43 Jobs für Büroorganisation in Österreich
Sachbearbeiter / Büroorganisation
1010 Vienna, Wien
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Vor 8 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient im Herzen von Wien sucht zur Verstärkung seines Teams eine organisierte und proaktive Sachbearbeiterin / einen Sachbearbeiter für Büroorganisation in Teilzeit (25 Stunden/Woche). Sie sind die gute Seele des Büros und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft. Wenn Sie eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit sind, die gerne im direkten Kontakt mit Menschen steht und administrative Aufgaben mit Freude erledigt, dann sind Sie bei uns richtig.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, E-Mails und Korrespondenz.
- Organisation und Verwaltung des Postein- und -ausgangs.
- Terminplanung und -koordination für die Geschäftsleitung und das Team.
- Vorbereitung von Besprechungsräumen und Betreuung von Gästen.
- Pflege und Organisation von Ablagesystemen (digital und physisch).
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten.
- Bestellwesen für Büromaterial und Verpflegung.
- Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter.
- Assistenz bei der vorbereitenden Buchhaltung (z.B. Rechnungsprüfung).
- Sicherstellung eines ordentlichen und einladenden Büroumfelds.
- Proaktive Identifizierung und Behebung von organisatorischen Schwachstellen.
- Mitwirkung bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Firmenevents.
- Ansprechpartner/in für Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
- Datenpflege in verschiedenen Systemen.
- Unterstützung des Sekretariats bei alltäglichen Aufgaben.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, HAK-Abschluss) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im Büroumfeld oder in der Sachbearbeitung ist von Vorteil.
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit.
- Zuverlässige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
- Freundliches, professionelles Auftreten und gute Umgangsformen.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch.
- Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
- Flexibilität und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten.
- Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
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Senior Projektmanager Büroorganisation
6800 Feldkirch, Vorarlberg
WhatJobs
Vor 4 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde ist auf der Suche nach einem erfahrenen Senior Projektmanager für Büroorganisation am Standort Feldkirch, Vorarlberg, AT . In dieser Rolle sind Sie federführend für die Optimierung und Weiterentwicklung unserer internen Büroprozesse und Arbeitsabläufe verantwortlich. Sie leiten Projekte zur Effizienzsteigerung, zur Einführung neuer Verwaltungstools und zur Verbesserung der Arbeitsplatzgestaltung. Ihr Ziel ist es, eine reibungslose und produktive Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter sicherzustellen.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:
Anforderungen an die Qualifikation:
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Konzeption, Planung und Steuerung von Projekten zur Verbesserung der Büroeffizienz und -organisation.
- Analyse bestehender Prozesse und Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
- Einführung und Implementierung neuer Softwarelösungen und Technologien für die Verwaltung.
- Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit.
- Sicherstellung einer optimalen Raumnutzung und Arbeitsplatzgestaltung.
- Budgetverantwortung für zugewiesene Projekte und Initiativen.
- Koordination und Anleitung von interdisziplinären Projektteams.
- Schulung von Mitarbeitern in Bezug auf neue Prozesse und Systeme.
- Erstellung von Statusberichten und Präsentationen für das Management.
- Bewertung und Auswahl externer Dienstleister und Lieferanten.
- Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Vorgaben und internen Richtlinien.
- Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Innovation im Büroumfeld.
- Unterstützung des Facility Managements bei operativen Angelegenheiten.
- Monitoring von Trends und Best Practices im Bereich moderne Büroorganisation.
- Entwicklung von Kennzahlen zur Messung des Erfolgs von Prozessverbesserungen.
Anforderungen an die Qualifikation:
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder einer verwandten Disziplin.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Projektmanagement, idealerweise mit Fokus auf Prozessoptimierung und Bürounterstützung.
- Nachweisliche Erfolge in der Leitung komplexer Projekte.
- Sehr gute Kenntnisse moderner Bürosoftware und Projektmanagement-Tools (z.B. MS Project, Asana).
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Starke Führungsqualitäten und die Fähigkeit, Teams zu motivieren.
- Exzellente Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten in Deutsch.
- Hohe Problemlösungskompetenz und eine proaktive Herangehensweise.
- Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen und ein hohes Maß an Eigeninitiative.
- Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden und neue Methoden zu erlernen.
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen.
