270 Jobs für Office Management in Österreich
Teamleiter Office Management
2700 Baden, Niederösterreich
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Vor 6 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein wachsendes Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht einen erfahrenen und organisationsstarken Teamleiter für das Office Management zur Verstärkung seines Teams in Wiener Neustadt, Niederösterreich . In dieser Schlüsselposition sind Sie verantwortlich für die reibungslose Koordination und Optimierung aller administrativen Prozesse und stellen sicher, dass unser Büroumfeld effizient und professionell funktioniert. Sie führen ein kleines Team von Büromitarbeitern und sind die erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Wenn Sie eine proaktive und detailorientierte Führungspersönlichkeit sind, die maßgeblich zum reibungslosen Funktionieren unseres Büros in Wiener Neustadt, Niederösterreich beitragen möchte, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Hauptaufgaben:
- Leitung und Motivation des Office-Management-Teams (Sekretariat, Empfang).
- Organisation und Überwachung des täglichen Büroumgebungsmanagements (z.B. Postbearbeitung, Büromaterialverwaltung, Reinigungskoordination).
- Effiziente Koordination von Terminen, Reisen und Veranstaltungen für die Geschäftsleitung und Mitarbeiter.
- Verwaltung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Sitzungsunterlagen.
- Pflege und Organisation von Akten und Datenbanken.
- Sicherstellung eines professionellen Empfangs für Besucher und Kunden.
- Koordination mit externen Dienstleistern (z.B. IT-Support, Catering, Gebäudemanagement).
- Optimierung von Büroprozessen und Einführung von Best Practices.
- Budgetüberwachung für den Office-Management-Bereich.
- Unterstützung des HR-Teams bei administrativen Aufgaben.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsassistent/-in) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder als Assistent/in, idealerweise mit Führungserfahrung.
- Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Hohe Serviceorientierung, Diskretion und Zuverlässigkeit.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Druck effizient zu arbeiten.
- Erfahrung in der Führung und Motivation von Teams ist von Vorteil.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Wenn Sie eine proaktive und detailorientierte Führungspersönlichkeit sind, die maßgeblich zum reibungslosen Funktionieren unseres Büros in Wiener Neustadt, Niederösterreich beitragen möchte, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Teamleiter Office Management
9500 Villach, Kärnten
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Vor 14 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für ein wachsendes Unternehmen am Standort Villach, Carinthia, AT suchen wir einen erfahrenen und proaktiven Teamleiter Office Management . Sie sind verantwortlich für die Organisation und Steuerung sämtlicher administrativer Abläufe und führen ein kleines Team von Büromitarbeitern.
Ihre Aufgaben:
Ihr Profil:
Wir bieten eine verantwortungsvolle Führungsposition mit Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, die administrative Struktur des Unternehmens aktiv mitzugestalten. Die Stelle ist für ein hybrides Arbeitsmodell ausgelegt.
Ihre Aufgaben:
- Führung und Motivation des Office-Management-Teams.
- Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Office-Betriebs.
- Verantwortung für die Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen.
- Koordination und Überwachung des Postein- und -ausgangs sowie des allgemeinen Schriftverkehrs.
- Verwaltung von Büromaterial, Inventar und Dienstleisterverträgen (z.B. Reinigung, Wartung).
- Ansprechpartner für Mitarbeiter und externe Besucher bei allgemeinen Anfragen.
- Unterstützung des Managements bei administrativen Aufgaben.
- Optimierung von Büroprozessen und Implementierung neuer administrativer Tools.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien im Office-Bereich.
- Budgetverwaltung für den Office-Bereich.
- Koordination von Umbau- oder Renovierungsarbeiten im Büro.
- Proaktive Identifizierung und Lösung von Herausforderungen im Office-Alltag.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Bürokaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise mit erster Führungserfahrung.
- Organisationstalent, Struktur und eine hohe Serviceorientierung.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten.
- Teamfähigkeit und die Fähigkeit, Mitarbeiter zu motivieren.
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Gute Kenntnisse im Umgang mit ERP- oder CRM-Systemen sind von Vorteil.
- Eigenverantwortliche und proaktive Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Bereitschaft zur Arbeit im Hybridmodell am Standort Villach, Carinthia, AT .
Wir bieten eine verantwortungsvolle Führungsposition mit Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, die administrative Struktur des Unternehmens aktiv mitzugestalten. Die Stelle ist für ein hybrides Arbeitsmodell ausgelegt.
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Sachbearbeiter im Office Management
2700 Baden, Niederösterreich
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Vor 4 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht eine engagierte und organisierte Persönlichkeit für die Position als Sachbearbeiter im Office Management in Wiener Neustadt, Niederösterreich . Diese Rolle ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf der täglichen Bürogeschäfte und erfordert ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Anforderungen:
Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld. Die Position ist ideal für jemanden, der Organisationsgeschick mitbringt und gerne im Team arbeitet. Die Bezahlung richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Erfahrung. Erwarten Sie eine Einarbeitung, die Sie auf die Herausforderungen dieser Position vorbereitet. Werden Sie Teil eines engagierten Teams und gestalten Sie aktiv mit!
