35 Jobs für Büromanagement in Österreich
Sachbearbeiter Büromanagement
6200 Kufstein District, Tirol
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Our client , ein etabliertes Unternehmen im Einzelhandel, sucht eine organisierte und detailorientierte Sachbearbeiterin für das Büromanagement, die unser Team in **Kufstein, Tyrol, AT** unterstützt. Diese Stelle ist in einem hybriden Arbeitsmodell angesiedelt, das Ihnen ermöglicht, flexibel zwischen der Arbeit im Büro und im Homeoffice zu wählen.
In dieser Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Aufgaben im Büro. Ihre Hauptverantwortung liegt in der Gewährleistung eines reibungslosen Büroablaufs. Dies beinhaltet die Verwaltung der Korrespondenz, das Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost sowie die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten. Sie sind verantwortlich für die Terminplanung und -koordination für das Managementteam und organisieren Besprechungen, einschließlich der Vorbereitung von Räumlichkeiten und Materialien.
Weitere Aufgaben umfassen die Organisation und Pflege von Büromaterialien und -beständen sowie die Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung. Sie wirken bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten mit und sind für die Ablage und Archivierung von Dokumenten, sowohl digital als auch physisch, zuständig. Die Rechnungsprüfung und Vorbereitung von Spesenabrechnungen gehört ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich. Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher und sorgen für einen professionellen Empfang. Die Unterstützung verschiedener Abteilungen bei administrativen Belangen rundet Ihr Aufgabengebiet ab.
Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HBLA) oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung im Büromanagement oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion ist von Vorteil. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und sind geübt im Umgang mit Bürokommunikationstechnologien. Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Organisationstalent und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus. Sie sind teamfähig, flexibel und haben eine positive Einstellung. Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten sind ebenfalls wichtig. Grundlegende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.
In dieser Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Aufgaben im Büro. Ihre Hauptverantwortung liegt in der Gewährleistung eines reibungslosen Büroablaufs. Dies beinhaltet die Verwaltung der Korrespondenz, das Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost sowie die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten. Sie sind verantwortlich für die Terminplanung und -koordination für das Managementteam und organisieren Besprechungen, einschließlich der Vorbereitung von Räumlichkeiten und Materialien.
Weitere Aufgaben umfassen die Organisation und Pflege von Büromaterialien und -beständen sowie die Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung. Sie wirken bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten mit und sind für die Ablage und Archivierung von Dokumenten, sowohl digital als auch physisch, zuständig. Die Rechnungsprüfung und Vorbereitung von Spesenabrechnungen gehört ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich. Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher und sorgen für einen professionellen Empfang. Die Unterstützung verschiedener Abteilungen bei administrativen Belangen rundet Ihr Aufgabengebiet ab.
Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HBLA) oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung im Büromanagement oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion ist von Vorteil. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und sind geübt im Umgang mit Bürokommunikationstechnologien. Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Organisationstalent und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus. Sie sind teamfähig, flexibel und haben eine positive Einstellung. Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten sind ebenfalls wichtig. Grundlegende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.
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Sachbearbeiter Büromanagement
4400 Steyr, Oberösterreich
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren Mandanten in Steyr, Oberösterreich , suchen wir einen erfahrenen und engagierten Sachbearbeiter für das Büromanagement. Sie sind verantwortlich für die Organisation und Koordination aller bürointernen Abläufe und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Geschäftsbetrieb bei. Diese Position erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und eine strukturierte Arbeitsweise.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Ihre Aufgaben:
- Organisation und Verwaltung des Büros, einschließlich Postbearbeitung, Terminmanagement und Kalenderpflege.
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.
- Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter.
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten.
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Verbrauchsgütern.
- Unterstützung der Abteilungsleiter und des Managements bei administrativen Aufgaben.
- Mitwirkung bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Events.
- Gewährleistung eines professionellen und freundlichen Empfangs von Gästen und Besuchern.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement, Sekretariat oder in der Verwaltung.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Strukturierte und organisierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Genauigkeit.
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit.
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
- Sicheres Auftreten und serviceorientierte Einstellung.
- Eigeninitiative und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Bereitschaft, sowohl im Büro als auch remote zu arbeiten, um die Flexibilität zu maximieren.
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Sachbearbeiter Büromanagement (Assistenz)
2500 Baden, Niederösterreich
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen im Bereich der Beratungsdienstleistungen, sucht zur Verstärkung seines Teams am Standort in Baden bei Wien, Niederösterreich einen erfahrenen Sachbearbeiter Büromanagement mit Schwerpunkt Assistenz.
