22 Jobs für Meeting Planning in Österreich

• Koordination und Verwaltung des gesamten Bürobetriebs, einschließlich Posteingang und -ausgang, Terminkoordination und Besprechungsplanung.
• Betreuung und Bewirtung von Geschäftspartnern und Besuchern.
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen.
• Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Berichten.
• Reiseplanung und -buchung für das Management und Mitarbeiter.
• Pflege und Verwaltung von Büromaterialien und deren Nachbestellung.
• Unterstützung bei der Verwaltung von Bürodokumenten und Ablagesystemen.
• Kommunikation mit externen Dienstleistern (z.B. Hausmeister, IT-Support).
• Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Büroablaufs.
• Mitwirkung bei kleineren HR-Administrationsaufgaben.
  

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Büromanagement oder als Assistenz.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Freundliches und professionelles Auftreten.
• Teamfähigkeit und Flexibilität.
• Selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Erfahrung mit Buchhaltungsvorgängen (z.B. Spesenabrechnungen) ist von Vorteil.

• Professionelle Verwaltung und Koordination des Kalenders für mehrere Führungskräfte, einschließlich Terminplanung, Pufferzeiten und Reisezeiten.
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Visumsangelegenheiten.
• Vorbereitung von Meetings, einschließlich Terminvereinbarung, Erstellung von Agenden, Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen und Protokollierung.
• Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten.
• Effiziente Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und digitalen Dateien.
• Entlastung der Führungskräfte von administrativen Aufgaben, um ihnen die Konzentration auf strategische Prioritäten zu ermöglichen.
• Beantwortung und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails sowie allgemeine Korrespondenz.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Budgets und der Spesenabrechnung.
• Koordination von Projekten und Sonderaufgaben nach Bedarf.
• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern.
• Sicherstellung der Vertraulichkeit aller geschäftlichen und persönlichen Angelegenheiten.
• Agieren als vertrauenswürdige Vertretung der Führungskräfte im internen und externen Schriftverkehr.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige (mindestens 5 Jahre) Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften (Executive Assistant), idealerweise in einem schnelllebigen Umfeld.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen.
• Hohe Detailgenauigkeit und Zuverlässigkeit.
• Sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Integrität.
• Proaktive und eigenständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Herausforderungen vorauszusehen.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Persönlichkeiten umzugehen.
• Fließende Deutschkenntnisse sind unerlässlich, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Imagine working in a company where structure is respected, initiative is valued, and every detail matters. At U Trust Insurance Agency LLC , we’re building a professional, reliable team to support our operations across 31 U.S. states - and we’re looking for an Administrative Assistant who can bring clarity, consistency, and smart coordination into our day-to-day work.

This is not a narrow support role. You’ll be working across all departments - from Sales to Customer Service to HR - helping different teams stay organized, on schedule, and focused. As we continue to grow, we need someone who can take ownership of the administrative flow and help the company run smoothly behind the scenes.

Who we’re looking for

We need someone who:

• Can manage calendars, meetings, and reminders without missing a beat

• Feels confident using Google Sheets, Notion, Zoom, and other digital tools

• Communicates clearly, respectfully, and knows when to ask questions

• Is comfortable working in a growing company with evolving processes

• Takes ownership of their tasks and understands the importance of follow-through

This isn’t just about completing admin tasks - it’s about staying organized, preventing things from slipping through the cracks, and being a reliable part of the team.

Key Responsibilities

• Schedule meetings, manage calendars, and handle communication logistics

• Track to-dos, manage internal task lists, and help with prioritization

• Prepare documents, reports, presentations, and emails

• Support with research, data entry, bookings, and occasional special projects

• Collaborate with all teams across the company, supporting daily operations and ongoing projects

• Stay responsive and available during working hours (8 AM - 4 PM PDT / 18:00 - 2:00 Kyiv time)

• Planung, Organisation und Durchführung verschiedener Sportveranstaltungen und Events.
• Koordination von Sponsoren, Partnern und Dienstleistern im Rahmen von Veranstaltungen.
• Betreuung der Teilnehmer und Gäste vor, während und nach den Events.
• Organisation von Logistik und Materialtransport für Veranstaltungen.
• Erstellung von Zeitplänen, Ablaufplänen und Kommunikationsmaterialien für Events.
• Budgetüberwachung und Kostenkontrolle für die zugeordneten Veranstaltungen.
• Zusammenarbeit mit internen Abteilungen wie Marketing, Technik und Personal.
• Einholung von Genehmigungen und Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften.
• Koordination von Freiwilligen und Promotion-Teams.
• Bewertung der Veranstaltungen nach Abschluss und Erstellung von Berichten.
• Unterstützung bei der Entwicklung neuer Eventkonzepte.

• Abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise im Eventmanagement, Sportmanagement, Marketing oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erste Berufserfahrung in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, idealerweise im Sportbereich.
• Hohe Affinität zu Sport und eine Begeisterung für die Eventbranche.
• Organisationstalent, sehr gute Planungsfähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten.
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung, einschließlich Wochenendarbeit bei Veranstaltungen.
• Gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen.
• Führerschein der Klasse B ist von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse sind ein Plus.

• Koordination von Sportveranstaltungen von der Konzeption bis zur Nachbereitung.
• Kommunikation und Abstimmung mit Sportlern, Trainern, Sponsoren und Dienstleistern.
• Erstellung von Zeitplänen, Budgets und Logistikplänen für Veranstaltungen.
• Organisation von Anmeldeprozessen und Teilnehmerverwaltung.
• Sicherstellung der Einhaltung von Regeln und Vorschriften im Sportbereich.
• Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsstrategien für Veranstaltungen.
• Betreuung von Sponsoren und Sicherstellung der Einhaltung von Sponsorenleistungen.
• Krisenmanagement und schnelle Lösungsfindung bei unvorhergesehenen Problemen während der Veranstaltungen.
• Verwaltung von Budgets und Sicherstellung der finanziellen Ziele der Veranstaltungen.
• Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Partnern zur Optimierung der Veranstaltungserlebnisse.
• Erstellung von Berichten und Auswertungen nach jeder Veranstaltung.
• Aktive Suche nach neuen Event-Ideen und Innovationsmöglichkeiten.

• Erfahrung in der Eventplanung und -organisation, idealerweise im Sportbereich.
• Leidenschaft für Sport und ein gutes Verständnis der Sportwelt.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten und unter Druck gute Leistungen zu erbringen.
• Kenntnisse in Projektmanagement-Tools sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Kollaborationstools.
• Flexibilität und Bereitschaft, auch an Wochenenden oder abends zu arbeiten, wenn erforderlich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
• Eine strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise.
• Kreativität bei der Entwicklung von Event-Konzepten.

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