179 Jobs für Administration in Österreich
Teamleitung Administration und Office Management
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 6 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht eine erfahrene und organisationsstarke Führungspersönlichkeit für die Position der Teamleitung Administration und Office Management am Standort in Wolfsberg, Kärnten . Sie sind verantwortlich für die Koordination und Überwachung aller administrativen Abläufe im Unternehmen, die Führung und Entwicklung eines kleinen Teams von Verwaltungsmitarbeitern sowie die Optimierung von Büroprozessen. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Verwaltung des Büromaterials, die Organisation von Reisen und Terminen, die Koordination von Meetings und Veranstaltungen, die Bearbeitung von Korrespondenz und die Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Belangen. Sie entwickeln und implementieren neue Strategien zur Effizienzsteigerung, stellen die Einhaltung interner Richtlinien sicher und sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeiterfragen im administrativen Bereich. Die Vorbereitung von Berichten und Präsentationen sowie das Management von Dienstleisterbeziehungen (z.B. für Reinigungsdienste, Wartung) gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet. Idealerweise bringen Sie eine hohe IT-Affinität mit und können bestehende Systeme effizient nutzen und weiterentwickeln.
Ihre Qualifikationen:
Ihre Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Bürokaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management oder Sekretariat, idealerweise mit erster Führungserfahrung.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Souveräner Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung im Projektmanagement ist von Vorteil.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, verhandlungssichere Englischkenntnisse sind wünschenswert.
- Diskretion und professionelles Auftreten.
- Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team zu arbeiten und Prioritäten zu setzen.
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Head of Administration & Office Management
3500 Krems an der Donau, Niederösterreich
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Vor 6 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein schnell wachsendes Startup im Technologiebereich, sucht zur Verstärkung seines Kernteams eine/n erfahrene/n Head of Administration & Office Management. Diese Position ist komplett remote zu besetzen, was Ihnen ermöglicht, von jedem Ort aus zu arbeiten und dennoch die zentrale Rolle für die operative Exzellenz unseres Unternehmens zu spielen. Sie sind verantwortlich für die strategische Gestaltung und operative Umsetzung aller administrativen Prozesse und stellen sicher, dass das Unternehmen reibungslos und effizient funktioniert. Zu Ihren Kernaufgaben gehören die Optimierung von Büroprozessen, die Verwaltung von Büromaterialien und der Ausstattung, die Koordination von Dienstleistern (z.B. Reinigungsdienste, Wartung) sowie die Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgen für eine professionelle und freundliche Kommunikation. Die Entwicklung und Implementierung von Richtlinien für das Office Management, das Onboarding neuer Mitarbeiter in administrativen Belangen und die Organisation von internen Veranstaltungen und Meetings gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung und anderen Abteilungsleitern zusammen, um die Unternehmensziele zu unterstützen und eine positive Arbeitsumgebung zu fördern. Die Verantwortung für das Budgetmanagement im Bereich Administration und die Suche nach Kosteneinsparungspotenzialen sind ebenfalls Teil Ihrer Rolle. Wir erwarten von Ihnen einen Hochschulabschluss oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung. Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management oder in einer ähnlichen administrativen Führungsposition sind unerlässlich. Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Problemlösungskompetenz. Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich, sind ein Muss. Erfahrung in der Führung von kleinen Teams oder der Anleitung von Mitarbeitern ist von Vorteil. Sie sind proaktiv, eigeninitiativ und können selbstständig arbeiten, um Aufgaben termingerecht zu erledigen. Ein gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und die Fähigkeit, Budgets zu verwalten, sind wichtig. Sie sind vertraut mit gängigen Office-Anwendungen und haben idealerweise Erfahrung mit Tools für das Projekt- und Aufgabenmanagement. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren, ist entscheidend. Sie sind eine aufgeschlossene, freundliche und serviceorientierte Persönlichkeit mit einem Auge für Details und einem starken Engagement für Qualität. Die Identifizierung und Implementierung von Effizienzsteigerungen durch den Einsatz neuer Technologien und Prozesse ist ebenfalls Teil der Erwartung.