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Kaufmännischer Angestellter Büroorganisation
2500 Baden, Niederösterreich
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde im Bereich Verwaltung sucht für seinen Standort in Traiskirchen, Lower Austria, AT einen engagierten kaufmännischen Angestellten für die Büroorganisation (m/w/d) in Teilzeit.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem stabilen Umfeld, in dem Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen können. Wenn Sie eine proaktive Person sind, die gerne den Überblick behält und unser Büroteam tatkräftig unterstützt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für diese Teilzeitposition in Traiskirchen.
Ihre Hauptaufgaben:
- Professionelle Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Korrespondenzbearbeitung (E-Mail, Post).
- Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen.
- Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen Aufgaben.
- Verwaltung und Pflege von Büromaterial und -ausstattung.
- Organisation und Archivierung von Dokumenten und Akten.
- Vorbereitung von Präsentationen und Meetingunterlagen.
- Betreuung von Empfangsbereichen und Gästen.
- Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen.
- Erfassung und Verwaltung von Daten in verschiedenen Systemen.
- Ablageorganisation und allgemeine Büroorganisation.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Handelsschule, Lehre) oder vergleichbare Berufserfahrung.
- Erste Erfahrung in der Büroorganisation oder Assistenz von Vorteil.
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
- Organisationsgeschick und Freude an der Organisation.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches Auftreten.
- Teamfähigkeit und Flexibilität.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Bereitschaft, eine Teilzeitstelle zu besetzen (z.B. 20-25 Stunden/Woche).
Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem stabilen Umfeld, in dem Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen können. Wenn Sie eine proaktive Person sind, die gerne den Überblick behält und unser Büroteam tatkräftig unterstützt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für diese Teilzeitposition in Traiskirchen.
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Sachbearbeiter für Büroorganisation
7000 Eisenstadt, Burgenland
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Vor 8 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen engagierten und organisierten Sachbearbeiter zur Unterstützung des administrativen Teams. Diese Position ist ideal für jemanden, der Wert auf eine strukturierte Arbeitsumgebung legt und über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügt. Die Arbeit wird in einem hybriden Modell stattfinden, das Flexibilität ermöglicht, aber auch den persönlichen Austausch im Büro fördert. Sie werden eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen täglichen Betriebs spielen und ein breites Spektrum an administrativen Aufgaben übernehmen.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung in der Sachbearbeitung oder im Büromanagement ist wünschenswert. Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Organisationstalent, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit sind entscheidend. Sie sind ein Teamplayer mit guter Kommunikationsfähigkeit und einem freundlichen Auftreten. Die Bereitschaft, sowohl im Homeoffice als auch im Büro in Eisenstadt, Burgenland, AT zu arbeiten, ist Voraussetzung für diese Position.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
- Organisation und Verwaltung von Büromaterialien und Verbrauchsgütern.
- Koordination und Planung von Besprechungen, sowohl intern als auch extern.
- Vorbereitung von Korrespondenz, Berichten und Präsentationen.
- Pflege von Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen.
- Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie E-Mails.
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Kunden.
- Unterstützung des Managements bei der Reiseplanung und -buchung.
- Assistenz bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Workshops.
- Überwachung und Aktualisierung von internen Richtlinien und Abläufen.
- Sicherstellung der Einhaltung von Bürostandards und -vorschriften.
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung von Arbeitsabläufen.
Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung in der Sachbearbeitung oder im Büromanagement ist wünschenswert. Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Organisationstalent, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit sind entscheidend. Sie sind ein Teamplayer mit guter Kommunikationsfähigkeit und einem freundlichen Auftreten. Die Bereitschaft, sowohl im Homeoffice als auch im Büro in Eisenstadt, Burgenland, AT zu arbeiten, ist Voraussetzung für diese Position.
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Spezialist Administration und Büroorganisation
7000 Eisenstadt, Burgenland
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Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein dynamisches und wachsendes Unternehmen im Bereich Dienstleistungen mit Sitz in Eisenstadt, Burgenland, AT , sucht eine/n engagierte/n und organisierte/n Spezialisten für Administration und Büroorganisation zur Unterstützung seines Teams. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für organisatorische Abläufe und tragen wesentlich zum reibungslosen Tagesgeschäft bei. Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation haben und in einem professionellen Umfeld arbeiten möchten, ist dies Ihre Chance!
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
Ihr Profil:
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
- Organisation und Koordination des gesamten Büromanagements.
- Telefonzentrale bedienen und Anfragen weiterleiten.
- Korrespondenz führen (E-Mails, Briefe, Protokolle).
- Posteingang und -ausgang bearbeiten.
- Terminkoordination und Reiseplanung für die Geschäftsleitung und Mitarbeiter.
- Organisation von Besprechungen, inklusive Raumreservierung und Catering.
- Verwaltung von Büromaterial und Bestellwesen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Ablage und Archivierung von Unterlagen (digital und physisch).
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen.
- Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
- Sicherstellung eines ordentlichen und einladenden Büroerscheinungsbildes.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Verwaltungsassistent/in) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im Büromanagement, Sekretariat oder in der Administration ist von Vorteil.
- Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und freundliches Auftreten.
- Teamfähigkeit und Flexibilität.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
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Senior Sachbearbeiter Projektmanagement Büroorganisation
2500 Baden, Niederösterreich
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Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren Klienten, ein renommiertes Unternehmen im Bereich der Verwaltungsdienstleistungen, suchen wir am Standort Baden bei Wien , Niederösterreich, eine(n) erfahrene(n) und strukturierte(n) Senior Sachbearbeiter(in) im Projektmanagement mit Schwerpunkt Büroorganisation. In dieser Funktion sind Sie maßgeblich an der effizienten Gestaltung und Optimierung von administrativen Prozessen beteiligt. Sie unterstützen die Projektleiter bei der Koordination laufender Projekte, kümmern sich um die reibungslose Büroorganisation und sorgen für einen professionellen Auftritt nach innen und außen. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
Standort: Baden bei Wien, Niederösterreich .
- Unterstützung des Projektmanagements bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten.
- Effiziente Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung, Korrespondenz und Aktenführung.
- Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
- Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen.
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Ansprechpartner für interne Abteilungen und externe Partner in organisatorischen Fragen.
- Optimierung von Büroschnittstellen und Arbeitsprozessen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.
- Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft.
- Aktive Mitarbeit bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder.
- Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung von Abläufen.
Standort: Baden bei Wien, Niederösterreich .
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Manager Büroorganisation & Administration (Remote)
4030 Wels Land District, Oberösterreich
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Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen in einem dynamischen Sektor, sucht einen erfahrenen und proaktiven Manager für Büroorganisation und Administration. Diese Position ist vollständig remote zu besetzen. Sie sind verantwortlich für die effiziente Verwaltung und Koordination aller administrativen Abläufe, um einen reibungslosen Betriebsablauf sicherzustellen. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Optimierung von Büroprozessen, die Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung, die Koordination von Terminen und Reisen für das Management sowie die Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle administrativen Anfragen und stellen sicher, dass die Kommunikation im Unternehmen effektiv und professionell verläuft. Die Erstellung und Pflege von Dokumenten, die Verwaltung von Datenbanken und die Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien gehören ebenfalls zu Ihren Verantwortlichkeiten. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um deren administrative Bedürfnisse zu verstehen und zu erfüllen. Die kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen und die Implementierung effizienter Tools und Technologien zur Unterstützung der Administration sind wichtige Bestandteile Ihrer Rolle. Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Position, idealerweise mit ersten Führungserfahrungen oder der Verantwortung für komplexere organisatorische Aufgaben, ist unerlässlich. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion zeichnen Sie aus. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, sowie ein freundliches und professionelles Auftreten sind entscheidend. Gute Kenntnisse in gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement- oder CRM-Tools. Da diese Position vollständig remote ist, sind exzellente Selbstmanagement-Fähigkeiten, Proaktivität und die Fähigkeit, effektiv in einem virtuellen Umfeld zu arbeiten, von entscheidender Bedeutung. Wir bieten ein spannendes Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum in einem flexiblen Arbeitsumfeld. Eine faire Vergütung, die Ihrer Erfahrung und Leistung entspricht, sowie Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung sind selbstverständlich.
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Sachbearbeiter für Büroorganisation (Remote)
2512 Baden, Niederösterreich
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Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht eine/n engagierte/n und organisierte/n Sachbearbeiter/in für die Büroorganisation zur Verstärkung seines dynamischen Teams. Diese Position ist **vollständig remote** und bietet Ihnen die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, einen reibungslosen und effizienten Bürobetrieb sicherzustellen. Dazu gehören die Verwaltung von Korrespondenz, die Organisation von Besprechungen und Terminen sowie die Pflege von Datenbanken und Akten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind. Die Koordination von Reisebuchungen und die Vorbereitung von Präsentationen gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die interne Kommunikation zu verbessern.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Anforderungen:
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Effiziente Verwaltung und Organisation des Posteingangs und -ausgangs, sowohl digital als auch physisch.
