52 Jobs für Executive Assistant in Österreich
Executive Assistant
Vienna, Wien
Mastercard
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
**Our Purpose**
_Mastercard powers economies and empowers people in 200+ countries and territories worldwide. Together with our customers, we're helping build a sustainable economy where everyone can prosper. We support a wide range of digital payments choices, making transactions secure, simple, smart and accessible. Our technology and innovation, partnerships and networks combine to deliver a unique set of products and services that help people, businesses and governments realize their greatest potential._
**Title and Summary**
Executive Assistant
Job Overview: Business Assistant & Local office manager
Performs general administrative duties to support day-to-day department operations in such areas as scheduling of meetings, travel arrangements, expense reporting, calendar management.
Manages local office needs, such as ordering office supplies, coordinating and managing local equipment suppliers and facility management providers.
Administrates country finances, in close alignment with divisional finance and controlling teams, with particular focus on country's market funds and expense budget administration.
Major accountabilities:
The Executive Assistant & Local Office Manager serves as a key strategic partner to the Country Manager, providing administrative support, managing requirements of the office location and managing financial operations at the country level.
- Performs general administrative duties to support day-to-day department operations in such areas as scheduling of meetings, travel arrangements, expense reporting, calendar management.
- Serve as administrative liaison with others within and outside the company.
- May monitor and coordinate work of other employees or temporaries.
- Manages local office needs, such as ordering office supplies, coordinating and managing local equipment suppliers and facility management providers.
- Ensures workspace coordination around the Vienna Office
- Administrates country finances, in close alignment with divisional finance and controlling teams, with particular focus on country's market funds (CDF and MDF) and expense budget
- administration. This includes overseeing local funds and expense planning files, FundApp, etc. as well as tracking and archiving any local contracts, in alignment with relevant stakeholder
- Ensures alignment of country budgets with organizational goals, forecast financial trends and prepare financial reports for management review. Prepares regular financial reports.
**Corporate Security Responsibility**
All activities involving access to Mastercard assets, information, and networks comes with an inherent risk to the organization and, therefore, it is expected that every person working for, or on behalf of, Mastercard is responsible for information security and must:
+ Abide by Mastercard's security policies and practices;
+ Ensure the confidentiality and integrity of the information being accessed;
+ Report any suspected information security violation or breach, and
+ Complete all periodic mandatory security trainings in accordance with Mastercard's guidelines.
_Mastercard powers economies and empowers people in 200+ countries and territories worldwide. Together with our customers, we're helping build a sustainable economy where everyone can prosper. We support a wide range of digital payments choices, making transactions secure, simple, smart and accessible. Our technology and innovation, partnerships and networks combine to deliver a unique set of products and services that help people, businesses and governments realize their greatest potential._
**Title and Summary**
Executive Assistant
Job Overview: Business Assistant & Local office manager
Performs general administrative duties to support day-to-day department operations in such areas as scheduling of meetings, travel arrangements, expense reporting, calendar management.
Manages local office needs, such as ordering office supplies, coordinating and managing local equipment suppliers and facility management providers.
Administrates country finances, in close alignment with divisional finance and controlling teams, with particular focus on country's market funds and expense budget administration.
Major accountabilities:
The Executive Assistant & Local Office Manager serves as a key strategic partner to the Country Manager, providing administrative support, managing requirements of the office location and managing financial operations at the country level.
- Performs general administrative duties to support day-to-day department operations in such areas as scheduling of meetings, travel arrangements, expense reporting, calendar management.
- Serve as administrative liaison with others within and outside the company.
- May monitor and coordinate work of other employees or temporaries.
- Manages local office needs, such as ordering office supplies, coordinating and managing local equipment suppliers and facility management providers.
