141 Jobs für Executive Assistant in Österreich
Executive Assistant
6850 Dornbirn, Vorarlberg
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Heute
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein erfolgreiches Unternehmen im Herzen von **Dornbirn, Vorarlberg, AT**, sucht eine engagierte und diskrete Executive Assistant zur Unterstützung des Top-Managements. Sie sind die rechte Hand der Geschäftsführung und spielen eine entscheidende Rolle bei der reibungslosen Organisation und Effizienzsteigerung des Tagesgeschäfts. Diese Position erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Proaktivität.
Ihre Kernaufgaben:
Ihr Profil:
Diese Position in **Dornbirn, Vorarlberg, AT** bietet Ihnen die Möglichkeit, Teil eines dynamischen Teams zu werden und eine wichtige unterstützende Funktion für die Unternehmensführung zu übernehmen. Wenn Sie über die geforderten Qualifikationen verfügen und eine spannende Herausforderung suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Kernaufgaben:
- Professionelle Koordination und Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführung, inklusive Reiseplanung und -buchung.
- Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-Do's.
- Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen.
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, sowohl intern als auch extern.
- Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen.
- Effiziente Verwaltung von Büromaterialien und Ablagesystemen.
- Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder.
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Projekten.
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten.
- Proaktives Erkennen und Lösen von organisatorischen Herausforderungen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise im Top-Management-Bereich.
- Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität.
- Strategisches Denken und eine proaktive, selbstständige Arbeitsweise.
- Freundliches, professionelles Auftreten und interkulturelle Kompetenz.
- Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Druck einen kühlen Kopf zu bewahren.
- Identifikation mit den Werten unseres Klienten und eine langfristige Perspektive.
Diese Position in **Dornbirn, Vorarlberg, AT** bietet Ihnen die Möglichkeit, Teil eines dynamischen Teams zu werden und eine wichtige unterstützende Funktion für die Unternehmensführung zu übernehmen. Wenn Sie über die geforderten Qualifikationen verfügen und eine spannende Herausforderung suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Executive Assistant (Remote)
6900 Bregenz, Vorarlberg
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Gestern
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein international agierendes Unternehmen, sucht zur Verstärkung seines Teams eine engagierte und hochorganisierte Executive Assistant, die vollständig remote arbeitet. In dieser wichtigen Funktion unterstützen Sie eine oder mehrere Führungskräfte im Tagesgeschäft und tragen maßgeblich zur Effizienzsteigerung bei. Ihre Hauptaufgabe ist die umfassende administrative und organisatorische Unterstützung, die es den Führungskräften ermöglicht, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Ihre Aufgaben umfassen:
Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit relevanter Berufserfahrung mit. Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im assistenzbereich von Führungskräften, sind unerlässlich. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine proaktive Arbeitsweise und ein hohes Maß an Selbstständigkeit sind für diese remote-Rolle von zentraler Bedeutung. Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Zoom) sind erforderlich. Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt. Diese Position bietet eine hervorragende Gelegenheit, Teil eines erfolgreichen Teams zu werden und von überall aus zu arbeiten. Unser Kunde legt Wert auf eine positive Arbeitsatmosphäre und bietet Entwicklungsmöglichkeiten.
Ihre Aufgaben umfassen:
- Professionelle Korrespondenz (E-Mails, Briefe) in deutscher und englischer Sprache.
- Effiziente Termin- und Reiseplanung sowie die Organisation von Meetings und Konferenzen.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Protokollen.
- Management von internen und externen Kommunikationsflüssen.
- Unterstützung bei der Projektkoordination und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Verwaltung von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Proaktive Identifizierung und Lösung von operativen Herausforderungen.
Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit relevanter Berufserfahrung mit. Mindestens 3-5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im assistenzbereich von Führungskräften, sind unerlässlich. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine proaktive Arbeitsweise und ein hohes Maß an Selbstständigkeit sind für diese remote-Rolle von zentraler Bedeutung. Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Zoom) sind erforderlich. Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt. Diese Position bietet eine hervorragende Gelegenheit, Teil eines erfolgreichen Teams zu werden und von überall aus zu arbeiten. Unser Kunde legt Wert auf eine positive Arbeitsatmosphäre und bietet Entwicklungsmöglichkeiten.
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1
Remote Executive Assistant
2700 Krems an der Donau, Niederösterreich
WhatJobs
Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein führendes Unternehmen im Bereich der dynamischen Arbeitsplatzlösungen, sucht ab sofort eine hochqualifizierte und erfahrene Remote Executive Assistant zur Verstärkung seines Teams. Diese Position ist zu 100% remote und bietet Ihnen die Flexibilität, von überall in Österreich aus zu arbeiten.
Ihre Hauptverantwortlichkeiten umfassen:
Ihre Hauptverantwortlichkeiten umfassen:
- Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des Führungsteams, einschließlich Kalendermanagement, Reiseplanung und Spesenabrechnung.
- Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen und Protokollführung.
- Effiziente Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
- Management von Korrespondenz, E-Mails und eingehenden Anrufen.
- Unterstützung bei der Projektkoordination und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Datenverwaltung und Pflege von CRM-Systemen.
- Organisation und Koordination von virtuellen Veranstaltungen und Team-Meetings.
- Proaktive Identifizierung und Lösung von operativen Herausforderungen.
- Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der täglichen Geschäftsaktivitäten aus der Ferne.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
- Hohe Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit Projektmanagement-Tools und virtuellen Kollaborationstools (z.B. Zoom, Teams, Asana) ist von Vorteil.
- Selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
- Hohe Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind ein Plus.
- Motivation, Teil eines global agierenden und remote-orientierten Unternehmens zu sein.
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2
Senior Executive Assistant
2320 Schwechat, Niederösterreich
WhatJobs
Vor 9 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Erfahrene Executive Assistant (m/w/d) für Geschäftsführung - Hybridmodell
Unser Klient, ein international tätiges Unternehmen im Bereich (Branchenbeispiel einfügen, z.B. Dienstleistungen), sucht für die Unterstützung der Geschäftsführung am Standort in Schwechat, Niederösterreich , eine hochqualifizierte und diskrete Executive Assistant (m/w/d). Diese Position bietet ein hybrides Arbeitsmodell, das Flexibilität mit der Notwendigkeit persönlicher Präsenz für wichtige Treffen und Aufgaben kombiniert. Sie sind die rechte Hand der Geschäftsführung und spielen eine zentrale Rolle im reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.
Ihre Kernaufgaben:
Ihr Profil:
Wir bieten eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, eng mit der Unternehmensleitung zusammenzuarbeiten. Wenn Sie eine engagierte und erfahrene Unterstützung für die Geschäftsführung sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Unser Klient, ein international tätiges Unternehmen im Bereich (Branchenbeispiel einfügen, z.B. Dienstleistungen), sucht für die Unterstützung der Geschäftsführung am Standort in Schwechat, Niederösterreich , eine hochqualifizierte und diskrete Executive Assistant (m/w/d). Diese Position bietet ein hybrides Arbeitsmodell, das Flexibilität mit der Notwendigkeit persönlicher Präsenz für wichtige Treffen und Aufgaben kombiniert. Sie sind die rechte Hand der Geschäftsführung und spielen eine zentrale Rolle im reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.
Ihre Kernaufgaben:
- Umfassende Termin- und Kalenderkoordination für die Geschäftsführung, inklusive Reiseplanung und -organisation (national und international).
- Vorbereitung von Sitzungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-Do-Listen.
- Management der Korrespondenz (E-Mails, Briefe) und Gewährleistung einer professionellen Kommunikation.
- Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Konferenzen.
- Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung.
- Filtern von Anrufen und Besuchern sowie professionelle Repräsentation der Geschäftsführung.
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, z.B. Dokumentenmanagement, Spesenabrechnungen.
- Eigenständige Übernahme von Sonderprojekten nach Absprache mit der Geschäftsführung.
- Sicherstellung eines professionellen und vertraulichen Umgangs mit sensiblen Informationen.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Abläufen.
Ihr Profil:
- Kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Bürokaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Direktionsassistent/in oder in einer vergleichbaren Position auf C-Level-Ebene.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten, hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Absolute Diskretion, Loyalität und ein professionelles Auftreten.
- Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Hohe Kommunikationskompetenz und die Fähigkeit, souverän mit verschiedenen Ansprechpartnern umzugehen.
- Erfahrung mit hybriden Arbeitsmodellen und die Fähigkeit, eigenständig im Homeoffice zu arbeiten und bei Bedarf präsent zu sein.
- Ein freundliches, proaktives und lösungsorientiertes Auftreten.
- Reisebereitschaft nach Bedarf.
Wir bieten eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, eng mit der Unternehmensleitung zusammenzuarbeiten. Wenn Sie eine engagierte und erfahrene Unterstützung für die Geschäftsführung sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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3
Remote Executive Assistant
3100 Sankt Pölten, Niederösterreich
WhatJobs
Vor 11 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht eine erfahrene und hochmotivierte Remote Executive Assistant zur Unterstützung eines seiner Führungskräfte. Diese Rolle ist vollständig remote angesiedelt und erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation, Proaktivität und exzellente Kommunikationsfähigkeiten. Als Executive Assistant sind Sie die rechte Hand der Führungskraft und stellen sicher, dass deren Tagesgeschäft reibungslos und effizient abläuft.
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
Wir erwarten von Ihnen:
Diese Position bietet die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten, und die Möglichkeit, einen direkten Einfluss auf die Effizienz der Unternehmensführung zu nehmen. Wenn Sie eine detailorientierte, eigenständige und engagierte Persönlichkeit sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Die Arbeit findet hauptsächlich über digitale Kanäle statt, was eine starke Internetverbindung und ein dediziertes Heimbüro voraussetzt.
Ihre Hauptaufgaben umfassen:
- Professionelle Korrespondenz per E-Mail und Telefon, sowohl intern als auch extern.
- Terminmanagement, einschließlich der Koordination von Meetings, Kalenderverwaltung und Reiseplanung.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten.
- Proaktive Identifizierung und Lösung von potenziellen Problemen, bevor sie entstehen.
- Umgang mit vertraulichen Informationen mit höchster Diskretion.
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Projekten.
- Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen und Protokollführung bei Bedarf.
- Effiziente Verwaltung von Posteingängen und Ablagesystemen, auch im digitalen Raum.
- Reisekostenabrechnung und Spesenverwaltung.
- Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und externen Stakeholdern.
Wir erwarten von Ihnen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein sehr gutes Zeitmanagement.
- Hohe Professionalität, Diskretion und Loyalität.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools.
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen.
- Eigeninitiative, Belastbarkeit und eine proaktive Arbeitsweise.
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Druck Fristen einzuhalten.
- Zuverlässigkeit und eine strukturierte Vorgehensweise.
Diese Position bietet die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten, und die Möglichkeit, einen direkten Einfluss auf die Effizienz der Unternehmensführung zu nehmen. Wenn Sie eine detailorientierte, eigenständige und engagierte Persönlichkeit sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Die Arbeit findet hauptsächlich über digitale Kanäle statt, was eine starke Internetverbindung und ein dediziertes Heimbüro voraussetzt.
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4
Remote Executive Assistant
6900 Bregenz, Vorarlberg
WhatJobs
Vor 12 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht eine erfahrene und hochorganisierte Executive Assistant , die unser Team remote unterstützt. Sie werden maßgeblich zur Effizienz und reibungslosen Abläufen im Management beitragen. In dieser vollständig remote zu besetzenden Position sind Sie für die proaktive Unterstützung unserer Führungskräfte in allen administrativen und organisatorischen Belangen zuständig. Dies umfasst die Terminplanung, die Reiseorganisation, die Vorbereitung von Meetings und Präsentationen sowie die Korrespondenz. Sie agieren als zentrale Anlaufstelle und stellen sicher, dass wichtige Deadlines eingehalten werden und Kommunikationsflüsse optimal funktionieren.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihre Hauptaufgaben:
- Koordination und Verwaltung komplexer Kalender von Führungskräften.
- Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen inklusive Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Visaangelegenheiten.
- Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Protokollierung von Meetings und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
- Professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.
- Datenpflege und Verwaltung von Kontaktdatenbanken.
- Übernahme projektbezogener Sonderaufgaben nach Bedarf.
- Gewährleistung eines effizienten Informationsflusses zwischen den Abteilungen und externen Partnern.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Executive Support.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Proaktivität und Selbstständigkeit.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Fließende Deutsch- und verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich.
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Starke Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches, professionelles Auftreten auch im virtuellen Umfeld.
- Erfahrung mit digitalen Kollaborationstools (z.B. Zoom, Teams, Slack) ist von Vorteil.
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5
Executive Assistant & Eventmanager
1010 Vienna, Wien
WhatJobs
Vor 13 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für eine führende Position im Wiener Gastgewerbe und Tourismus suchen wir eine/n hochqualifizierte/n und vielseitige/n Executive Assistant & Eventmanager. Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen und übernehmen eigenverantwortlich die Planung, Koordination und Durchführung von hochkarätigen Events, Konferenzen und Galas. Diese Position erfordert ein Höchstmaß an Diskretion, Organisationstalent und proaktivem Handeln.
Ihre Aufgaben als Executive Assistant umfassen die Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Vorbereitung von Besprechungsunterlagen sowie die Verwaltung von Datenbanken. Sie sind die Schnittstelle zu verschiedenen Abteilungen und externen Partnern und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher. Als Eventmanager sind Sie für die gesamte Eventkonzeption und -umsetzung verantwortlich: von der Budgetplanung, der Auswahl von Locations und Caterern über das Management von Dienstleistern bis hin zur Betreuung der Gäste vor Ort. Sie sorgen dafür, dass jedes Event ein voller Erfolg wird und die Erwartungen der Teilnehmer übertreffen.
Wir erwarten von Ihnen einen Hochschulabschluss oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung. Sie bringen mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise in einer leitenden Position, sowie nachweisbare Erfolge in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen mit. Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich. Hervorragende Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (MS Office Suite) sowie ein sicherer Umgang mit Eventmanagement-Software sind von Vorteil. Sie zeichnen sich durch höchste Serviceorientierung, Diskretion, Belastbarkeit, Flexibilität und eine äußerst strukturierte Arbeitsweise aus. Ein gutes Gespür für Ästhetik, ein professionelles Auftreten und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck souverän zu agieren, sind unerlässlich. Die Hybrid-Arbeitsweise ermöglicht eine flexible Zeiteinteilung, wobei regelmäßige Anwesenheit im Büro für die Koordination und persönliche Absprachen erforderlich ist.
Ihre Aufgaben als Executive Assistant umfassen die Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Vorbereitung von Besprechungsunterlagen sowie die Verwaltung von Datenbanken. Sie sind die Schnittstelle zu verschiedenen Abteilungen und externen Partnern und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher. Als Eventmanager sind Sie für die gesamte Eventkonzeption und -umsetzung verantwortlich: von der Budgetplanung, der Auswahl von Locations und Caterern über das Management von Dienstleistern bis hin zur Betreuung der Gäste vor Ort. Sie sorgen dafür, dass jedes Event ein voller Erfolg wird und die Erwartungen der Teilnehmer übertreffen.
Wir erwarten von Ihnen einen Hochschulabschluss oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung. Sie bringen mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise in einer leitenden Position, sowie nachweisbare Erfolge in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen mit. Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich. Hervorragende Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (MS Office Suite) sowie ein sicherer Umgang mit Eventmanagement-Software sind von Vorteil. Sie zeichnen sich durch höchste Serviceorientierung, Diskretion, Belastbarkeit, Flexibilität und eine äußerst strukturierte Arbeitsweise aus. Ein gutes Gespür für Ästhetik, ein professionelles Auftreten und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck souverän zu agieren, sind unerlässlich. Die Hybrid-Arbeitsweise ermöglicht eine flexible Zeiteinteilung, wobei regelmäßige Anwesenheit im Büro für die Koordination und persönliche Absprachen erforderlich ist.
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6
Office Manager / Executive Assistant
9400 Wolfsberg, Kärnten
WhatJobs
Vor 3 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein wachsendes Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht eine organisierte und proaktive Office Managerin / Executive Assistant zur Verstärkung seines Teams am Standort **Wolfsberg, Kärnten, AT**. Sie sind die rechte Hand der Geschäftsleitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Ihre Hauptverantwortung liegt in der Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe, der Unterstützung des Managements bei täglichen Aufgaben und der Sicherstellung einer positiven Arbeitsatmosphäre für alle Mitarbeiter.
Ihre zentralen Aufgaben:
Was wir von Ihnen erwarten:
Ihre zentralen Aufgaben:
- Koordination und Verwaltung des Büromanagements (Posteingang/-ausgang, Telefonzentrale, Terminplanung).
- Organisation und Vorbereitung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen.
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
- Reiseplanung und -buchung für die Geschäftsleitung und das Team.
- Verwaltung von Büromaterial und Koordination mit externen Dienstleistern.
- Unterstützung bei der Personalverwaltung und der Buchhaltung.
- Empfang von Gästen und Sicherstellung eines professionellen Erscheinungsbildes des Büros.
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse.
Was wir von Ihnen erwarten:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise als Office Manager oder Executive Assistant.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten.
- Eigeninitiative, Belastbarkeit und die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen.
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Ein loyaler und engagierter Arbeitsstil.
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7
Senior Executive Assistant / Direktionsassistentin
3300 Amstetten District, Niederösterreich
WhatJobs
Vor 4 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Wir suchen eine hochqualifizierte und engagierte Senior Executive Assistant, die unser Management-Team aus der Ferne unterstützt. Diese vollständig remote Position bietet Ihnen die Flexibilität, von Ihrem Homeoffice aus zu arbeiten und gleichzeitig eine zentrale Rolle in der Entlastung und Unterstützung unserer Führungskräfte zu übernehmen. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Organisation und Koordination von Terminen, Reiseplanung, Korrespondenzmanagement sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Meetings. Sie agieren als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen/externen Ansprechpartnern. Ein hohes Maß an Diskretion, Organisationsgeschick und proaktivem Handeln ist für diese Position unerlässlich. Sie helfen dabei, reibungslose Abläufe zu gewährleisten und die Effizienz des Managements zu maximieren.
Ihre Kernaufgaben:
Wir bieten Ihnen eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld, bei der Sie Ihre Fähigkeiten voll einbringen können. Gestalten Sie Ihre Karriere in einer flexiblen und modernen Arbeitsumgebung mit.
Ihre Kernaufgaben:
- Terminmanagement, Kalenderkoordination und Reiseplanung für die Geschäftsführung.
- Eigenständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
- Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen.
- Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsprozesse.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.
- Bindegliedfunktion zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern/externen Partnern.
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten.
- Proaktives Management administrativer Prozesse und Abläufe.
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Direktionsassistent/in oder in einer vergleichbaren Position mit Verantwortung für hochrangige Führungskräfte.
- Exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Sehr gute Kenntnisse moderner Bürokommunikationstechniken und MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Stilsichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
- Hohe Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit.
- Proaktive, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Erfahrung im Remote-Arbeiten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten für virtuelle Zusammenarbeit.
- Gepflegtes Auftreten und professionelle Kommunikationsweise.
Wir bieten Ihnen eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld, bei der Sie Ihre Fähigkeiten voll einbringen können. Gestalten Sie Ihre Karriere in einer flexiblen und modernen Arbeitsumgebung mit.
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8
Senior Executive Assistant / Büroleiter
4060 Leonding, Oberösterreich
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein international agierendes Beratungsunternehmen, sucht für seinen Standort in Leonding, Oberösterreich , eine/n erfahrene/n und hochorganisierte/n Senior Executive Assistant / Büroleiter/in. In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie maßgeblich die Geschäftsführung und übernehmen eine zentrale Rolle im operativen Management des Büros. Sie sind die rechte Hand der Führungskräfte und stellen den reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse sicher.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Ihre Aufgaben:
- Umfassende organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung, einschließlich Kalender-, Reise- und Korrespondenzmanagement.
- Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
- Professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern auf allen Ebenen.
- Koordination und Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Meetings.
- Effiziente Verwaltung des Büromaterials, der Infrastruktur und Dienstleister.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Geschäftskorrespondenz.
- Entwicklung und Optimierung administrativer Prozesse zur Steigerung der Effizienz.
- Sicherstellung eines professionellen und repräsentativen Erscheinungsbildes des Büros.
- Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (z.B. HR, Finanzen) zur Koordination übergreifender Themen.
- Reiseplanung und -buchung für die Geschäftsleitung und ggf. weitere Mitarbeiter.
- Gegebenenfalls Führung und Anleitung von Assistenzkräften.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Studienabschluss.
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
- Ausgezeichnete Organisations- und Planungsfähigkeiten mit einem hohen Maß an Detailgenauigkeit.
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office Suite, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Hohe soziale Kompetenz, Diskretion und Integrität.
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache.
- Proaktive und selbstständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Belastbarkeit, Flexibilität und eine positive Einstellung.
- Erfahrung im Büromanagement und in der Prozessoptimierung ist von Vorteil.
- Bereitschaft, sowohl im Büro in Leonding als auch remote zu arbeiten, je nach Erfordernis des Unternehmens.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
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