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Bearbeitung von E-Mails und Korrespondenz.
- Terminplanung und -koordination für interne und externe Besprechungen.
- Organisation und Verwaltung von Büromaterialien und -beständen.
- Vorbereitung von Besprechungsräumen und Sicherstellung der technischen Ausstattung.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern.
- Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung.
- Koordination mit externen Dienstleistern (z.B. Catering, Reinigungsdienste).
- Assistenz der Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben.
- Mitwirkung bei der Organisation von internen Veranstaltungen.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Abläufe.
- Datenschutz und Informationssicherheit gewährleisten.
- Erste Anlaufstelle für Mitarbeiteranfragen bezüglich administrativer Belange.
- Bestellwesen und Rechnungsprüfung
- Unterstützung bei der Personaladministration
- Weiterentwicklung von Office-Prozessen
Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte/-r) oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ausgeprägte Organisationsstärke und Zuverlässigkeit.
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten.
- Flexibilität und Belastbarkeit, auch in stressigen Situationen.
- Teamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen.
- Kenntnisse in einem CRM-System sind wünschenswert.
- Professionelles und gepflegtes Erscheinungsbild.
- Grundverständnis von Buchhaltungsvorgängen von Vorteil.
Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld. Die Position ist ideal für jemanden, der Organisationsgeschick mitbringt und gerne im Team arbeitet. Die Bezahlung richtet sich nach Ihrer Qualifikation und Erfahrung. Erwarten Sie eine Einarbeitung, die Sie auf die Herausforderungen dieser Position vorbereitet. Werden Sie Teil eines engagierten Teams und gestalten Sie aktiv mit!
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2
Sachbearbeiter Verwaltung / Office Management
6020 Innsbruck, Tirol
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Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser namhaftes Unternehmen am Standort Innsbruck, Tirol sucht zur Verstärkung seines Administrationsteams eine engagierte und organisierte Sachbearbeiterin / einen Sachbearbeiter für Verwaltung und Office Management. Sie sind die gute Seele des Büros und sorgen für einen reibungslosen administrativen Ablauf, unterstützen verschiedene Abteilungen und tragen zu einem positiven Arbeitsklima bei.
Ihre Aufgaben:
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Aufgaben:
- Organisation und Koordination des täglichen Bürolaufwerks.
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen.
- Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung.
- Vorbereitung von Besprechungen und Erstellung von Protokollen.
- Aktenverwaltung und Dokumentenmanagement.
- Postbearbeitung und Verwaltung des Büromaterials.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten.
- Abrechnungsvorbereitung und Reisekostenabrechnung.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Mitwirkung bei der Organisation von Firmenevents.
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Bürokauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung in der Büroverwaltung oder im Office Management ist von Vorteil, aber auch motivierte Berufseinsteiger sind willkommen.
- Gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Organisationstalent, Sorgfalt und Zuverlässigkeit.
- Freundliches und professionelles Auftreten.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten.
- Teamfähigkeit und eine proaktive Arbeitsweise.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
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Junior Administrator - Office Management
3100 Sankt Pölten, Niederösterreich
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Vor 12 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein etabliertes Unternehmen im Dienstleistungssektor mit Sitz in St. Pölten, Niederösterreich , sucht einen motivierten und organisierten Junior Administrator zur Verstärkung seines Office-Management-Teams. In dieser Einstiegsposition erhalten Sie die Möglichkeit, umfassende Einblicke in die vielfältigen administrativen Prozesse eines modernen Unternehmens zu gewinnen und sich fachlich weiterzuentwickeln. Sie unterstützen das Office-Management-Team bei täglichen Aufgaben wie der Korrespondenzbearbeitung, der Terminplanung, der Organisation von Meetings und Veranstaltungen sowie der Pflege von Datenbanken und Akten. Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, die Empfang von Besuchern und die Unterstützung bei der Beschaffung von Büromaterialien. Sie sind ein wichtiger Teil des Teams, der dazu beiträgt, einen reibungslosen und effizienten Büroablauf sicherzustellen. Eine sorgfältige und proaktive Arbeitsweise zeichnet Sie aus.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des Office-Management-Teams bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der E-Mail-Korrespondenz.
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie Empfang von Gästen.
- Organisation und Koordination von Besprechungen, einschließlich Terminfindung und Raumbuchung.
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken, Kontaktlisten und Ablagesystemen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten.
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Verbrauchsartikeln.
- Assistenz bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
- Erledigung von Botengängen und kleinen Besorgungen.
- Mithilfe bei der Reisekostenabrechnung und Urlaubsplanung.
- Unterstützung des Teams bei allgemeinen Bürotätigkeiten.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, HAK-Absolvent) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im administrativen Bereich ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
- Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
- Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft.
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Motivation, Neues zu lernen und sich weiterzuentwickeln.
