33 Jobs für Office management in Vienna
Mitarbeiter*in Auftragsabwicklung & Office Management (m/w/x)
Vor 5 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Erfahrung in einem dynamischen, aber familiären Umfeld einbringen? Bei SCHUHFRIED bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die perfekte Balance zwischen administrativen Aufgaben und Kundenbetreuung zu erleben. In Ihrer neuen Rolle im Bereich Auftra. Original Stellenanzeige auf StepStone.at – Jetzt Jobagent bei StepStone einrichten und Traumjob finden! Informationen zu Arbeitgebern, Gehaltsdaten und Karrieretipps finden Sie auf StepStone.at
Head of Office Administration & Facilities Management
Vor 3 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Sie sind verantwortlich für die Koordination und Überwachung von Wartungsarbeiten, Reparaturen und Renovierungsprojekten. Die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen (auch wenn virtuell). Sie entwickeln und implementieren Richtlinien und Verfahren zur Verbesserung der Effizienz und zur Unterstützung der Unternehmensziele. Die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern, internen Abteilungen und externen Dienstleistern ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Rolle. Wir erwarten von Ihnen eine proaktive Herangehensweise, exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Aufgaben selbstständig zu meistern. Da es sich um eine remote-Position handelt, sind hervorragende digitale Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, virtuelle Teams zu leiten und zu motivieren, unerlässlich.
Hauptaufgaben:
- Strategische Planung und operative Leitung des Facility Managements und der Büroverwaltung.
- Budgeterstellung, -verwaltung und Kostenkontrolle für alle administrativen und Facility-bezogenen Ausgaben.
- Verwaltung von Mietverträgen und Beziehungen zu Vermietern und Dienstleistern (z.B. Reinigung, Sicherheit, Instandhaltung).
- Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltvorschriften.
- Organisation und Koordination von Bürorenovierungen, Umzügen und Instandhaltungsmaßnahmen.
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, Möbeln und technischer Ausstattung.
- Entwicklung und Implementierung von administrativen Prozessen zur Effizienzsteigerung.
- Unterstützung bei der Organisation von (virtuellen) Firmenevents und Geschäftsreisen.
- Sicherstellung eines professionellen und funktionalen Arbeitsumfeldes für alle Mitarbeiter.
- Digitale Kommunikation und Koordination von standortübergreifenden administrativen Aufgaben.
- Führung und Motivation von virtuell arbeitenden administrativen Mitarbeitern (falls zutreffend).
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Facility Management, Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Facility Management oder in der Büroverwaltung, idealerweise in leitender Funktion.
- Nachweisbare Erfahrung in der Budgetverwaltung und Kostenoptimierung.
- Kenntnisse in relevanten Gesetzen und Vorschriften im Bereich Arbeitssicherheit und Umweltschutz.
- Ausgeprägte organisatorische und planerische Fähigkeiten.
- Starke Kommunikations-, Verhandlungs- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und Problemlösungskompetenz.
- Erfahrung in der Führung von Teams und der Remote-Zusammenarbeit.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen und Facility-Management-Software.
- Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
Senior Gebäudetechniker Facility Management
Vor 4 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Hauptaufgaben:
- Planung, Koordination und Überwachung von Wartungs-, Inspektions- und Instandsetzungsarbeiten an technischen Gebäudeausrüstungen (Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Elektrotechnik, Sicherheitstechnik).
- Betriebsführung und Optimierung der gebäudetechnischen Anlagen zur Sicherstellung eines störungsfreien und energieeffizienten Betriebs.
- Analyse von Gebäudeleittechnik-Daten und Ergreifung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung.
- Störungsmanagement und Koordination von Notfalleinsätzen.
- Management von externen Dienstleistern und Handwerkern sowie deren Leistungsüberwachung.
- Durchführung von Abnahmen neu installierter oder modernisierter Anlagen.
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Normen und interner Richtlinien im Bereich Gebäudetechnik und Arbeitssicherheit.
- Erstellung von technischen Dokumentationen, Berichten und Budgetplanung für den technischen Gebäudebetrieb.
- Beratung bei Planungs- und Umbaumaßnahmen aus technischer Sicht.
- Implementierung und Weiterentwicklung von Instandhaltungsstrategien (z.B. vorausschauende Instandhaltung).
- Unterstützung des Asset Managements bei strategischen Entscheidungen zur Werterhaltung der Immobilien.
