeiten eines Konzerns (er)leben möchten. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen

Stellenbeschreibung

• Sie wickeln alle Fuhrparkagenden von Beschaffung, Anmeldung, Ausgabe und Rücknahme von Firmen-PKWs ab.
• Sie geben die Tank- und Ladekarten aus und koordinieren diesen Prozess.
• Sie unterstützen unsere Mitarbeiter:innen in allen Fragen rund um Unfälle und Reparaturen.
• Die Verwaltung und Vergabe unserer Poolfahrzeuge gehört ebenso zu Ihrem Aufgaben- und Verantwortungsbereich wie die Mitarbeit bei der jährlichen Budgetplanung.
• Sie sind Ansprechpartner:in und Schnittstelle sowohl nach innen als auch nach außen. Sie stehen täglich im persönlichen, schriftlichen und telefonischen Austausch mit Mitarbeiter:innen sowie externen Stellen wie zum Beispiel Fahrzeugherstellern und -lieferanten, Werkstätten, Versicherungen und Behörden.

Qualifikationen

• Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung sowie erste Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, Erfahrung im Fuhrparkmanagement sind von Vorteil.
• Sie überzeugen mit Kenntnissen in allgemeinen Büroanwendungen und MS-Office sowie mit sehr guten Deutschkenntnissen.
• Ein hohes Verantwortungsgefühl, Kunden- und Serviceorientierung sowie Diskretion sind ein Muss.
• Genaues, strukturiertes und selbstständiges Arbeiten, Organisationstalent und die Fähigkeit, den Überblick zu bewahren zeichnen Sie ebenso aus wie Ihr freundliches und professionelles Auftreten.

Zusätzliche Informationen

• Langfristige, abwechslungsreiche Tätigkeit bei einem verlässlichen Arbeitgeber in einem kollegialen Team
• Familienfreundliche Unternehmenskultur mit flexiblen Arbeitszeiten
• Individuelle Einschulung für einen optimalen Start
• Mitarbeiter:innen-Rabatte bei Einkauf und Reisen
• Vielfältige Vergünstigungen und Aktionen bei Partnerunternehmen
• Zahlreiche Ausbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Konzern
• Essenszuschuss in den betriebseigenen Kantinen
• Umfangreiches Angebot zur Gesundheitsvorsorge wie z. B. Fitnesskurse, Massagen etc.
• Kostenlose Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios
• Ein marktkonformes, attraktives und leistungsbezogenes Jahresbruttogehalt ab Euro (auf Vollzeitbasis) mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation

Wir suchen die Neugierigen, die Verlässlichen, die Motivierten, die Vielseitigen, die Ungewöhnlichen, die Offenen, die Fokussierten, die Umdenkenden, die Mitdenkenden, die Nachdenkenden und vor allem die Menschlichen, die Neues entdecken wollen.

Geben Sie uns mit Ihrem Lebenslauf Einblick in Ihre Berufserfahrungen und laden Sie ihn bitte hoch - gerne auch anonymisiert

Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unterschiedlichen Geschlechts, Alters, kulturellem oder sozialem Hintergrund, sexueller Identität und Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.

• Konzeption und Durchführung von Vorlesungen, Seminaren und Übungen in den Bereichen Betriebswirtschaftslehre, Rechnungswesen, Wirtschaftsrecht, Verwaltungsprozesse und ähnlichen Fächern.
• Erstellung von Lehrmaterialien, Skripten, Präsentationen und Fallstudien.
• Betreuung und Beratung von Studierenden bei Projekten, Abschlussarbeiten und Prüfungen.
• Entwicklung und Aktualisierung von Lehrplänen in Abstimmung mit den bildungspolitischen Anforderungen und den Bedürfnissen des Arbeitsmarktes.
• Durchführung und Bewertung von Prüfungen (schriftlich, mündlich, online).
• Förderung des interaktiven Lernens und der kritischen Auseinandersetzung mit Fachthemen.
• Teilnahme an Gremienarbeit und Weiterentwicklungsmaßnahmen der Bildungseinrichtung.
• Aktive Beteiligung an der Konzeption und Umsetzung von E-Learning-Angeboten.
• Kooperation mit externen Partnern aus der Wirtschaft und Verwaltung.
• Beitrag zur akademischen Forschung und Weiterentwicklung des Fachgebiets.