Als Sachbearbeiter Büromanagement sind Sie die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Aufgaben im Büro. Ihre Hauptverantwortung liegt in der Unterstützung des Managements und der Gewährleistung eines reibungslosen Tagesablaufs. Dies umfasst die Terminplanung, die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Organisation von Reisen sowie die Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen.
Zu Ihren weiteren Aufgaben gehören die Verwaltung von Büromaterialien, die Koordination von internen und externen Kommunikationsflüssen sowie die Unterstützung bei der Pflege von Kundendatenbanken. Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, die Erstellung von Dokumenten und die Überwachung von Fristen. Die Koordination mit anderen Abteilungen und die Unterstützung bei kleineren Projekten gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement oder als Assistenz, idealerweise in einem dienstleistungsorientierten Umfeld, ist unerlässlich. Sie verfügen über ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, sind kommunikationsstark und beherrschen den sicheren Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt. Eine selbstständige, sorgfältige und proaktive Arbeitsweise sowie Diskretion sind entscheidend.
Diese Position bietet die Möglichkeit, in einem professionellen Umfeld tätig zu sein und einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu leisten. Unser Klient bietet ein angenehmes Arbeitsklima, flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines hybriden Modells und die Chance, sich in einem unterstützenden Team einzubringen. Wenn Sie eine organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit sind, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Als Sachbearbeiter Büromanagement sind Sie die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Aufgaben im Büro. Ihre Hauptverantwortung liegt in der Unterstützung des Managements und der Gewährleistung eines reibungslosen Tagesablaufs. Dies umfasst die Terminplanung, die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Organisation von Reisen sowie die Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen.
Zu Ihren weiteren Aufgaben gehören die Verwaltung von Büromaterialien, die Koordination von internen und externen Kommunikationsflüssen sowie die Unterstützung bei der Pflege von Kundendatenbanken. Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, die Erstellung von Dokumenten und die Überwachung von Fristen. Die Koordination mit anderen Abteilungen und die Unterstützung bei kleineren Projekten gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement oder als Assistenz, idealerweise in einem dienstleistungsorientierten Umfeld, ist unerlässlich. Sie verfügen über ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, sind kommunikationsstark und beherrschen den sicheren Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt. Eine selbstständige, sorgfältige und proaktive Arbeitsweise sowie Diskretion sind entscheidend.
Diese Position bietet die Möglichkeit, in einem professionellen Umfeld tätig zu sein und einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu leisten. Unser Klient bietet ein angenehmes Arbeitsklima, flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines hybriden Modells und die Chance, sich in einem unterstützenden Team einzubringen. Wenn Sie eine organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit sind, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Sachbearbeiter für Büromanagement
4020 Linz, Oberösterreich
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Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Mandant, ein dynamisches Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht zur Verstärkung seines Verwaltungsteams einen engagierten Sachbearbeiter für Büromanagement (m/w/d) am Standort Linz, Oberösterreich . In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie das Team im täglichen Büroablauf und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Geschäftsbetrieb bei. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Bearbeitung der Korrespondenz (Ein- und Ausgang), die Verwaltung und Organisation von Terminen sowie die Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen. Sie sind verantwortlich für die Führung und Pflege von Akten und Datenbanken, die Erledigung allgemeiner administrativer Tätigkeiten sowie die Unterstützung der Abteilungsleitung bei diversen organisatorischen Aufgaben. Die Koordination mit anderen Abteilungen und externen Partnern gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich. Wir suchen eine proaktive und organisierte Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung (z.B. HAK, HAS, Büroorganisation) oder einer vergleichbaren Qualifikation. Erste Berufserfahrung in der Büroverwaltung oder als Sekretär/in ist von Vorteil, aber auch motivierte Berufseinsteiger sind willkommen. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, Englischkenntnisse sind ein Plus. Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und haben eine hohe Affinität zu digitalen Tools. Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus. Sie arbeiten gerne im Team, sind aber auch in der Lage, Aufgaben eigenständig und gewissenhaft zu erledigen. Ein freundliches Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten sind wichtig für die interne und externe Zusammenarbeit. Die Stelle ist in Vollzeit und mit festem Standort in Linz, Oberösterreich verbunden, um eine enge Integration ins Team und die Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Unser Mandant bietet ein angenehmes Arbeitsklima, interessante Aufgaben und die Möglichkeit, sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln. Wenn Sie eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit sind, die Wert auf ein gut organisiertes Arbeitsumfeld legt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Senior Projektmanager - Büromanagement
2700 Wiener Neustadt, Niederösterreich