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Head of Office Management & Administration
4030 Linz Land District, Oberösterreich
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Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein dynamisches Dienstleistungsunternehmen, sucht einen erfahrenen und proaktiven Head of Office Management & Administration zur Leitung seines Hauptbüros in Traun, Oberösterreich . Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation und Effizienz aller administrativen Prozesse, die Koordination des Office-Teams und die Gewährleistung einer optimalen Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter. Diese Rolle erfordert organisatorisches Talent, Führungsqualitäten und ein Auge für Details.
Ihre Verantwortlichkeiten:
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Leitung und Entwicklung des Office Management Teams, inklusive Personalplanung und Performance Management.
- Sicherstellung des reibungslosen Tagesgeschäfts des Büros, inklusive Empfang, Postbearbeitung, Telefonzentrale und Besucherbetreuung.
- Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Geschäftsreisen.
- Verwaltung von Büromaterialien, Inventar und Dienstleisterverträgen (z.B. Reinigung, Wartung, IT-Support).
- Verantwortung für die Budgetplanung und -kontrolle des Office Managements.
- Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Strukturen zur Steigerung der Effizienz.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsstandards.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Anfragen und Problemen.
- Management von Büroflächen, inklusive Umzugs- oder Umbauprojekten.
- Unterstützung der Geschäftsführung bei diversen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Pflege und Weiterentwicklung der Corporate Identity im Bürobereich.
- Koordination der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder vergleichbar.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Leitungsfunktion, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Führung von Teams.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten, Planungsstärke und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Problemlösungskompetenz und Belastbarkeit.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängigen Büroanwendungen.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Auftreten.
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Kenntnisse im Vertragsmanagement und im Umgang mit Dienstleistern.
- Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
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Leitung Administration und Office Management
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 11 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen in der Dienstleistungsbranche, sucht eine erfahrene und organisierte Führungspersönlichkeit für die Position der Leitung Administration und Office Management am Standort Wolfsberg, Carinthia, AT . Diese Rolle ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf der operativen Geschäftsprozesse und die Schaffung einer produktiven Arbeitsumgebung. Als Leiter/in der Administration und des Office Managements sind Sie verantwortlich für die strategische und operative Steuerung aller administrativen Abläufe. Dies umfasst die Koordination des Empfangs, der Postbearbeitung, der Büroverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen und der Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleistungen. Sie führen und entwickeln ein Team von Verwaltungsmitarbeitern und stellen sicher, dass höchste Standards in Bezug auf Effizienz und Professionalität eingehalten werden. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgen für eine exzellente Betreuung von Mitarbeitern und Besuchern. Ein wichtiger Teil Ihrer Aufgabe ist die Optimierung von Verwaltungsprozessen, die Budgetverwaltung für den administrativen Bereich sowie die Auswahl und Betreuung von Dienstleistern. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen, einschließlich HR und IT, zusammen, um administrative Projekte zu unterstützen und die unternehmensweiten Ziele zu erreichen. Die Weiterentwicklung von Richtlinien und Verfahren im Bereich Administration gehört ebenfalls zu Ihren Kernaufgaben. Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im relevanten Bereich, ergänzt durch fundierte Berufserfahrung in einer leitenden administrativen Funktion. Nachweisbare Erfahrung in der Führung und Motivation von Teams ist unerlässlich. Sie verfügen über exzellente Organisations-, Planungs- und Kommunikationsfähigkeiten sowie eine proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise. Sehr gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit ERP-Systemen sind von Vorteil. Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Wenn Sie eine verantwortungsvolle Position suchen, in der Sie Ihre organisatorischen Talente und Ihre Führungsstärke einbringen können, um die Effizienz und das Arbeitsklima in unserem Unternehmen maßgeblich zu gestalten, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
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Leiter Administration und Office Management
4060 Leonding, Oberösterreich