- Terminplanung und -koordination für Führungskräfte und Teams, einschließlich der Buchung von Besprechungsräumen und virtuellen Konferenztools.
- Pflege und Aktualisierung von Kundendatenbanken, Mitarbeiterinformationen und anderen wichtigen Dokumenten.
- Vorbereitung von Geschäftsbriefen, Berichten und Präsentationen.
- Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, inklusive Flug-, Hotel- und Zugbuchungen.
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Bearbeitung von E-Mails.
- Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien.
- Sicherstellung der Einhaltung von internen Richtlinien und Verfahren.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Prozessen.
Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation oder als administrative/r Assistent/in.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Sicherer Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und virtuellen Kollaborationstools.
- Erfahrung mit digitalen Aktenführungssystemen ist von Vorteil.
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, auch im Homeoffice.
- Teamfähigkeit und eine positive Einstellung.
- Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Motivation, sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen.
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Sachbearbeiter für Büroorganisation und -management
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren Klienten in Wolfsberg, Kärnten suchen wir ab sofort eine/n engagierte/n und organisierte/n Sachbearbeiter/in für Büroorganisation und -management. Diese Position ist entscheidend für die reibungslose und effiziente Gestaltung unserer täglichen Abläufe. Sie werden eine zentrale Rolle in der Unterstützung unseres Teams spielen und sicherstellen, dass administrative Prozesse optimiert und eingehalten werden.
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
Ihr Profil:
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
- Organisation und Verwaltung des allgemeinen Büroverkehrs und der Korrespondenz (Posteingang und -ausgang, E-Mails, Telefonate).
- Planung und Koordination von Besprechungen, Dienstreisen und Veranstaltungen, einschließlich Reisebuchungen und Terminabstimmungen.
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken, Ablagesystemen (elektronisch und physisch) sowie CRM-Systemen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten.
- Verwaltung von Büromaterialien und Bestellwesen, Sicherstellung der Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen.
- Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, E-Mails und Besucheranfragen.
- Koordination mit anderen Abteilungen zur Gewährleistung eines effizienten Informationsflusses.
- Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung und Spesenverwaltung.
- Mitarbeit bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren im administrativen Bereich.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Büromanagement oder in der Administration.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Hohe Kommunikationsfähigkeit, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Eigeninitiative, Teamfähigkeit und eine proaktive Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Flexibilität und die Bereitschaft, sowohl im Büro als auch teilweise im Homeoffice zu arbeiten.
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Spezialist für Büroorganisation und Prozessoptimierung
4060 Leonding, Oberösterreich
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht eine erfahrene und detailorientierte Persönlichkeit zur Verstärkung seines Verwaltungsteams am Standort Leonding, Oberösterreich . In dieser Position sind Sie für die reibungslose Organisation und Effizienzsteigerung von Büroprozessen verantwortlich. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Analyse bestehender Arbeitsabläufe, die Identifizierung von Optimierungspotenzialen und die Implementierung neuer, effizienterer Verfahren. Sie koordinieren die Materialbeschaffung und -verwaltung, stellen die Einhaltung von Compliance-Richtlinien sicher und agieren als zentrale Anlaufstelle für interne Anfragen bezüglich administrativer Belange. Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen sowie bei der Koordination von Terminen und Meetings für das Management.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Ihr Profil:
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Analyse und Optimierung von Büroprozessen zur Steigerung der Effizienz und Produktivität.
- Verwaltung und Koordination der Büromaterialien, Posteingangs- und -ausgangsstelle.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorschriften.
- Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen für Führungskräfte.
- Erstellung von internen Dokumenten, Berichten und Präsentationen.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragestellungen.
- Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen und Workshops.
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Entwicklung und Implementierung von Standards für die Büroorganisation.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsassistent/-in) oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement, der Verwaltung oder im Projektassistenzbereich.
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein starkes Verständnis für Prozessoptimierung.
- Sicherer Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Hohe Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und selbstständige Arbeitsweise.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Freude an der Arbeit im Team und eine proaktive Herangehensweise.
- Kenntnisse in Projektmanagement-Tools sind von Vorteil.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
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