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Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen erfahrenen und strategisch denkenden Senior Projektmanager zur Leitung und Optimierung von Büromanagement-Prozessen am Standort Wiener Neustadt, Niederösterreich . Sie sind verantwortlich für die Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Projekte im Bereich Facility Management, Infrastruktur und allgemeine Büroorganisation, um einen reibungslosen und effizienten Betriebsablauf zu gewährleisten. Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Definition von Projektzielen, die Erstellung von detaillierten Projektplänen, die Ressourcenallokation und die Überwachung der Budgets. Sie identifizieren Risiken, entwickeln Lösungsstrategien und stellen sicher, dass Projekte termingerecht und im Rahmen des vorgegebenen Kostenrahmens abgeschlossen werden. Die Koordination mit internen Abteilungen, externen Dienstleistern und Lieferanten fällt ebenfalls in Ihren Verantwortungsbereich. Sie sind Ansprechpartner für alle projektbezogenen Belange und berichten regelmäßig an die Geschäftsleitung über den Fortschritt und die Ergebnisse der Projekte. Die Implementierung von neuen Bürolösungen und die Optimierung bestehender Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit sind ebenfalls Teil Ihrer Rolle. Sie sorgen für die Einhaltung von Qualitätsstandards und die Implementierung von Best Practices im Büromanagement. Die Führung und Motivation von Projektteams, die auch temporär für spezifische Aufgaben zusammengestellt werden können, gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben. Wir erwarten von Ihnen ein abgeschlossenes Studium (z.B. Betriebswirtschaft, Facility Management, Ingenieurwesen) oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung. Nachweisbare Erfolge in der Leitung komplexer Projekte, idealerweise im Büromanagement oder Facility Management, sind unerlässlich. Ausgeprägte Führungs-, Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie Verhandlungsgeschick sind zwingend erforderlich. Sie sind ergebnisorientiert, arbeiten proaktiv und sind in der Lage, auch unter Zeitdruck präzise Ergebnisse zu liefern. Sehr gute Kenntnisse in Projektmanagement-Methoden (z.B. PRINCE2, Scrum) und Tools (z.B. MS Project) sind ein Muss. Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt. Kenntnisse der lokalen Gegebenheiten und des österreichischen Arbeitsmarktes sind von Vorteil. Wir bieten eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem etablierten Unternehmen, die Möglichkeit, aktiv Prozesse zu verbessern und einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Wenn Sie eine dynamische Persönlichkeit sind, die gerne Projekte leitet und die Effizienz in einem professionellen Umfeld steigert, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Sachbearbeiter Büromanagement (Remote)
2511 Tribuswinkel, Niederösterreich
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Werden Sie Teil unseres effizienten Organisationsteams als Sachbearbeiter Büromanagement (m/w/d) – wir bieten eine vollständig remote zu besetzende Position! Sie sind für die reibungslose Organisation und Koordination administrativer Abläufe verantwortlich und sorgen für einen strukturierten Büroalltag. Ihre Hauptaufgabe ist die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie die Verwaltung von Terminen und die Organisation von Besprechungen. Sie sind zuständig für die Erstellung von Korrespondenz, Protokollen und Präsentationen und verwalten die Ablage (digital und physisch). Die Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben und die Koordination von Reisebuchungen gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und tragen wesentlich zur Effizienz und Organisation des Büros bei. Das erwartet Sie:
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Organisation und Koordination administrativer Bürotätigkeiten
- Professionelle Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
- Terminkoordination und -verwaltung für Führungskräfte und Teams
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
- Erstellung von Korrespondenz, Protokollen und Präsentationen
- Pflege der digitalen und physischen Ablage
- Unterstützung des Teams bei diversen administrativen Aufgaben
- Organisation von Geschäftsreisen (Flug-, Bahn-, Hotelbuchungen)
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte/-r)
- Erste Berufserfahrung in der Sachbearbeitung oder im Büromanagement
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Organisationstalent, Strukturierungsfähigkeit und hohe Sorgfalt
- Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Selbstständige und proaktive Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Hohe Dienstleistungsorientierung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
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Sachbearbeiter Verwaltung / Büromanagement (Remote)
9300 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein mittelständisches Unternehmen mit wachsendem Geschäftsbereich, sucht zur Unterstützung seines Teams einen engagierten Sachbearbeiter für Verwaltung und Büromanagement. Diese Position ist vollständig remote angesiedelt und bietet Ihnen die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten. Sie sind verantwortlich für die Organisation und Koordination verschiedener administrativer Aufgaben, um einen reibungslosen Betriebsablauf sicherzustellen und unsere internen Teams effektiv zu unterstützen.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Diese Rolle ist vollständig remote konzipiert und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Arbeit flexibel zu gestalten. Wir bieten Ihnen ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem kollegialen Umfeld und die Chance, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Wenn Sie ein Organisationstalent sind und gerne im Hintergrund die Fäden ziehen, passen Sie perfekt in unser Team.