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Vor 12 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen engagierten und erfahrenen Leiter Administration und Office Management für seinen Standort in Leonding, Oberösterreich . In dieser wichtigen Funktion sind Sie verantwortlich für die reibungslose Organisation und Verwaltung aller administrativen Prozesse sowie die Gewährleistung eines effizienten und angenehmen Arbeitsumfelds für die Mitarbeiter. Sie leiten und motivieren ein Team von Verwaltungsmitarbeitern und sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen. Ihre Aufgaben umfassen die strategische Planung und Optimierung von Büroabläufen, die Verantwortung für das Facility Management, die Koordination von Veranstaltungen und Dienstreisen sowie die Überwachung von Budgets für den Verwaltungsbereich. Sie stellen sicher, dass alle gesetzlichen und internen Vorschriften im administrativen Bereich eingehalten werden. Die Weiterentwicklung von internen Prozessen zur Steigerung der Effizienz und zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit ist ein Kernaspekt Ihrer Rolle. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um administrative Unterstützung zu leisten und Projekte zu begleiten. Ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung ist erforderlich. Mehrjährige Führungserfahrung im Bereich Office Management oder Administration, idealerweise in einem wachsenden Unternehmen, ist zwingend. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Eigeninitiative, Belastbarkeit und Kommunikationsstärke zeichnen Sie aus. Fundierte Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office Suite) und Erfahrung mit administrativen IT-Systemen sind ebenfalls wichtig. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich. Fließende Englischkenntnisse sind von Vorteil. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise mitbringen und Freude daran haben, ein professionelles Arbeitsumfeld zu gestalten und zu erhalten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Leiterin Administration und Office Management
6850 Dornbirn, Vorarlberg
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Vor 12 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht eine dynamische und erfahrene Leiterin für Administration und Office Management, die diese Position remote ausüben kann. Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation und Steuerung aller administrativen Abläufe und stellen sicher, dass das Unternehmen effizient und professionell geführt wird. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Koordination des Büromanagements, die Verwaltung von Büromaterial und Dienstleistungen, die Organisation von internen und externen Besprechungen sowie die Betreuung von Geschäftskorrespondenz. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiterfragen rund um administrative Themen und unterstützen die Geschäftsleitung in vielfältiger Weise. Die Optimierung von Verwaltungsprozessen, die Implementierung neuer Systeme und die Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine hohe Detailorientierung und ein proaktives Vorgehen. Sie sind es gewohnt, eigenverantwortlich zu arbeiten und komplexe Aufgaben souverän zu meistern. Kommunikationsstärke, Diskretion und ein professionelles Auftreten sind für diese Position unerlässlich. Sie haben Erfahrung in der Führung eines Teams und sind in der Lage, Mitarbeiter zu motivieren und zu entwickeln. Kenntnisse in gängigen Büroanwendungen (MS Office) und idealerweise Erfahrung mit Verwaltungssoftware sind erforderlich. **Dornbirn, Vorarlberg, AT** ist zwar der Hauptsitz, Ihre Tätigkeit wird jedoch vollständig remote ausgeübt, was Ihnen eine flexible Arbeitsgestaltung ermöglicht. Wenn Sie eine engagierte Persönlichkeit sind, die gerne Verantwortung übernimmt und die administrativen Abläufe eines wachsenden Unternehmens mitgestalten möchte, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Wir bieten eine spannende und herausfordernde Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen.
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Head of Administration
6020 Innsbruck, Tirol
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Mandant sucht eine erfahrene und organisierte Führungspersönlichkeit als Head of Administration zur Leitung des administrativen Bereichs in Innsbruck, Tirol, AT . Diese Schlüsselposition ist verantwortlich für die Gewährleistung eines reibungslosen und effizienten Betriebs aller administrativen Prozesse und die Unterstützung des Managements bei der Erreichung der Unternehmensziele. Sie tragen die Verantwortung für ein Team von administrativen Mitarbeitern und stellen sicher, dass höchste Standards in Bezug auf Organisation und Effizienz eingehalten werden.
Ihre Hauptaufgaben umfassen die strategische Planung und Steuerung aller administrativen Abläufe, einschließlich Büromanagement, Facility Management, Beschaffung und Vertragsmanagement. Sie entwickeln und implementieren interne Richtlinien und Verfahren, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu optimieren. Die Budgetverwaltung für den administrativen Bereich sowie die Überwachung und Kontrolle der Ausgaben gehören ebenfalls zu Ihren Verantwortlichkeiten.
