94 Jobs für Executive Assistant in Österreich
Executive Assistant
2500 Baden, Niederösterreich
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Vor 5 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde in Baden bei Wien, Lower Austria, AT sucht eine proaktive und organisierte Executive Assistant zur Unterstützung seines hochrangigen Managements. In dieser dynamischen Rolle sind Sie für die effiziente Verwaltung des Tagesgeschäfts und die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der administrativen Aufgaben verantwortlich. Ihre Kernaufgaben umfassen die Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten sowie die Verwaltung der Korrespondenz. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und stellen sicher, dass alle Angelegenheiten professionell und diskret behandelt werden.
Zusätzlich übernehmen Sie die Verantwortung für das Projektmanagement kleinerer Projekte, die Pflege von Datenbanken und die Organisation von Veranstaltungen. Sie agieren als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern. Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Diskretion ist unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und auch unter Druck präzise zu arbeiten. Die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und proaktiv Lösungen zu entwickeln, zeichnet Sie aus. Sie unterstützen das Managementteam aktiv bei der Erreichung seiner Ziele.
Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit entsprechender Ausrichtung. Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzposition, idealerweise im Managementumfeld, ist erforderlich. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement sind unerlässlich. Hervorragende Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit Projektmanagement-Tools sind erwünscht. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung. Eine hohe soziale Kompetenz, Kommunikationsstärke und ein freundliches, souveränes Auftreten runden Ihr Profil ab. Wenn Sie eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld suchen und Ihre Karriere in der Verwaltung vorantreiben möchten, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung für diese Position in Baden bei Wien .
Zusätzlich übernehmen Sie die Verantwortung für das Projektmanagement kleinerer Projekte, die Pflege von Datenbanken und die Organisation von Veranstaltungen. Sie agieren als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern. Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Diskretion ist unerlässlich. Sie sollten in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und auch unter Druck präzise zu arbeiten. Die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und proaktiv Lösungen zu entwickeln, zeichnet Sie aus. Sie unterstützen das Managementteam aktiv bei der Erreichung seiner Ziele.
Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit entsprechender Ausrichtung. Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzposition, idealerweise im Managementumfeld, ist erforderlich. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement sind unerlässlich. Hervorragende Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit Projektmanagement-Tools sind erwünscht. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung. Eine hohe soziale Kompetenz, Kommunikationsstärke und ein freundliches, souveränes Auftreten runden Ihr Profil ab. Wenn Sie eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld suchen und Ihre Karriere in der Verwaltung vorantreiben möchten, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung für diese Position in Baden bei Wien .
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Executive Assistant to CEO
2512 Wiener Neustadt, Niederösterreich
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Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht für seine operative Zentrale eine diskrete und hochorganisierte Executive Assistant (m/w/d) für den CEO. Diese Position ist zu 100% remote konzipiert und ermöglicht Ihnen maximale Flexibilität bei der Gestaltung Ihres Arbeitsalltags, während Sie das Top-Management-Level tatkräftig unterstützen. Sie sind das rechte und linke Auge des CEOs und verantwortlich für eine reibungslose Administration und Kommunikation auf höchster Ebene.
Aufgabenbereiche:
Aufgabenbereiche:
- Professionelle Organisation und Koordination des kompletten Terminkalenders des CEOs, inklusive Reiseplanung und -management (virtuell und ggf. vor Ort).
- Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-Dos.
- Eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, sowohl intern als auch extern.
- Aufbereitung von Präsentationen und Unterlagen für Geschäftsreisen und Meetings.
- Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Konferenzen im virtuellen Raum.
- Pflege und Management von Kontaktdatenbanken und wichtigen Dokumenten.
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen an den CEO und Weiterleitung an zuständige Stellen.
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und Sicherstellung höchster Diskretion.
- Unterstützung bei der Erledigung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Tagesgeschäft des CEOs.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Sekretariat oder Management-Assistenz.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position im assistierenden Managementbereich.
- Sicherer und routinierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools.
- Ausgeprägte Organisationsstärke, Priorisierungsfähigkeit und die Gabe, auch unter Druck exzellente Arbeit zu leisten.
- Hohe Serviceorientierung, Loyalität und ein proaktives, selbstständiges Arbeitsweise.
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich, in Deutsch und Englisch.
- Absolute Diskretion und ein professionelles Auftreten sind unabdingbar.
- Erfahrung im internationalen Geschäftsumfeld ist von Vorteil.
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Office Manager / Executive Assistant
2512 Wiener Neustadt, Niederösterreich
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Vor 13 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen, sucht für seinen Standort in Traiskirchen, Niederösterreich , eine erfahrene und organisierte Person für die Position als Office Manager / Executive Assistant. In dieser zentralen Rolle sind Sie für die reibungslose Organisation und Koordination des Bürobetriebs sowie für die professionelle Unterstützung der Geschäftseitung verantwortlich. Sie sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und externe Partner und tragen maßgeblich zu einem positiven Arbeitsu eld bei. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Koordination und Verwaltung des Büroa tags, einschließlich Termin nagement, Reise lanung und Korrespondenz. Sie sind verantwortlich für die Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen. Die Betreuung des Empfangs reichs, die Annahme und Weiter eitung von Telefonaten sowie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangs ost gehören ebenfalls zu Ihrem Profil. Sie unterstützen die Geschäftsle ung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, bereiten Präsentationen vor und führen Recherchen durch. Die Verwaltung von Büromaterialien und die Sicherstellung der Funktionalität der Büroinfr truktur sind ebenfalls Teil Ihrer Verantwortung. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen.
Ihr Profil:
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder als Executive Assistant, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
- Ausgeprägte Organisationsta nte, Zuverlässigkeit und eine sehr strukturierte Arbeitsweise.
- Souveräner Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Sehr gute Kommunikationsfä gkeiten, ein freundliches Auftreten und Diskretion.
- Hohe Eigen nitiative und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen.
- Sehr gute Deutschk ntnisse in Wort und Schrift; Englisch enntnisse sind von Vorteil.
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Executive Assistant im Gastgewerbe
2320 Schwechat, Niederösterreich
WhatJobs
Vor 13 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein renommiertes Hotelunternehmen, sucht eine engagierte und organisierte Executive Assistant zur Unterstützung der Geschäftsführung am Standort Schwechat, Niederösterreich . Sie sind die rechte Hand der Geschäftsleitung und übernehmen vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten. Dies beinhaltet die Verwaltung von Terminkalendern, die Organisation von Meetings und Reisen, die Korrespondenz mit internen und externen Partnern sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten. Sie agieren als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und anderen Abteilungen sowie externen Kontakten und repräsentieren das Unternehmen professionell. Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt im Tourismus oder Gastgewerbe, sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im Executive Assistant Umfeld. Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Belastbarkeit sind unerlässlich. Sie beherrschen die gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sicher und verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Kenntnisse über Abläufe und Besonderheiten im Gastgewerbe sind von großem Vorteil. Wenn Sie eine proaktive, strukturierte Arbeitsweise mitbringen, gerne im direkten Umfeld der Geschäftsführung arbeiten und zur Erfolgsgeschichte unseres Unternehmens beitragen möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Werden Sie Teil unseres Teams in Schwechat, Niederösterreich und unterstützen Sie uns tatkräftig!
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Executive Assistant to the CEO
6850 Dornbirn, Vorarlberg
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Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein führendes Unternehmen im Herzen von Dornbirn, Vorarlberg, AT , sucht eine/n engagierte/n und erfahrene/n Executive Assistant zur Unterstützung unseres CEOs. Diese Position erfordert höchste Professionalität, Diskretion und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld proaktiv zu agieren. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Verwaltung des gesamten Kalenders des CEOs, die Organisation von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen sowie die Vorbereitung von Meetings und die Nachverfolgung von Aufgaben. Sie werden als primäre Kontaktperson für interne und externe Anfragen fungieren und sicherstellen, dass alle Anfragen effizient und professionell bearbeitet werden. Die Erstellung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben. Sie werden auch bei der Koordination von Vorstandssitzungen und der Verwaltung von Projekten unterstützen. Wir erwarten von Ihnen eine kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium, gepaart mit mindestens 3-5 Jahren relevanter Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, ein ausgeprägtes Zeitmanagement und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, sind unerlässlich. Sie sind versiert im Umgang mit MS Office und verfügen über exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift. Die Bereitschaft, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zur Verfügung zu stehen, wenn dies die geschäftlichen Erfordernisse verlangen, wird erwartet. Diese Position ist nicht remotefähig, da sie eine starke Präsenz und Interaktion vor Ort erfordert. Wenn Sie eine spannende Herausforderung suchen und Ihr Talent in einem anspruchsvollen Umfeld einsetzen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Executive Assistant im Luxus-Tourismus
7000 Eisenstadt, Burgenland
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein international renommiertes Luxushotel in **Eisenstadt, Burgenland**, sucht eine hochqualifizierte und diskrete Executive Assistant zur Unterstützung der Geschäftsführung. In dieser anspruchsvollen Position sind Sie verantwortlich für die effiziente Organisation und Koordination aller administrativen und organisatorischen Abläufe im direkten Umfeld der Geschäftsleitung. Dies umfasst die professionelle Terminplanung, die Vor- und Nachbereitung von Meetings, die Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen sowie das Reisekostenmanagement. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern und gewährleisten eine reibungslose Kommunikation. Die Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen und Geschäftsreisen gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenspektrum. Sie unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Analysen und übernehmen eigenverantwortlich spezielle Projekte. Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative sind unerlässlich. Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit einem relevanten Schwerpunkt, oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position in einem anspruchsvollen Umfeld, idealerweise in der Hotellerie oder im Luxussegment, ist zwingend erforderlich. Hervorragende Organisations- und Planungsfähigkeiten sowie ein ausgezeichnetes Zeitmanagement sind essenziell. Sie beherrschen MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) auf sehr gutem Niveau. Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung, verhandlungssichere Englischkenntnisse sind unerlässlich. Weitere Fremdsprachenkenntnisse sind ein großer Vorteil. Eine souveräne und professionelle Auftreten, hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Druck exzellente Arbeit zu leisten, zeichnen Sie aus. Wenn Sie eine proaktive Persönlichkeit sind, die Freude an der Organisation komplexer Abläufe hat und Teil eines exklusiven Teams in **Eisenstadt** werden möchte, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Wir bieten eine spannende Karrierechance in einem internationalen Umfeld.
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Senior Executive Assistant (Internationale Koordination)
2340 Mödling, Niederösterreich
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein international agierendes Unternehmen mit Hauptsitz in Mödling, Niederösterreich , sucht eine hochmotivierte und organisierte Senior Executive Assistant zur Unterstützung des Vorstands. Sie sind die rechte Hand der Geschäftsführung und verantwortlich für die reibungslose Organisation des Tagesgeschäfts, die Koordination internationaler Termine und die Vorbereitung von Meetings und Präsentationen. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören das professionelle Management des Kalenders, die Reiseplanung und -buchung, die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die Aufbereitung von vertraulichen Unterlagen. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, den verschiedenen Abteilungen und externen Partnern im In- und Ausland. Die Organisation von Veranstaltungen und die Übernahme von Projektassistenzaufgaben runden Ihr Profil ab. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise im internationalen Umfeld oder für Führungskräfte auf C-Level. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Diskretion, Souveränität im Auftreten sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (verhandlungssicher) sind unerlässlich. Sie sind proaktiv, detailorientiert und können auch unter Zeitdruck präzise und effizient arbeiten. Wenn Sie eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in Mödling suchen und Teil eines dynamischen Unternehmens sein möchten, dann senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen. Wir bieten Ihnen ein attraktives Gehaltspaket, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und die Möglichkeit, in einem globalen Kontext tätig zu sein.
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Executive Assistant to the CEO
6330 Kufstein District, Tirol
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser geschätzter Mandant in Kufstein, Tirol sucht eine proaktive und diskrete Executive Assistant, die das Tagesgeschäft der Geschäftsführung unterstützt. Diese vielseitige Position erfordert eine herausragende Organisationstalent, exzellente Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld Prioritäten zu setzen. Als rechte Hand der Geschäftsleitung sind Sie für die Koordination von Terminen, Reiseplanung, Korrespondenz und die Vorbereitung von Meetings zuständig. Sie werden eine Schlüsselrolle in der Effizienzsteigerung der Geschäftsführung spielen, indem Sie eigenverantwortlich Projekte managen, interne und externe Stakeholder betreuen und vertrauliche Informationen verwalten. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören die Verwaltung des Kalenders, die Organisation von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Hotel- und Transportbuchungen, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten. Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, wobei Sie höchste Sorgfalt walten lassen. Die Vorbereitung von Besprechungsräumen, die Koordination von Catering und die Protokollführung bei wichtigen Meetings sind ebenfalls Teil Ihres Aufgabengebietes. Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Erstellung von Budgets, der Rechnungsprüfung und der Abwicklung von Spesenabrechnungen. Sie agieren als primärer Ansprechpartner für interne Abteilungen und externe Geschäftspartner und pflegen aktiv ein weitreichendes Netzwerk. Wir suchen eine Persönlichkeit mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung oder einem Hochschulabschluss sowie mindestens fünf Jahren relevanter Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position. Hervorragende Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind unerlässlich. Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind ein Muss, sehr gute Englischkenntnisse sind von Vorteil. Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit sind für diese Position von höchster Bedeutung. Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise aus und bewahren auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. Eine hohe Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten runden Ihr Profil ab.
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7
Senior Office Manager / Executive Assistant
4020 Linz, Oberösterreich
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Vor 9 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein etabliertes Unternehmen mit Sitz in Linz , sucht einen erfahrenen und proaktiven Senior Office Manager/Executive Assistant zur Unterstützung seiner Geschäftsleitung. In dieser zentralen Position sind Sie verantwortlich für die reibungslose Organisation des Büroalltags, die effiziente Unterstützung der Geschäftsführung sowie die Koordination verschiedener administrativer Prozesse. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgen für eine professionelle Repräsentation des Unternehmens.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die eigenständige Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, einschließlich Terminmanagement, Reiseplanung und -buchung (national und international), sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen. Sie sind verantwortlich für das Korrespondenzwesen, die Erstellung von Präsentationen und Berichten sowie die Verwaltung von Dokumenten und Akten. Die Koordination und Überwachung von Büroprozessen, die Verwaltung des Büromaterials und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (z.B. Lieferanten, Hausverwaltung) fallen ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich. Sie unterstützen bei der Organisation von Firmenevents und repräsentieren das Unternehmen professionell gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Die Weiterentwicklung und Optimierung von administrativen Abläufen zur Steigerung der Effizienz sind ebenfalls Teil Ihrer Verantwortung.
Wir suchen Kandidaten mit einer kaufmännischen Ausbildung oder einem vergleichbaren Abschluss und mindestens 5 Jahren relevanter Berufserfahrung, vorzugsweise in einer vergleichbaren Position mit direktem Bezug zur Unterstützung der Geschäftsführung. Exzellente organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion sind unerlässlich. Sie sollten über sehr gute EDV-Kenntnisse verfügen (MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit CRM- oder ERP-Systemen mitbringen. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, Verhandlungsgeschick und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, sind von großer Bedeutung. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich. Teamfähigkeit, eine positive Einstellung und die Bereitschaft, sich proaktiv einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, runden Ihr Profil ab.
Unser Klient bietet ein spannendes Aufgabengebiet, ein angenehmes Arbeitsklima und ein attraktives Gehaltspaket. Wenn Sie eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit sind, die gerne organisatorische Herausforderungen annimmt und einen wertvollen Beitrag zum Erfolg eines Unternehmens leisten möchte, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die eigenständige Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung, einschließlich Terminmanagement, Reiseplanung und -buchung (national und international), sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen. Sie sind verantwortlich für das Korrespondenzwesen, die Erstellung von Präsentationen und Berichten sowie die Verwaltung von Dokumenten und Akten. Die Koordination und Überwachung von Büroprozessen, die Verwaltung des Büromaterials und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (z.B. Lieferanten, Hausverwaltung) fallen ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich. Sie unterstützen bei der Organisation von Firmenevents und repräsentieren das Unternehmen professionell gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Die Weiterentwicklung und Optimierung von administrativen Abläufen zur Steigerung der Effizienz sind ebenfalls Teil Ihrer Verantwortung.
Wir suchen Kandidaten mit einer kaufmännischen Ausbildung oder einem vergleichbaren Abschluss und mindestens 5 Jahren relevanter Berufserfahrung, vorzugsweise in einer vergleichbaren Position mit direktem Bezug zur Unterstützung der Geschäftsführung. Exzellente organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion sind unerlässlich. Sie sollten über sehr gute EDV-Kenntnisse verfügen (MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit CRM- oder ERP-Systemen mitbringen. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, Verhandlungsgeschick und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, sind von großer Bedeutung. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich. Teamfähigkeit, eine positive Einstellung und die Bereitschaft, sich proaktiv einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, runden Ihr Profil ab.
Unser Klient bietet ein spannendes Aufgabengebiet, ein angenehmes Arbeitsklima und ein attraktives Gehaltspaket. Wenn Sie eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit sind, die gerne organisatorische Herausforderungen annimmt und einen wertvollen Beitrag zum Erfolg eines Unternehmens leisten möchte, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
8
Office Manager und Executive Assistant
6850 Dornbirn, Vorarlberg
WhatJobs
Vor 11 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein mittelständisches Unternehmen in Dornbirn , sucht eine engagierte und organisierte Persönlichkeit als Office Manager und Executive Assistant (m/w/d). Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle administrativen Belange und unterstützen die Geschäftsführung sowie das gesamte Büroteam mit Ihrer strukturierten und proaktiven Arbeitsweise. Ihre Hauptverantwortlichkeiten umfassen:
Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, kaufmännische Lehre) mit. Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise als Office Manager oder Executive Assistant, ist von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich; gute Englischkenntnisse sind wünschenswert. Sie sind versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderen gängigen Office-Anwendungen. Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Diskretion und ein freundliches, souveränes Auftreten zeichnen Sie aus. Sie arbeiten selbstständig, effizient und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick. Teamfähigkeit und eine positive Einstellung runden Ihr Profil ab. Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem angenehmen Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen. Es erwartet Sie eine faire Vergütung und gute Sozialleistungen.
- Organisation und Koordination des täglichen Bürobetriebs
- Professionelle Termin- und Reiseplanung für die Geschäftsführung
- Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Verwaltung und Pflege von Dokumenten und Datenbanken
- Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen
- Telefonservice und Empfang von Gästen
- Bestellwesen und Verwaltung des Büromaterials
- Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariat
- Mitarbeit bei der Buchhaltungsvorbereitung
- Pflege der Website und Social Media Kanäle (optional)
Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, kaufmännische Lehre) mit. Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise als Office Manager oder Executive Assistant, ist von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich; gute Englischkenntnisse sind wünschenswert. Sie sind versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderen gängigen Office-Anwendungen. Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Diskretion und ein freundliches, souveränes Auftreten zeichnen Sie aus. Sie arbeiten selbstständig, effizient und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick. Teamfähigkeit und eine positive Einstellung runden Ihr Profil ab. Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem angenehmen Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen. Es erwartet Sie eine faire Vergütung und gute Sozialleistungen.
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