Ihre Aufgaben:
- Organisation und Koordination von Bürotätigkeiten und administrativen Abläufen.
- Terminkoordination und -verwaltung, Organisation von Besprechungen und virtuellen Meetings.
- Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumenten und Präsentationen.
- Verwaltung von Posteingang und -ausgang, Weiterleitung von Anfragen.
- Telefonische Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern.
- Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung.
- Datenpflege in verschiedenen Systemen (CRM, DMS etc.).
- Ablage und Archivierung von Dokumenten (digital und ggf. physisch).
- Vorbereitung von Unterlagen für Projekte und externe Prüfungen.
- Bestellwesen für Büromaterial und Verbrauchsgüter.
- Koordination mit externen Dienstleistern (z.B. Reinigung, Technik).
- Mitwirkung bei der Organisation von internen Veranstaltungen oder Schulungen.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien im administrativen Bereich.
- Unterstützung des Managements bei täglichen Aufgaben.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im Büromanagement oder in der Sachbearbeitung ist von Vorteil.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
- Zuverlässigkeit, Sorgfalt und ein hohes Maß an Diskretion.
- Freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
- Flexibilität und die Bereitschaft, sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten.
- Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz im Homeoffice mit stabiler Internetverbindung.
Diese Rolle ist vollständig remote konzipiert und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Arbeit flexibel zu gestalten. Wir bieten Ihnen ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem kollegialen Umfeld und die Chance, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Wenn Sie ein Organisationstalent sind und gerne im Hintergrund die Fäden ziehen, passen Sie perfekt in unser Team.
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Leiter Administration und Büromanagement
7000 Eisenstadt, Burgenland
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient in **Eisenstadt** sucht eine dynamische und organisationsstarke Führungspersönlichkeit für die Position des Leiters Administration und Büromanagement. Diese Schlüsselrolle ist verantwortlich für die reibungslose und effiziente Organisation aller administrativen Prozesse und die Gewährleistung eines erstklassigen Arbeitsumfelds für alle Mitarbeiter. Sie werden ein kleines Team von Verwaltungsfachkräften leiten und motivieren und sicherstellen, dass alle operativen Abläufe im Büro stets auf dem neuesten Stand sind und den Unternehmenszielen dienen. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die strategische Planung und Optimierung der Büroinfrastruktur, die Verwaltung von Budgets für administrative Ausgaben, die Koordination von Dienstleistern und Lieferanten sowie die Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften. Sie sind die erste Anlaufstelle für alle Belange des Büromanagements, von der Raumbewirtschaftung und Instandhaltung bis hin zur Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen. Die Weiterentwicklung und Implementierung neuer administrativer Systeme und Prozesse zur Effizienzsteigerung steht ebenfalls im Fokus Ihrer Tätigkeit. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um deren administrative Bedürfnisse zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Die Personaladministration, wie die Koordination von Urlaubsanträgen oder die Unterstützung bei der Zeiterfassung, kann ebenfalls Teil Ihres Aufgabengebiets sein. Ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung ist zwingend erforderlich. Mehrjährige Erfahrung in einer führenden administrativen Funktion, idealerweise mit Personalverantwortung, wird vorausgesetzt. Sie verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein ausgeprägtes Kostenbewusstsein und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen. Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten sind unerlässlich, um erfolgreich mit Mitarbeitern, Management und externen Partnern zu interagieren. Erfahrung im Umgang mit Bürosoftware und Datenbanken ist selbstverständlich. Für diese Position ist die Bereitschaft zu einer hybriden Arbeitsweise erforderlich, die eine Mischung aus Präsenz im Büro und flexibler Arbeit von zu Hause aus ermöglicht, um eine optimale Balance zwischen Teamzusammenarbeit und individueller Effizienz zu gewährleisten. Unser Klient bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Führungsqualitäten in einem sich entwickelnden Umfeld unter Beweis zu stellen und die administrative Zukunft des Unternehmens aktiv mitzugestalten. Wir suchen eine proaktive und lösungsorientierte Persönlichkeit, die mit Leidenschaft und Engagement zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.