Sie führen, motivieren und entwickeln das administrative Team, fördern eine positive Arbeitskultur und stellen die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicher. Die Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen wie Finanzen, Personal und IT ist von großer Bedeutung, um eine integrierte und effektive Unterstützung des gesamten Unternehmens zu gewährleisten. Sie sind Ansprechpartner für externe Dienstleister und verhandeln Verträge, um die besten Konditionen zu erzielen.
Die Position ist als Hybridmodell konzipiert, das eine Mischung aus Präsenzarbeit im Büro und flexiblen Arbeitsmöglichkeiten bietet. Wir erwarten einen Hochschulabschluss (idealerweise in BWL, Wirtschaftsrecht oder einem verwandten Fachgebiet) und mindestens 7 Jahre Berufserfahrung im administrativen Management oder in einer vergleichbaren Führungsposition. Ausgeprägte Führungsqualitäten, hervorragende organisatorische Fähigkeiten, ein strategisches Denkvermögen und exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich. Sie verfügen über ein starkes Verständnis für Finanz- und Budgetmanagement sowie Erfahrung im Projektmanagement. Kenntnisse im Bereich des Facility Managements und der Arbeitssicherheit sind von Vorteil. Wenn Sie eine proaktive und ergebnisorientierte Führungspersönlichkeit sind, die unser Unternehmen administrativ voranbringen möchte, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Hauptaufgaben umfassen die strategische Planung und Steuerung aller administrativen Abläufe, einschließlich Büromanagement, Facility Management, Beschaffung und Vertragsmanagement. Sie entwickeln und implementieren interne Richtlinien und Verfahren, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu optimieren. Die Budgetverwaltung für den administrativen Bereich sowie die Überwachung und Kontrolle der Ausgaben gehören ebenfalls zu Ihren Verantwortlichkeiten.
Sie führen, motivieren und entwickeln das administrative Team, fördern eine positive Arbeitskultur und stellen die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicher. Die Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen wie Finanzen, Personal und IT ist von großer Bedeutung, um eine integrierte und effektive Unterstützung des gesamten Unternehmens zu gewährleisten. Sie sind Ansprechpartner für externe Dienstleister und verhandeln Verträge, um die besten Konditionen zu erzielen.
Die Position ist als Hybridmodell konzipiert, das eine Mischung aus Präsenzarbeit im Büro und flexiblen Arbeitsmöglichkeiten bietet. Wir erwarten einen Hochschulabschluss (idealerweise in BWL, Wirtschaftsrecht oder einem verwandten Fachgebiet) und mindestens 7 Jahre Berufserfahrung im administrativen Management oder in einer vergleichbaren Führungsposition. Ausgeprägte Führungsqualitäten, hervorragende organisatorische Fähigkeiten, ein strategisches Denkvermögen und exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich. Sie verfügen über ein starkes Verständnis für Finanz- und Budgetmanagement sowie Erfahrung im Projektmanagement. Kenntnisse im Bereich des Facility Managements und der Arbeitssicherheit sind von Vorteil. Wenn Sie eine proaktive und ergebnisorientierte Führungspersönlichkeit sind, die unser Unternehmen administrativ voranbringen möchte, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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6
Senior Büroleiter Administration
3100 Sankt Pölten, Niederösterreich
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Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
St. Pölten, Niederösterreich
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen in verschiedenen Sektoren, sucht einen erfahrenen und organisierten Senior Büroleiter zur Leitung seiner administrativen Abläufe am Standort St. Pölten . Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation des Büros, die Koordination von administrativen Prozessen und die Unterstützung des Managements bei vielfältigen Aufgaben. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Diskretion.
Ihre Hauptaufgaben:
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen in verschiedenen Sektoren, sucht einen erfahrenen und organisierten Senior Büroleiter zur Leitung seiner administrativen Abläufe am Standort St. Pölten . Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation des Büros, die Koordination von administrativen Prozessen und die Unterstützung des Managements bei vielfältigen Aufgaben. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Diskretion.
Ihre Hauptaufgaben:
- Gesamtverantwortung für den effizienten und reibungslosen Ablauf der Büroorganisation.
- Leitung und Motivation eines kleinen Teams von Büroangestellten.
- Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen.
- Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und Akten; Sicherstellung einer professionellen Ablage.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen.