- Durchführung von Energieaudits und Entwicklung von Maßnahmen zur Energieeinsparung.
- Schulung von Hausmeistern und Bedienungspersonal.
- Abgeschlossene technische Ausbildung (z.B. HTL, Fachhochschule) im Bereich Elektrotechnik, Maschinenbau, Versorgungstechnik oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in der technischen Gebäudeausrüstung, im Facility Management oder in der Instandhaltung komplexer Anlagen.
- Fundierte Kenntnisse in den Gewerken Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Elektro- und Sicherheitstechnik.
- Erfahrung im Umgang mit Gebäudeleittechnik und CAFM-Systemen.
- Gutes Verständnis für energieeffiziente Lösungen und Nachhaltigkeit im Gebäudebetrieb.
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, Problemlösungskompetenz und eine strukturierte, proaktive Arbeitsweise.
- Führungserfahrung und die Fähigkeit, Teams und externe Dienstleister zu koordinieren.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Organisationsgeschick und Belastbarkeit.
- Kenntnisse relevanter Normen und Vorschriften (z.B. ÖNORMEN, Brandschutzbestimmungen).
Gruppenleiter:in im integrierten Facility Management
Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
WHJS1_AT
Remote Reinigungskraft und Facility Management Assistent
Heute
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Arbeitsbeschreibung
Ihre Aufgabenbereiche:
- Digitale Überwachung und Koordination von Reinigungsplänen für verschiedene Standorte.
- Kommunikation mit externen Reinigungsfirmen und eigenständigen Dienstleistern zur Sicherstellung der Servicequalität.
- Bewertung von Reinigungsberichten und Fotos zur Bestätigung der Einhaltung von Standards.
- Bestellung und Verwaltung von Reinigungsmaterialien und -geräten über Online-Plattformen.
- Unterstützung des Facility Managements bei der Koordination von kleinen Reparaturen und Wartungsarbeiten, indem Sie Angebote einholen und Termine vereinbaren.
- Erstellung und Pflege von Dokumentationen und Checklisten für Reinigungs- und Facility-Aufgaben.
- Bearbeitung von Anfragen und Anliegen bezüglich Sauberkeit und Ordnung von Mitarbeitern oder Kunden über digitale Kanäle.
- Identifizierung von Verbesserungspotenzialen im Reinigungsprozess und Vorschläge für Effizienzsteigerungen.
- Datenverwaltung und Berichterstattung über relevante KPIs.
- Hohe Organisationsfähigkeit und ein ausgeprägtes Auge fürs Detail.
- Selbstständige und proaktive Arbeitsweise.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Erfahrung im Facility Management, in der Koordination von Dienstleistern oder im Bereich Reinigung ist von Vorteil.
- Sicherer Umgang mit MS Office oder vergleichbaren Office-Programmen.
- Ein zuverlässiger Internetanschluss und ein ruhiger Arbeitsbereich zu Hause sind unerlässlich.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Gebietsleiter Facility Management (m/w/d)
Gestern
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Arbeitsbeschreibung
Ihre Hauptaufgaben umfassen die strategische Planung und Steuerung der FM-Aktivitäten in Ihrem Gebiet, die Budgetverantwortung und Kostenkontrolle für die zugeordneten Objekte. Sie führen und entwickeln ein Team von Facility Managern und Dienstleistern, stellen die Einhaltung von SLAs sicher und optimieren laufend die Servicequalität. Die Auswahl, Beauftragung und Überwachung von externen Dienstleistern (z.B. Reinigungsfirmen, Wartungsbetriebe) gehört ebenso zu Ihrem Tätigkeitsbereich wie die Durchführung von Objektbegehungen und die Umsetzung von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen. Sie sind verantwortlich für das Risikomanagement, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Gewährleistung von Sicherheit und Umweltschutz. Sie berichten regelmäßig über die Leistung des Gebiets und entwickeln Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung. Die Optimierung von Energieverbräuchen und die Förderung von Nachhaltigkeitsinitiativen sind ebenfalls Teil Ihrer Aufgaben.
Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Facility Management, Bauingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Facility Management, idealerweise in einer leitenden Position und mit Erfahrung in der Betreuung von Gewerbeimmobilien, ist zwingend erforderlich. Fundierte Kenntnisse in den Bereichen Gebäudetechnik (Heizung, Lüftung, Klima, Elektro), Instandhaltung, Reinigungsprozesse und Arbeitssicherheit sind ein Muss. Sie besitzen ausgeprägte Führungsqualitäten, starke organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Kostenbewusstsein. Hervorragende Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zusammenzuarbeiten, zeichnen Sie aus. Belastbarkeit, eine selbstständige Arbeitsweise und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, sind für uns wichtig. Gute Kenntnisse relevanter Software (CAFM-Systeme) sind von Vorteil. Wir bieten Ihnen eine spannende Herausforderung in einem wachsenden Sektor und die Möglichkeit, Ihre Expertise in einem dynamischen Umfeld einzubringen. Es erwartet Sie ein professionelles Team und Gestaltungsspielraum. Die Position erfordert eine hybride Arbeitsweise mit regelmäßiger Präsenz in den Objekten und im Büro in der Nähe von **Schwechat**.
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Sicherheitsfachkraft für Gebäudereinigung und Facility Management
Vor 3 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Aufgaben:
- Planung, Koordination und Überwachung von Sicherheitsmaßnahmen im Bereich Gebäudereinigung und Facility Management
- Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen und Risikoanalysen
- Erstellung und Aktualisierung von Sicherheitsrichtlinien und -konzepten
- Schulung und Unterweisung von Mitarbeitern in Arbeitssicherheit und Brandschutz
- Beratung der Geschäftsleitung und der Führungskräfte in allen sicherheitsrelevanten Angelegenheiten
- Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Normen
- Unfalluntersuchung und Entwicklung von Präventivmaßnahmen
- Koordination mit externen Behörden und Prüfinstituten
- Sicherstellung der Einhaltung von Hygiene- und Qualitätsstandards
- Förderung einer ausgeprägten Sicherheitskultur im Unternehmen
- Abgeschlossene Ausbildung im technischen oder handwerklichen Bereich, idealerweise mit Weiterbildung zur Sicherheitsfachkraft (SiFa)
- Mehrjährige Berufserfahrung als Sicherheitsfachkraft, vorzugsweise im Facility Management oder in der Gebäudereinigungsbranche
- Fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Gesundheits- und Brandschutzrecht
- Erfahrung in der Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen und der Erstellung von Sicherheitskonzepten
- Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz
- Sehr gute Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- Teamfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
- Gültiger Führerschein der Klasse B von Vorteil
Elektrischer Fachmann für das Facility Management
Heute
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Arbeitsbeschreibung
Aufgaben:
- Technische Freigabe und Kontrolle: Prüfung und Freigabe technischer Planunterlagen im Bereich Elektrotechnik sowie Überwachung der Umsetzung durch ausführende Firmen vor Ort.
- Bauüberwachung und Qualitätskontrolle: Eigenverantwortliche Durchführung der örtlichen Bauaufsicht, Kontrolle aller Bauleistungen sowie Überwachung von Terminen, Kosten und Qualität.
- Projektmanagement: Kostenverfolgung, Budgetkontrolle und Abrechnung in Abstimmung mit den ausführenden Firmen und dem Kunden, Freigabe von Montageplänen, Berichterstellung und Fotodokumentation.
- Zusammenarbeit und Koordination: Teilnahme an Bau- und Projektbesprechungen, Koordination der beteiligten Firmen sowie enge Zusammenarbeit mit internen und externen Teams.
- Abnahme und Dokumentation: Durchführung von Abnahmen, Inbetriebnahmen sowie Prüfung der Bestandsdokumentation zur Projektübergabe.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene elektrotechnische Ausbildung (Meister, HTL, FH oder vergleichbar).
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Baustellenbereich wünschenswert.
- Gute IT-Kenntnisse (MS Office, ABK), Auto-CAD von Vorteil.
- Teamgeist, Engagement, Verantwortungsbewusstsein und Kundenorientierung.
- Führerschein Klasse B.
Unser Angebot:
- Abwechslungsreicher Job in einem international tätigen Unternehmen.
- Mitarbeit in einem aufgeschlossenen und unterstützungsbereiten Team.
- Umfassende fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Zahlreiche Sozialleistungen und Benefits wie z.B. Betriebs- und Abteilungsausflüge, Zusatzversicherungen, Sport- und Bewegungsprogramm.
- Leistungsorientierte, überdurchschnittliche Bezahlung.
- Teilnahme am freiwilligen Bonusprogramm auf Basis einer Gewinnausschüttung.
Senior Bid Manager:in im integrierten Facility Management
Vor 19 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
WHJS1_AT