- Ensures workspace coordination around the Vienna Office
- Administrates country finances, in close alignment with divisional finance and controlling teams, with particular focus on country's market funds (CDF and MDF) and expense budget
- administration. This includes overseeing local funds and expense planning files, FundApp, etc. as well as tracking and archiving any local contracts, in alignment with relevant stakeholder
- Ensures alignment of country budgets with organizational goals, forecast financial trends and prepare financial reports for management review. Prepares regular financial reports.
**Corporate Security Responsibility**
All activities involving access to Mastercard assets, information, and networks comes with an inherent risk to the organization and, therefore, it is expected that every person working for, or on behalf of, Mastercard is responsible for information security and must:
+ Abide by Mastercard's security policies and practices;
+ Ensure the confidentiality and integrity of the information being accessed;
+ Report any suspected information security violation or breach, and
+ Complete all periodic mandatory security trainings in accordance with Mastercard's guidelines.
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0
Executive Assistant to CEO
6890 Bregenz, Vorarlberg
WhatJobs
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein dynamisches Unternehmen im Gastgewerbe und Tourismussektor, sucht eine hochqualifizierte und diskrete Executive Assistant, die den CEO bei allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt. In dieser vielseitigen Rolle sind Sie die rechte Hand des CEOs und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Organisation und Koordination von Terminen, die Verwaltung des Kalenders, die Vorbereitung von Besprechungen inklusive Erstellung von Agenden und Protokollen sowie die Organisation von Geschäftsreisen. Sie sind verantwortlich für die Korrespondenz, die Priorisierung von Anfragen und die eigenständige Bearbeitung von Projekten. Eine proaktive Arbeitsweise, absolute Diskretion und exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich. Diese Position bietet die Möglichkeit, tiefen Einblick in die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu erhalten.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Professionelle und effiziente Verwaltung des Kalenders und der Termine des CEOs.
- Organisation und Koordination von internen und externen Besprechungen, inklusive Agendaerstellung und Protokollführung.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten.
- Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich Flug-, Hotel- und Transportreservierungen.
- Bearbeitung der Korrespondenz per E-Mail und Post sowie Filterung und Priorisierung eingehender Anfragen.
- Eigenständige Überwachung und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben.
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büroumfeld des CEOs.
- Diskretion und vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen oder Sonderprojekten.
- Aufbau und Pflege eines effizienten Ablagesystems.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen unterstützenden Funktion auf Managementebene.
- Fundierte Kenntnisse im Reise- und Terminmanagement.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative.
- Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Diskretion.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Erfahrung in der Gastronomie oder im Tourismus ist ein Plus, aber keine zwingende Voraussetzung.
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1
Office Manager & Executive Assistant
4020 Linz, Oberösterreich
WhatJobs
Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein dynamisches Unternehmen im Herzen von Linz, Oberösterreich , sucht einen erfahrenen und äußerst organisierten Office Manager & Executive Assistant (m/w/d). In dieser vielseitigen Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für den reibungslosen Ablauf des täglichen Bürobetriebs und unterstützen gleichzeitig die Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen. Ihre Hauptverantwortlichkeiten umfassen das Management des Büromanagements, einschließlich der Koordination von Terminen, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung, Postbearbeitung und der Verwaltung von Büromaterialien. Sie sind verantwortlich für die Organisation von Meetings, die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten sowie die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Darüber hinaus unterstützen Sie die Geschäftsführung bei der Priorisierung von Aufgaben, der Vorbereitung von Unterlagen und der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Sie sind auch für die Empfangskultur, die Betreuung von Besuchern und die allgemeine Aufrechterhaltung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre zuständig. Der ideale Kandidat verfügt über eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion und ausgeprägte Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen. Sie zeichnen sich durch Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Diskretion und eine proaktive Arbeitsweise aus. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, ein gepflegtes Erscheinungsbild und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, sind unerlässlich. Ein gutes Verständnis für unternehmerische Zusammenhänge und die Fähigkeit, eigenverantwortlich zu handeln, runden Ihr Profil ab. Wenn Sie eine engagierte Persönlichkeit sind, die gerne organisatorische Herausforderungen meistert und ein wichtiger Teil eines erfolgreichen Teams sein möchte, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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2
Senior Executive Assistant (Verwaltung)
8712 Leoben, Steiermark
WhatJobs
Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht eine erfahrene und hochorganisierte Senior Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung seiner Geschäftsführung in **Kapfenberg, Steiermark**. Sie sind die rechte Hand der Führungsebene und übernehmen eine Vielzahl an administrativen und organisatorischen Aufgaben, die für einen reibungslosen Ablauf unerlässlich sind. Diese Position erfordert Diskretion, Proaktivität und die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen und zu managen. Sie spielen eine Schlüsselrolle dabei, den Führungskräften den Rücken freizuhalten, damit sie sich auf strategische Kernaufgaben konzentrieren können.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Effiziente Terminplanung und Kalendermanagement für die Geschäftsführung.