- Koordination von Reisebuchungen und Spesenabrechnungen.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und externe Dienstleister.
- Überwachung und Verwaltung des Büromaterials und kleinerer Budgets.
- Implementierung und Optimierung von administrativen Prozessen und Workflows.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Compliance-Vorgaben.
- Unterstützung des Managements bei Sonderprojekten und administrativen Herausforderungen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, HAK-Abschluss) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige relevante Berufserfahrung im Büromanagement oder als Assistenz der Geschäftsführung, idealerweise in einer leitenden Funktion.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein proaktiver Arbeitsstil.
- Hohe Kommunikationsstärke, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängiger Bürosoftware.
- Erfahrung in der Personalführung ist von Vorteil.
- Diskretion, Loyalität und absolute Zuverlässigkeit.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Teamfähigkeit und die Fähigkeit, auch unter Druck ruhig und effizient zu arbeiten.
- Diese Position erfordert die vollständige Anwesenheit am Bürostandort St. Pölten .
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7
Sachbearbeiter (Mittelstand & Administration)
4020 Linz, Oberösterreich
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Vor 6 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren Klienten, ein renommiertes mittelständisches Unternehmen mit Sitz in **Linz, Oberösterreich, AT**, suchen wir ab sofort einen zuverlässigen und organisierten Sachbearbeiter (m/w/d) für den Bereich Administration. Sie sind die gute Seele des Büros und unterstützen das Team in vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Ihre Sorgfalt und Ihr Engagement sind für den reibungslosen Ablauf unerlässlich.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine Büroverwaltung und Organisation des Büroalltags.
- Korrespondenzbearbeitung (Telefon, E-Mail, Post) und Erstellung von Schriftstücken.
- Terminkoordination und -verwaltung für die Geschäftsleitung und das Team.
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung.
- Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen und Dokumenten.
- Unterstützung bei der Datenpflege in verschiedenen Systemen.
- Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen.
- Verwaltung des Büromaterials und Bestellung von Bürobesorgung.
- Ablageorganisation und Dokumentenmanagement.
- Mitwirkung bei Projekten im administrativen Bereich.
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses.
- Empfang von Gästen und Kunden.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung in der Sachbearbeitung oder im Büromanagement von Vorteil.
- Sichere Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook).
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Hohe Organisationsfähigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
- Zuverlässigkeit, Genauigkeit und eine sorgfältige Arbeitsweise.
- Freundliches und professionelles Auftreten.
- Teamfähigkeit und Belastbarkeit.
- Selbstständige und proaktive Arbeitsweise.
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8
Teamleiter/in Administration
8730 Völkermarkt, Kärnten
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Vor 10 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein etabliertes Unternehmen im Bereich der Dienstleistungen, sucht am Standort Kapfenberg, Steiermark , eine/n engagierte/n und erfahrene/n Teamleiter/in für den Bereich Administration (m/w/d). Als Führungspersönlichkeit sind Sie verantwortlich für die Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe und stellen sicher, dass diese effizient und reibungslos funktionieren. Sie führen und motivieren ein kleines Team von Mitarbeitern in der Administration.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Führung, Motivation und Entwicklung des Administrationsteams (ca. 3-5 Mitarbeiter).
- Organisation, Koordination und Überwachung aller administrativen Tätigkeiten (z.B. Büroorganisation, Postbearbeitung, Terminmanagement).
- Sicherstellung einer effizienten und professionellen Korrespondenz und Kommunikation intern wie extern.
- Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleistungen.
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Verantwortung für die Ordnung und Aktualität von Ablagesystemen (digital und physisch).
- Koordination von Meetings, Reisebuchungen und Veranstaltungen.
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Unterstützung von Projekten und Prozessen.
- Optimierung von administrativen Abläufen und Einführung neuer Verfahren.
- Erstellung von Berichten und Präsentationen.
- Einarbeitung neuer Teammitglieder und Durchführung von Schulungen.
- Kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Bürokaufmann/frau) oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise mit erster Führungserfahrung.
- Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Zuverlässige, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
- Teamfähigkeit und die Fähigkeit, ein Team zu motivieren und zu leiten.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
- Problemlösungskompetenz.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
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