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Sachbearbeiter Büromanagement und Organisation
6900 Bregenz, Vorarlberg
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht eine/n engagierte/n und organisierte/n Sachbearbeiter/in für Büromanagement und allgemeine administrative Aufgaben am Standort **Bregenz**, Vorarlberg, AT. In dieser vielseitigen Rolle unterstützen Sie unser Team im Tagesgeschäft und stellen einen reibungslosen Ablauf der Bürotätigkeiten sicher.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Verwaltung und Organisation des Büros, die Bearbeitung der Korrespondenz (postalischer und digitaler Art), die Terminplanung und -koordination sowie die Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen. Sie sind verantwortlich für die Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen sowie die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten. Die Reiseplanung für Mitarbeiter, die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und die Unterstützung bei der Buchhaltung (z.B. Rechnungsprüfung, Vorbereitung von Zahlungen) runden Ihr Aufgabenspektrum ab. Sie agieren als zentrale Ansprechperson für interne und externe Anfragen und tragen maßgeblich zu einer effizienten Büroorganisation bei.
Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, HAK-Matura) oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung im Büromanagement oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion ist von Vorteil. Sie verfügen über sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und eine schnelle Auffassungsgabe. Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise ist unerlässlich. Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Kommunikationsstärke zeichnen Sie aus. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich. Wenn Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld suchen und Ihr Organisationstalent einbringen möchten, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Diese Position ist vor Ort im Büro angesiedelt.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Verwaltung und Organisation des Büros, die Bearbeitung der Korrespondenz (postalischer und digitaler Art), die Terminplanung und -koordination sowie die Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen. Sie sind verantwortlich für die Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, die Erstellung von Dokumenten und Präsentationen sowie die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten. Die Reiseplanung für Mitarbeiter, die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und die Unterstützung bei der Buchhaltung (z.B. Rechnungsprüfung, Vorbereitung von Zahlungen) runden Ihr Aufgabenspektrum ab. Sie agieren als zentrale Ansprechperson für interne und externe Anfragen und tragen maßgeblich zu einer effizienten Büroorganisation bei.
Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, HAK-Matura) oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung im Büromanagement oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion ist von Vorteil. Sie verfügen über sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und eine schnelle Auffassungsgabe. Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise ist unerlässlich. Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Kommunikationsstärke zeichnen Sie aus. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich. Wenn Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld suchen und Ihr Organisationstalent einbringen möchten, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Diese Position ist vor Ort im Büro angesiedelt.
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Sachbearbeiter Vertragsmanagement und Büromanagement
6900 Lustenau, Vorarlberg
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht am Standort Lustenau, Vorarlberg, AT einen zuverlässigen und detailorientierten Sachbearbeiter für Vertragsmanagement und Büromanagement. In dieser Funktion sind Sie für die effiziente Abwicklung von Verträgen sowie für die Organisation und Unterstützung der Bürotätigkeiten verantwortlich.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihre Hauptaufgaben:
- Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen und vertragsrelevanten Dokumenten für Kunden, Lieferanten und Partner.
- Überwachung von Vertragslaufzeiten, Fristen und Kündigungsmodalitäten.
- Pflege und Aktualisierung der Vertragsdatenbank.
- Organisation und Koordination von Besprechungen, Terminen und Geschäftsreisen.
- Vorbereitung von Präsentationen und Dokumenten für interne und externe Zwecke.
- Verwaltung des Büromaterials, der Korrespondenz und der Ablage.
- Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben.
- Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern.
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs und einer positiven Arbeitsumgebung.
- Mitarbeit bei der Erstellung von Standardbriefen und Vorlagen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Lehre als Bürokaufmann/frau) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im Büromanagement, Sekretariat oder im Vertragsmanagement ist von Vorteil.
- Gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Organisierte und strukturierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Sorgfalt und Genauigkeit.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein serviceorientiertes Auftreten.
- Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
- Teamfähigkeit und Freude an der Arbeit im unterstützenden Umfeld.
- Fließende Deutschkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
- Die Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
- Grundlegendes Verständnis für kaufmännische Prozesse.
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