- Organisation und Vorbereitung von Meetings, inklusive Agendaerstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
- Management von Geschäftsreisen, inklusive Flug- und Hotelbuchungen, Visa und Reisekostenabrechnungen.
- Korrespondenzführung in Deutsch und Englisch, sowohl intern als auch extern.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten.
- Verwaltung von Korrespondenz und Dokumentenablage.
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen.
- Unterstützung bei der Projektkoordination und -verwaltung.
- Organisation von Veranstaltungen und Empfängen.
- Recherche zu verschiedenen Themen im Auftrag der Geschäftsführung.
- Umgang mit vertraulichen Informationen und Sicherstellung höchster Diskretion.
- Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen und externen Partnern.
- Überwachung von Fristen und Einhaltung von Terminen.
- Entwicklung und Optimierung von administrativen Prozessen.
- Persönliche Assistenzaufgaben nach Bedarf.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Managementassistenz oder Sekretariat.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant für Führungskräfte auf Top-Management-Ebene.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
- Sichere Beherrschung der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift.
- Hohe Diskretion und Loyalität.
- Proaktive und selbstständige Arbeitsweise.
- Belastbarkeit und Flexibilität.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Auftreten.
- Erfahrung im Umgang mit Reisebuchungen und internationaler Korrespondenz.
- Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Erfahrung im Umgang mit sensiblen Daten.
- Bereitschaft zu einer hybriden Arbeitsweise am Standort **Kapfenberg, Steiermark**, mit flexiblen Homeoffice-Möglichkeiten.
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3
Senior Administrative Assistant - Executive Support
2630 Ternitz, Niederösterreich
WhatJobs
Heute
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein mittelständisches Unternehmen, sucht eine/n erfahrene/n Senior Administrative Assistant (m/w/d) zur Unterstützung des Managementteams in Ternitz, Niederösterreich, AT . Diese Position bietet eine flexible Hybrid-Arbeitsregelung, die es Ihnen ermöglicht, sowohl vom Büro aus als auch remote zu arbeiten. Sie sind verantwortlich für die effiziente und professionelle Organisation des Büroalltags und die Unterstützung der Führungskräfte bei ihren täglichen Aufgaben. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Terminplanung, die Koordination von Meetings und Reisevorbereitungen, die Verwaltung von Korrespondenz, die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten sowie die Pflege von Datenbanken. Sie agieren als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und stellen sicher, dass alle administrativen Prozesse reibungslos ablaufen. Die Überwachung und Koordination von Projekten, die Vorbereitung von Unterlagen für Besprechungen und die Nachverfolgung von Aufgaben gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Wir suchen eine/n hochorganisierte/n, proaktive/n und diskrete/n Mitarbeiter/in mit exzellenten Kommunikationsfähigkeiten und einem hohen Maß an Serviceorientierung. Sie sind es gewohnt, eigenverantwortlich zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Die Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu interagieren und eine positive Beziehung aufzubauen, ist wichtig. Sie beherrschen die gängigen MS Office-Anwendungen sicher und sind bereit, sich schnell in neue Programme einzuarbeiten. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, eng mit der Unternehmensleitung zusammenzuarbeiten und einen wichtigen Beitrag zur Effizienz und Organisation des Unternehmens zu leisten.
Qualifikationen:
Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Assistenz- oder Sekretariatsfunktion, idealerweise in einer Senior-Rolle
- Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Proaktive Arbeitsweise und Problemlösungskompetenz
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil
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Senior Office Manager / Executive Assistant
2700 Sollenau, Niederösterreich
WhatJobs
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Dienstleistungsunternehmen, sucht einen erfahrenen Senior Office Manager / Executive Assistant, der die reibungslosen Abläufe im Management-Sekretariat sicherstellt. Diese Position bietet eine hybride Arbeitsregelung, die Ihnen ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten und gleichzeitig regelmäßige Präsenz am Standort Wiener Neustadt zu gewährleisten, um die direkte Unterstützung des Führungsteams zu gewährleisten. Als Senior Office Manager sind Sie die rechte Hand des Managements und verantwortlich für eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten, die Korrespondenzführung, das Dokumentenmanagement und die Unterstützung bei der Budgetverwaltung. Sie sind der erste Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder und gewährleisten einen professionellen und effizienten Informationsfluss. Die Koordination von Büroaktivitäten, die Verwaltung von Büromaterialien und die Organisation von Veranstaltungen gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie sind proaktiv darin, Prozesse zu verbessern und Effizienz zu steigern. Die Fähigkeit, diskret und vertraulich mit sensiblen Informationen umzugehen, ist unerlässlich. Sie müssen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Detailgenauigkeit und die Fähigkeit verfügen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten sind entscheidend für die effektive Zusammenarbeit mit dem Führungsteam und den Mitarbeitern. In dieser hybriden Rolle werden Sie regelmäßig am Bürostandort in Wiener Neustadt anwesend sein, um persönliche Unterstützung zu leisten, an wichtigen Besprechungen teilzunehmen und den direkten Kontakt zum Team zu pflegen, während Sie gleichzeitig die Flexibilität durch Remote-Arbeit für die Erledigung von Aufgaben im Homeoffice nutzen können. Wir suchen eine engagierte, loyale und lösungsorientierte Persönlichkeit, die das Management effektiv entlastet und einen positiven Beitrag zur Unternehmenskultur leistet. Ein souveräner Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office Suite, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit CRM- oder ERP-Systemen sind von Vorteil. Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Prioritäten zu setzen, ist von großer Bedeutung. Sie sind die Visitenkarte des Managements und tragen maßgeblich zu dessen Effizienz bei.
Ihr Profil:
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder als Executive Assistant, idealerweise im direkten Umfeld des Top-Managements.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Termin- und Reisekoordination sowie der Organisation von Meetings.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion.
- Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Sicherer Umgang mit MS Office Suite und gängiger Bürokommunikation.
- Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit in einem hybriden Arbeitsumfeld.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil.