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Master, Diplom oder Promotion) in Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsrecht, Verwaltungsmanagement oder einem verwandten Fachgebiet.
• Mehrjährige einschlägige Berufs- und idealerweise Lehrerfahrung, z.B. an Fachhochschulen, Universitäten oder anderen Bildungseinrichtungen.
• Fundierte Fachkenntnisse in den relevanten Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung.
• Ausgeprägte didaktische und methodische Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Lehrformaten.
• Sehr gute rhetorische und kommunikative Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich zu erklären.
• Hohe Sozialkompetenz, Empathie und die Fähigkeit, Studierende zu motivieren und zu fördern.
• Erfahrung mit Lernplattformen und digitalen Lehrwerkzeugen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Hohe Selbstorganisation und die Fähigkeit, eigenverantwortlich und diszipliniert im Homeoffice zu arbeiten.

• Professionelle und diskrete Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen.
• Vorausschauende Terminplanung, Organisation von Meetings und Koordination von Reisevorbereitungen (Flüge, Hotels, Visa, Transport).
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz, oft unter Zeitdruck.
• Effiziente Verwaltung des Büromanagements, einschließlich Postbearbeitung, Ablage und Informationsfluss.
• Organisation und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben, die der Geschäftsführung unterstellt sind.
• Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern.
• Koordination mit anderen Abteilungen und externen Partnern zur reibungslosen Abwicklung von Anfragen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und Protokollen.
• Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Prozessen.
• Gelegentliche Übernahme von Sonderprojekten im Auftrag der Geschäftsführung.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit relevanter Weiterbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position auf C-Level.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten.
• Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch unter Druck einen kühlen Kopf zu bewahren.
• Bereitschaft zur Arbeit in einem hybriden Modell, das eine Kombination aus Büro- und Heimarbeit ermöglicht.
• Ein gepflegtes Erscheinungsbild und ein serviceorientiertes Auftreten.

• Leitung und Management von Projekten im Bereich Verwaltung und Organisation von der Konzeption bis zum Abschluss
• Analyse von Geschäftsprozessen und Identifizierung von Optimierungspotenzialen
• Entwicklung von Projektplänen, Meilensteinen und Ressourcenallokation
• Koordination und Kommunikation mit internen Abteilungen, externen Partnern und Dienstleistern
• Risikomanagement und proaktive Problemlösung während des Projektverlaufs
• Budgetkontrolle und Sicherstellung der Einhaltung von Kostenrahmen
• Qualitätssicherung der Projektergebnisse und Erstellung von Abschlussberichten
• Unterstützung bei der Implementierung neuer administrativer Systeme und Tools
• Mentoring und Anleitung von Projektmitarbeitern

• Abgeschlossenes Studium (Uni/FH) im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder einem vergleichbaren Fachgebiet
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement, idealerweise mit Fokus auf Verwaltungsprozesse
• Nachweisbare Erfolge in der Leitung komplexer Projekte
• Sehr gute Kenntnisse von Projektmanagement-Methoden (z.B. PMI, PRINCE2) und Tools (z.B. Jira, MS Project)
• Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten sowie strategisches Denken
• Starke Führungsqualitäten und die Fähigkeit, Teams zu motivieren und zu leiten
• Hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten
• Hohe Eigeninitiative, Selbstorganisation und Belastbarkeit, besonders im Remote-Arbeitsumfeld
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse

• Analyse bestehender administrativer Prozesse
• Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Entwicklung von Optimierungsstrategien
• Konzeption und Implementierung neuer, effizienterer Arbeitsabläufe
• Erstellung von Prozessdokumentationen und Anleitungen
• Durchführung von Workshops und Schulungen für Mitarbeiter
• Koordination von Projekten zur Prozessverbesserung
• Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
• Erfolgsmessung und Reporting der Prozessoptimierung
• Beratung von Fachabteilungen zu Fragen der Prozessgestaltung

• Abgeschlossenes Studium (z.B. Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Prozessmanagement, Organisationsentwicklung oder Verwaltungswissenschaft
• Starke analytische Fähigkeiten und konzeptionelles Denken
• Sehr gute Kenntnisse in Prozessmodellierung und -analyse
• Erfahrung in Projektmanagement und Change Management
• Ausgeprägte Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten
• Hohe Eigeninitiative und Ergebnisorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift