37 Jobs für Büroorganisation in Österreich
Teamleiter Büroorganisation
4600 Wels Land District, Oberösterreich
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen im Sektor Verwaltung, sucht am Standort Wels, Oberösterreich einen erfahrenen und motivierten Teamleiter für die Büroorganisation. In dieser Schlüsselposition sind Sie verantwortlich für die Leitung und Weiterentwicklung Ihres Teams sowie für die reibungslose Organisation und Verwaltung aller administrativen Abläufe im Bürobereich. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Personalführung und -entwicklung Ihrer unterstellten Mitarbeiter, die Optimierung bestehender Prozesse in den Bereichen Postbearbeitung, Empfang, Terminmanagement und allgemeine administrative Unterstützung, sowie die Sicherstellung einer professionellen und effizienten Arbeitsumgebung. Sie sind Ansprechpartner für interne Abteilungen und externe Dienstleister und verhandeln Konditionen. Die Verwaltung von Büromaterialien, die Organisation von internen Veranstaltungen und die Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Standards gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Führungserfahrung. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt, sowie exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten sind unerlässlich. Sie sind eine proaktive Persönlichkeit mit einer Hands-on-Mentalität und der Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere der gängigen Office-Anwendungen, werden vorausgesetzt. Fremdsprachenkenntnisse (Englisch) sind von Vorteil. Dieses Angebot richtet sich an eine engagierte Führungspersönlichkeit, die bereit ist, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zur Gestaltung eines effizienten Arbeitsumfelds beizutragen. Wir bieten eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, die Abläufe in einem wachsenden Unternehmen maßgeblich zu prägen. Attraktive Sozialleistungen und Weiterbildungsmöglichkeiten runden dieses Angebot ab.
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Teamleiter Büroorganisation & Administration
3500 Krems an der Donau, Niederösterreich
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient , ein dynamisches Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Krems an der Donau , sucht einen erfahrenen und organisationsstarken Teamleiter Büroorganisation & Administration für eine vollständig remote zu besetzende Position. Sie sind verantwortlich für die effiziente Gestaltung und Überwachung sämtlicher administrativer Prozesse und unterstützen unser Team in allen organisatorischen Belangen. Diese Rolle ist vollständig remote konzipiert, was eine hohe Flexibilität in der Gestaltung Ihres Arbeitsalltags ermöglicht.
Als Teamleiter koordinieren Sie die täglichen Abläufe im administrativen Bereich, optimieren bestehende Prozesse und stellen sicher, dass unsere Büroumgebung auch im virtuellen Raum reibungslos funktioniert. Sie führen ein kleines Team von Verwaltungsmitarbeitern und sind die zentrale Ansprechperson für interne und externe administrative Anfragen.
Ihre Hauptaufgaben:
Als Teamleiter koordinieren Sie die täglichen Abläufe im administrativen Bereich, optimieren bestehende Prozesse und stellen sicher, dass unsere Büroumgebung auch im virtuellen Raum reibungslos funktioniert. Sie führen ein kleines Team von Verwaltungsmitarbeitern und sind die zentrale Ansprechperson für interne und externe administrative Anfragen.
Ihre Hauptaufgaben:
- Leitung und Motivation eines Teams von Verwaltungsmitarbeitern.
- Organisation und Optimierung der Büroabläufe und administrativen Prozesse.
- Verwaltung von Korrespondenz, Kalendern und Terminen für die Geschäftsleitung.
- Organisation von Meetings, Reisen und Veranstaltungen.
- Effizientes Management von Büromaterialien und Ressourcen.
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post sowie E-Mails.
- Erstellung und Pflege von Dokumenten, Berichten und Präsentationen.
- Unterstützung bei der Buchhaltungsvorbereitung und Rechnungsprüfung.
- Gewährleistung einer effizienten Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
- Implementierung und Überwachung von Richtlinien und Standards im administrativen Bereich.
- Onboarding-Unterstützung für neue Mitarbeiter im administrativen Bereich.
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im digitalen Arbeitsumfeld.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Office Management) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Büromanagement oder in der Administration, idealerweise in einer leitenden Funktion.
- Erfahrung in der Führung und Motivation von Teams.
- Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
- Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Kenntnisse von Buchhaltungssoftware und ERP-Systemen sind von Vorteil.
- Hohe Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten.
- Selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
- Fähigkeit, effektiv in einem Remote-Umfeld zu arbeiten.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
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1
Executive Assistant / Büroorganisation (Remote)
5020 Salzburg, Salzburg
WhatJobs Direct
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht eine hochmotivierte und diskrete Executive Assistant / Büroorganisation (m/w/d), die das Managementteam auf vollständig remote Basis unterstützt. Diese Position erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, proaktives Denken und die Fähigkeit, eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben effizient zu bewältigen, ohne physische Präsenz vor Ort. Sie sind die rechte Hand des Managements und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Unser Angebot:
Wenn Sie eine engagierte, erfahrene und technologieaffine Persönlichkeit sind, die sich eine spannende und flexible Karriere im virtuellen Assistenzbereich wünscht, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ihr Arbeitsort ist flexibel, da die Stelle zu 100% remote besetzt wird.
Ihre Aufgaben:
- Umfassende Kalenderverwaltung und Terminplanung für die Geschäftsführung, inklusive der Koordination von Besprechungen und der Vorbereitung relevanter Unterlagen.
- Organisation und Koordination von Reisen (Flüge, Hotels, Transfers) weltweit.
- Effiziente Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Akten, sowohl digital als auch (falls nötig) physisch über externe Dienste.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
- Filtern und Bearbeiten von E-Mails und Telefonaten, Priorisierung von Anfragen.
- Koordination von Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Unterstützung bei der Organisation virtueller Meetings und Veranstaltungen.
- Recherchearbeiten zu verschiedenen Themen.
- Entwicklung und Pflege von Datenbanken und Kontaktlisten.
- Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Büroablaufs aus der Ferne.
- Unterstützung bei der Implementierung und Verbesserung von administrativen Prozessen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer ähnlichen administrativen/organisatorischen Rolle, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
- Nachweisbare Erfahrung in der selbstständigen und proaktiven Bewältigung komplexer administrativer Aufgaben aus dem Homeoffice.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
- Souveräner Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderen relevanten Büroanwendungen sowie Videokonferenz-Tools (Zoom, Teams, etc.).
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität.
- Problemlösungskompetenz und die Fähigkeit, unter Druck ruhig und effizient zu arbeiten.
- Eine 'Can-Do'-Einstellung und die Bereitschaft, die Extrameile zu gehen.
- Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz zu Hause und eine stabile Internetverbindung.
Unser Angebot:
- Eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung.
- Die Flexibilität und Freiheit einer vollständig remote ausgeübten Position.
- Die Möglichkeit, eng mit der Geschäftsführung zusammenzuarbeiten und Einblicke in strategische Entscheidungen zu gewinnen.
- Ein attraktives Gehaltspaket.
- Eine Kultur, die auf Vertrauen, Eigenverantwortung und Exzellenz basiert.
- Professionelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
Wenn Sie eine engagierte, erfahrene und technologieaffine Persönlichkeit sind, die sich eine spannende und flexible Karriere im virtuellen Assistenzbereich wünscht, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ihr Arbeitsort ist flexibel, da die Stelle zu 100% remote besetzt wird.
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2
Spezialist für Virtuelle Büroorganisation
2500 Baden, Niederösterreich
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Arbeitsbeschreibung
Wir suchen einen hochmotivierten und detailorientierten Spezialisten für Virtuelle Büroorganisation, der unser Team vollständig remote unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für die reibungslose administrative und organisatorische Abwicklung unserer internen Prozesse verantwortlich, ohne physisch in einem Büro anwesend zu sein. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen zu optimieren, virtuelle Meetings effizient zu planen und zu moderieren, sowie Dokumentenmanagementsysteme remote zu verwalten. Sie werden auch die Koordination von Projekten übernehmen, indem Sie virtuelle Tools und Plattformen nutzen, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind und Fristen eingehalten werden. Dies beinhaltet die Erstellung und Pflege von Projektplänen, die Überwachung von Fortschritten und die Identifizierung potenzieller Hindernisse.
Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat verfügt über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift und ist versiert im Umgang mit einer Vielzahl von virtuellen Kollaborationstools wie Zoom, Microsoft Teams, Slack und Asana. Erfahrung mit Cloud-basierten Projektmanagement-Software und einem tiefes Verständnis für digitale Workflows sind unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, selbstständig zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und eine proaktive Herangehensweise an Problemlösungen zu zeigen. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen und Technologien sind ebenfalls wichtige Eigenschaften. Wir legen Wert auf eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, ein produktives Arbeitsumfeld auch auf Distanz zu schaffen und aufrechtzuerhalten. Die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und sensible Informationen zu handhaben, ist von größter Bedeutung. Sie werden eng mit Führungskräften und Teammitgliedern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass unsere operativen Abläufe effizient und effektiv bleiben. Eine starke Affinität zu digitalen Lösungen und die Bereitschaft, neue Technologien zu erlernen und anzuwenden, sind entscheidend für den Erfolg in dieser Position.
Baden bei Wien , Lower Austria, AT ist zwar der offizielle Standort, jedoch arbeiten wir ausschließlich remote und bieten Ihnen die Flexibilität, von überall aus zu agieren. Wir bieten eine wettbewerbsfähige Vergütung, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Teil eines innovativen und dynamischen Unternehmens zu werden. Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation und Effizienz haben und eine Karriere im virtuellen Umfeld anstreben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Aufgabenbereiche:
Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat verfügt über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift und ist versiert im Umgang mit einer Vielzahl von virtuellen Kollaborationstools wie Zoom, Microsoft Teams, Slack und Asana. Erfahrung mit Cloud-basierten Projektmanagement-Software und einem tiefes Verständnis für digitale Workflows sind unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, selbstständig zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und eine proaktive Herangehensweise an Problemlösungen zu zeigen. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen und Technologien sind ebenfalls wichtige Eigenschaften. Wir legen Wert auf eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, ein produktives Arbeitsumfeld auch auf Distanz zu schaffen und aufrechtzuerhalten. Die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und sensible Informationen zu handhaben, ist von größter Bedeutung. Sie werden eng mit Führungskräften und Teammitgliedern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass unsere operativen Abläufe effizient und effektiv bleiben. Eine starke Affinität zu digitalen Lösungen und die Bereitschaft, neue Technologien zu erlernen und anzuwenden, sind entscheidend für den Erfolg in dieser Position.
Baden bei Wien , Lower Austria, AT ist zwar der offizielle Standort, jedoch arbeiten wir ausschließlich remote und bieten Ihnen die Flexibilität, von überall aus zu agieren. Wir bieten eine wettbewerbsfähige Vergütung, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Teil eines innovativen und dynamischen Unternehmens zu werden. Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation und Effizienz haben und eine Karriere im virtuellen Umfeld anstreben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Aufgabenbereiche:
- Koordination virtueller Teams und Projekte
- Verwaltung digitaler Kommunikationsplattformen
- Organisation und Moderation von Online-Besprechungen
- Pflege von Dokumentenmanagementsystemen
- Optimierung von Remote-Arbeitsabläufen
- Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Nachweisbare Erfahrung in administrativer oder organisatorischer Funktion, idealerweise im Remote-Umfeld
- Hervorragende Kenntnisse virtueller Kollaborationstools
- Starke analytische und Problemlösungsfähigkeiten
- Hohes Maß an Selbstorganisation und Eigeninitiative
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
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3
Spezialist/in Büroorganisation und Prozessmanagement
3100 Sankt Pölten, Niederösterreich
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen in St. Pölten, Niederösterreich , sucht eine/n engagierte/n Spezialist/in für Büroorganisation und Prozessmanagement. In dieser Position sind Sie maßgeblich für die Optimierung interner Abläufe und die Sicherstellung eines reibungslosen Bürosorgen verantwortlich. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Entwicklung und Implementierung effizienter Bürosysteme und -prozesse, die Verwaltung von Büromaterialien und -ressourcen, die Koordination von Terminen und Besprechungen sowie die Unterstützung des Managements bei administrativen Tätigkeiten. Sie sind Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen und stellen eine professionelle Kommunikation sicher. Die Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen sowie die Pflege von Datenbanken und Dokumenten gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet. Ein abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie erste Berufserfahrung im Office Management, der Administration oder im Prozessmanagement sind erwünscht. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion zeichnen Sie aus. Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen sind unerlässlich. Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen runden Ihr Profil ab. Diese Position ist primär im Büro angesiedelt, um eine direkte Interaktion und Koordination zu gewährleisten.
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4
Spezialist für Büroorganisation und Dokumentenmanagement
6800 Feldkirch, Vorarlberg
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Arbeitsbeschreibung
Wir suchen eine engagierte und detailorientierte Persönlichkeit, die unser Team als Spezialist für Büroorganisation und Dokumentenmanagement (m/w/d) tatkräftig unterstützt. Diese Position ist vollständig remote und bietet Ihnen die Flexibilität, von Ihrem Homeoffice aus zu arbeiten, während Sie gleichzeitig einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf unserer administrativen Prozesse leisten. Ihr Hauptverantwortungsbereich liegt in der effizienten Organisation, Verwaltung und Archivierung unserer Unternehmensdokumente sowie in der Optimierung von Büroabläufen zur Steigerung der Produktivität. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen zugänglich, aktuell und sicher aufbewahrt werden.
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
- Entwicklung und Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems
- Einrichtung und Pflege von Ablagesystemen, sowohl physisch als auch digital
- Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und internen Compliance-Vorgaben
- Unterstützung bei der Erstellung und Überprüfung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten
- Koordination und Organisation von Meetings, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und der Protokollführung
- Verwaltung des Büromaterials und Bestellprozesse
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen bezüglich organisatorischer Belange
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in bestehenden Prozessen und deren Umsetzung
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen
- Organisation von Dienstreisen und Terminplanung
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5
Sachbearbeiter Büroorganisation (m/w/d)
5101 Hallein, Salzburg
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen, sucht am Standort Hallein, Salzburg, AT einen zuverlässigen und organisierten Sachbearbeiter (m/w/d) für Büroorganisation und Verwaltung. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Aufgaben und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der Bürogeschäfte bei. Sie sind verantwortlich für die Koordination verschiedener administrativer Prozesse, die Unterstützung des Teams und die Gewährleistung einer effizienten Arbeitsumgebung. Wenn Sie eine sorgfältige Arbeitsweise, Organisationstalent und Freude am Umgang mit Menschen mitbringen, dann ist dies die richtige Position für Sie.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Ihre Aufgaben:
- Verwaltung und Organisation des Büros, einschließlich Postbearbeitung, Terminplanung und Koordination von Besprechungen.
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen.
- Organisation und Vorbereitung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen.
- Datenpflege und Verwaltung in verschiedenen Systemen und Datenbanken.
- Unterstützung des Management-Teams bei administrativen Tätigkeiten.
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Verbrauchsartikeln.
- Organisation und Überwachung von Reisebuchungen.
- Ablageorganisation und Dokumentenmanagement.
- Erste Anlaufstelle für Besucher und Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
- Mitarbeit bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Verwaltung oder als Assistent/in ist von Vorteil, aber auch motivierte Berufsanfänger sind willkommen.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Sorgfalt.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches, professionelles Auftreten.
- Teamfähigkeit und Bereitschaft, auch abteilungsübergreifend zu unterstützen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
- Flexibilität und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
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6
Sachbearbeiter für Büroorganisation und Korrespondenz
2630 Ternitz, Niederösterreich
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht eine engagierte und organisierte Persönlichkeit für die Position eines Sachbearbeiters im Bereich Büroorganisation und Korrespondenz am Standort **Ternitz, Niederösterreich**. Diese Rolle ist entscheidend für die reibungslosen Abläufe in unserem Büro und erfordert ein hohes Maß an Präzision und Selbstständigkeit. Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Verwaltung und Organisation von Posteingang und -ausgang, die Erstellung und Bearbeitung von Geschäftskorrespondenz gemäß internen Richtlinien, sowie die Archivierung von Dokumenten in elektronischer und physischer Form. Sie sind verantwortlich für die Koordination von Besprechungen, einschließlich Terminplanung, Raumreservierung und Vorbereitung der notwendigen Unterlagen. Des Weiteren übernehmen Sie die Unterstützung des Teams bei administrativen Tätigkeiten, wie z.B. Reisebuchungen und Spesenabrechnungen. Die Pflege von Datenbanken und die Sicherstellung der Aktualität von Kontaktdaten fallen ebenfalls in Ihren Verantwortungsbereich. Eine proaktive Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern ist unerlässlich. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in stressigen Phasen den Überblick zu behalten, wird erwartet. Idealerweise bringen Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit oder verfügen über vergleichbare Berufserfahrung. Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sind Voraussetzung. Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift ist zwingend erforderlich, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil. Eine hohe Serviceorientierung, Diskretion und Zuverlässigkeit runden Ihr Profil ab. Die Position bietet die Möglichkeit, sich in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln und aktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen. Flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld sind Teil unseres Angebots.
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7
Spezialist für Büroorganisation und Assistenz
6800 Feldkirch, Vorarlberg
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Arbeitsbeschreibung
Unser Unternehmen sucht eine organisierte und proaktive Person für die Position als Spezialist für Büroorganisation und Assistenz am Standort Feldkirch, Vorarlberg . Sie sind das organisatorische Rückgrat unseres Büros und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte bei. Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation, Detailgenauigkeit und exzellente Kommunikationsfähigkeiten mitbringen, dann ist dies Ihre Chance.
Ihre Verantwortlichkeiten:
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Organisation und Verwaltung des Büros, einschließlich Postbearbeitung, Materialbeschaffung und Instandhaltungsmanagement.
- Terminkoordination und -verwaltung für die Geschäftsleitung und das Team.
- Organisation von internen und externen Besprechungen, inklusive Raumreservierung, Catering und Vorbereitung von Unterlagen.
- Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern.
- Telefonzentrale und E-Mail-Korrespondenz.
- Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen und Dokumenten.
- Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter.
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Unterstützung bei der Durchführung von Projekten und Sonderaufgaben.
- Sicherstellung einer effizienten und angenehmen Arbeitsatmosphäre.
- Koordination mit externen Dienstleistern und Lieferanten.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung in der Büroorganisation, Administration oder als Assistenz.
- Exzellente Organisationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Struktur und Selbstständigkeit.
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Freundliches und professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke.
- Diskretion und Loyalität.
- Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
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8
Spezialist/in Büroorganisation & Facility Management
7000 Eisenstadt, Burgenland
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen mit Sitz in **Eisenstadt, Burgenland**, sucht eine organisierte und engagierte Persönlichkeit als Spezialist/in für Büroorganisation und Facility Management. In dieser vielseitigen Rolle sind Sie für die reibungslose Administration des Bürobetriebs und die effiziente Verwaltung der Liegenschaften verantwortlich. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Koordination aller büroorganisatorischen Abläufe, die Verwaltung von Büromaterial und Inventar, die Organisation von Veranstaltungen und Dienstreisen sowie die Betreuung von Korrespondenz und Aktenführung. Im Bereich Facility Management sind Sie für die Überwachung und Instandhaltung der Bürogebäude und Außenanlagen zuständig, koordinieren Dienstleister (z.B. Reinigungsfirmen, Handwerker) und stellen die Einhaltung von Sicherheitsstandards sicher. Sie sind die zentrale Ansprechperson für Mitarbeiteranfragen bezüglich der Büroinfrastruktur und des Gebäudemanagements. Die Optimierung bestehender Prozesse und die Implementierung neuer Lösungen zur Effizienzsteigerung gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben. Ein freundliches Auftreten, eine proaktive Arbeitsweise und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sind unerlässlich. Sie unterstützen das Management bei diversen administrativen und organisatorischen Belangen. Die Sicherstellung eines angenehmen und funktionalen Arbeitsumfeldes für alle Mitarbeiter hat oberste Priorität. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um deren Bedürfnisse zu verstehen und zu erfüllen. Die Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern sowie die Budgetkontrolle für Ihren Verantwortungsbereich werden ebenfalls zu Ihren Aufgaben gehören. Idealerweise bringen Sie eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit und verfügen über fundierte Kenntnisse in den Bereichen Büroorganisation und Facility Management. Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position ist von Vorteil. Gute EDV-Kenntnisse (MS Office) und eine strukturierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab. Die Position erfordert Organisationstalent, Problemlösungsfähigkeit und ein gutes technisches Verständnis. Teamfähigkeit und eine hohe Serviceorientierung sind ebenfalls wichtig. Die Arbeit findet hauptsächlich in **Eisenstadt, Burgenland** statt, mit der Möglichkeit, an ausgewählten Tagen im Homeoffice zu arbeiten.
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