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5
Senior Office Manager & Executive Assistant
5020 Salzburg, Salzburg
WhatJobs
Vor 4 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein innovatives Technologieunternehmen, sucht eine hochqualifizierte und erfahrene Senior Office Managerin & Executive Assistant für seinen Standort in Salzburg, Salzburg, AT . Diese Position erfordert Anwesenheit vor Ort und ist nicht remote oder hybrid. Sie sind die rechte Hand des Management-Teams und verantwortlich für die reibungslose Organisation und Administration des Büros sowie die Unterstützung der Geschäftsführung in allen operativen und strategischen Belangen. Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination von Terminen, Reiseplanung, Vorbereitung von Präsentationen und Berichten, Korrespondenz, Veranstaltungsplanung sowie die Sicherstellung eines professionellen und effizienten Bürobetriebs. Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeiter, Kunden und externe Partner und repräsentieren das Unternehmen nach außen. Ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder eine vergleichbare Ausbildung wird ebenso vorausgesetzt wie mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in ähnlicher Position im Technologieumfeld. Exzellente organisatorische Fähigkeiten, Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Eigeninitiative sind unerlässlich. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen und beherrschen Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift. Ein sicheres Auftreten, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, zeichnen Sie aus. Sie sind proaktiv, detailorientiert und arbeiten äußerst gewissenhaft. Diese Position bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld tätig zu sein und einen direkten Beitrag zum Erfolg des Unternehmens zu leisten. Wenn Sie eine engagierte Persönlichkeit sind, die gerne Verantwortung übernimmt und einen anspruchsvollen und abwechslungsreichen Arbeitsplatz sucht, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
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6
Senior Office Manager / Executive Assistant
8730 Leoben, Steiermark
WhatJobs
Vor 4 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein dynamisches Beratungsunternehmen, sucht einen erfahrenen und proaktiven Senior Office Manager / Executive Assistant, um das Management-Team und den reibungslosen Ablauf des täglichen Betriebs zu unterstützen. Diese Position ist vollständig remote und erfordert eine hochorganisierte und diskrete Persönlichkeit mit exzellenten Kommunikationsfähigkeiten. Sie werden eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung der Effizienz und Produktivität des Unternehmens spielen.
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
Ihr Profil:
Wenn Sie eine erfahrene und engagierte administrative Kraft sind, die gerne in einem vollständig remote Umfeld arbeitet und exzellenten Support leistet, dann ist diese Stelle in der Nähe von **Kapfenberg, Styria, AT** eine ausgezeichnete Gelegenheit. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, um unser Team zu unterstützen.
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
- Unterstützung der Geschäftsführung und anderer Führungskräfte bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Koordination und Verwaltung von Kalendern, Terminen und Reiseplänen.
- Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich der Erstellung von Protokollen und der Verfolgung von Aktionspunkten.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz.
- Management der internen und externen Kommunikation.
- Organisation und Koordination von Firmenevents und -veranstaltungen (auch virtuell).
- Sicherstellung eines effizienten Büromanagements, auch in einem virtuellen Umfeld (z.B. Verwaltung von Lieferanten, Büromaterial).
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
- Aufbau und Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Proaktive Identifizierung und Lösung von operativen Herausforderungen.
- Gewährleistung eines professionellen und freundlichen Auftretens nach innen und außen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise als Office Manager oder Executive Assistant für Führungskräfte.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
- Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools (z.B. Zoom, Microsoft Teams, Asana).
- Hohe Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Proaktive, selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
- Belastbarkeit und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
Wenn Sie eine erfahrene und engagierte administrative Kraft sind, die gerne in einem vollständig remote Umfeld arbeitet und exzellenten Support leistet, dann ist diese Stelle in der Nähe von **Kapfenberg, Styria, AT** eine ausgezeichnete Gelegenheit. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, um unser Team zu unterstützen.
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7
Executive Assistant to CEO (Remote)
6020 Innsbruck, Tirol
WhatJobs
Vor 5 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient im Bereich Gastgewerbe und Tourismus sucht eine hochqualifizierte und diskrete Executive Assistant (m/w/d) für den CEO, die diese Position vollständig remote ausüben kann. Wenn Sie über exzellente organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Professionalität und Diskretion sowie ein starkes Verständnis für die Dynamik der Tourismusbranche verfügen, sind Sie die ideale Besetzung für diese herausfordernde Rolle. Sie sind die rechte Hand des CEOs und unterstützen ihn/sie in allen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen, um einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsaktivitäten zu gewährleisten.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Ihre Hauptaufgaben:
- Proaktive und vorausschauende Termin- und Kalenderverwaltung für den CEO, einschließlich der Koordination komplexer Reisepläne und Logistik.
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung von Agenden und Protokollen.
- Eigenständige Korrespondenz und Kommunikation im Namen des CEOs per E-Mail, Telefon und anderen Kanälen.
- Management von E-Mail-Postfächern und Priorisierung von Anfragen.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten.
- Recherche von Informationen und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen.
- Koordination von Projekten und Follow-up von Aufgaben.
- Interne und externe Stakeholder-Kommunikation und Pflege von Kontakten.
- Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen.
- Unterstützung bei Personalangelegenheiten und internen Projekten des CEOs.
- Diskretion und vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen.
- Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses und einer reibungslosen Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Executive Assistant, persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Gastgewerbe oder Tourismus.
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift).
- Hohes Maß an Souveränität, Diskretion, Loyalität und Belastbarkeit.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit Kalender- und Konferenzmanagement-Tools.
- Affinität zur Tourismusbranche ist von großem Vorteil.
- Die Fähigkeit, selbstständig und eigenverantwortlich im Homeoffice zu arbeiten.
- Ein professionelles Auftreten auch im virtuellen Umfeld.
- Flexibilität und Bereitschaft, sich auf wechselnde Anforderungen einzustellen.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
8
Remote Executive Assistant (m/w/d)
6900 Bregenz, Vorarlberg
WhatJobs
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein global agierendes Technologieunternehmen, sucht einen erfahrenen und proaktiven Remote Executive Assistant zur Unterstützung des Führungsteams. In dieser vollständig remote durchgeführten Position sind Sie für die Gewährleistung eines reibungslosen und effizienten Geschäftsbetriebs aus dem Home-Office verantwortlich. Diese Rolle erfordert höchste Diskretion, Organisationstalent und die Fähigkeit, selbstständig zu agieren.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Wenn Sie eine passionierte Persönlichkeit sind, die Wert auf Exzellenz und Effizienz legt und bereit ist, unser Führungsteam in einer flexiblen, remote-basierten Umgebung zu unterstützen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Hauptaufgaben:
- Umfassende Kalenderverwaltung für mehrere Führungskräfte, inklusive Terminplanung, Koordination und Vorausschau auf zukünftige Verpflichtungen.
- Organisation und Koordination von virtuellen Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen weltweit.
- Vorbereitung von Meeting-Unterlagen, Präsentationen und Berichten.
- Management der Korrespondenz (E-Mails, Telefonanrufe) und professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
- Reiseplanung und -buchung für Führungskräfte, falls erforderlich, und Management der damit verbundenen Reisekostenabrechnungen.
- Unterstützung bei der Projektkoordination und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Recherche zu verschiedenen Themen und Aufbereitung von Informationen.
- Proaktives Management von Kommunikationsflüssen und Informationsmanagement.
- Gewährleistung eines professionellen und effizienten Arbeitsablaufs für die unterstützten Führungskräfte.
- Sicherstellung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes bei allen ausgeführten Aufgaben.
- Identifikation und Umsetzung von Verbesserungen bei administrativen Prozessen.
Ihr Profil:
- Nachweisbare Erfahrung als Executive Assistant, Sekretär/in oder in einer ähnlichen administrativen Unterstützungsrolle, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
- Starke Organisationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
- Hohe Kompetenz im Umgang mit Kalenderprogrammen (z.B. Outlook) und virtuellen Meeting-Tools (z.B. Zoom, Teams).
- Souveräner Umgang mit den gängigen Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint).
- Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und ein professionelles Auftreten.
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, Initiative zu ergreifen und Probleme vorausschauend zu lösen.
- Schnelle Auffassungsgabe und Lernbereitschaft für neue Systeme und Prozesse.
- Eine ruhige und konzentrierte Arbeitsweise, auch unter Druck.
- Ein stabiler Internetanschluss und eine geeignete Arbeitsumgebung für Remote-Arbeit sind vorausgesetzt.
Wenn Sie eine passionierte Persönlichkeit sind, die Wert auf Exzellenz und Effizienz legt und bereit ist, unser Führungsteam in einer flexiblen, remote-basierten Umgebung zu unterstützen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
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