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Head of Office Management & Administration
4030 Linz Land District, Oberösterreich
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Vor 8 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein dynamisches Dienstleistungsunternehmen, sucht einen erfahrenen und proaktiven Head of Office Management & Administration zur Leitung seines Hauptbüros in Traun, Oberösterreich . Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation und Effizienz aller administrativen Prozesse, die Koordination des Office-Teams und die Gewährleistung einer optimalen Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter. Diese Rolle erfordert organisatorisches Talent, Führungsqualitäten und ein Auge für Details.
Ihre Verantwortlichkeiten:
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Leitung und Entwicklung des Office Management Teams, inklusive Personalplanung und Performance Management.
- Sicherstellung des reibungslosen Tagesgeschäfts des Büros, inklusive Empfang, Postbearbeitung, Telefonzentrale und Besucherbetreuung.
- Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Geschäftsreisen.
- Verwaltung von Büromaterialien, Inventar und Dienstleisterverträgen (z.B. Reinigung, Wartung, IT-Support).
- Verantwortung für die Budgetplanung und -kontrolle des Office Managements.
- Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Strukturen zur Steigerung der Effizienz.
- Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsstandards.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Anfragen und Problemen.
- Management von Büroflächen, inklusive Umzugs- oder Umbauprojekten.
- Unterstützung der Geschäftsführung bei diversen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Pflege und Weiterentwicklung der Corporate Identity im Bürobereich.
- Koordination der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder vergleichbar.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Leitungsfunktion, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Führung von Teams.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten, Planungsstärke und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Problemlösungskompetenz und Belastbarkeit.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängigen Büroanwendungen.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Auftreten.
- Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Kenntnisse im Vertragsmanagement und im Umgang mit Dienstleistern.
- Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
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5
Head of Administration & Office Management
3500 Krems an der Donau, Niederösterreich
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Vor 6 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein schnell wachsendes Startup im Technologiebereich, sucht zur Verstärkung seines Kernteams eine/n erfahrene/n Head of Administration & Office Management. Diese Position ist komplett remote zu besetzen, was Ihnen ermöglicht, von jedem Ort aus zu arbeiten und dennoch die zentrale Rolle für die operative Exzellenz unseres Unternehmens zu spielen. Sie sind verantwortlich für die strategische Gestaltung und operative Umsetzung aller administrativen Prozesse und stellen sicher, dass das Unternehmen reibungslos und effizient funktioniert. Zu Ihren Kernaufgaben gehören die Optimierung von Büroprozessen, die Verwaltung von Büromaterialien und der Ausstattung, die Koordination von Dienstleistern (z.B. Reinigungsdienste, Wartung) sowie die Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgen für eine professionelle und freundliche Kommunikation. Die Entwicklung und Implementierung von Richtlinien für das Office Management, das Onboarding neuer Mitarbeiter in administrativen Belangen und die Organisation von internen Veranstaltungen und Meetings gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung und anderen Abteilungsleitern zusammen, um die Unternehmensziele zu unterstützen und eine positive Arbeitsumgebung zu fördern. Die Verantwortung für das Budgetmanagement im Bereich Administration und die Suche nach Kosteneinsparungspotenzialen sind ebenfalls Teil Ihrer Rolle. Wir erwarten von Ihnen einen Hochschulabschluss oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung. Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management oder in einer ähnlichen administrativen Führungsposition sind unerlässlich. Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Problemlösungskompetenz. Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich, sind ein Muss. Erfahrung in der Führung von kleinen Teams oder der Anleitung von Mitarbeitern ist von Vorteil. Sie sind proaktiv, eigeninitiativ und können selbstständig arbeiten, um Aufgaben termingerecht zu erledigen. Ein gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und die Fähigkeit, Budgets zu verwalten, sind wichtig. Sie sind vertraut mit gängigen Office-Anwendungen und haben idealerweise Erfahrung mit Tools für das Projekt- und Aufgabenmanagement. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren, ist entscheidend. Sie sind eine aufgeschlossene, freundliche und serviceorientierte Persönlichkeit mit einem Auge für Details und einem starken Engagement für Qualität. Die Identifizierung und Implementierung von Effizienzsteigerungen durch den Einsatz neuer Technologien und Prozesse ist ebenfalls Teil der Erwartung.
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6
Teamleitung Administration und Office Management
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 6 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht eine erfahrene und organisationsstarke Führungspersönlichkeit für die Position der Teamleitung Administration und Office Management am Standort in Wolfsberg, Kärnten . Sie sind verantwortlich für die Koordination und Überwachung aller administrativen Abläufe im Unternehmen, die Führung und Entwicklung eines kleinen Teams von Verwaltungsmitarbeitern sowie die Optimierung von Büroprozessen. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Verwaltung des Büromaterials, die Organisation von Reisen und Terminen, die Koordination von Meetings und Veranstaltungen, die Bearbeitung von Korrespondenz und die Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Belangen. Sie entwickeln und implementieren neue Strategien zur Effizienzsteigerung, stellen die Einhaltung interner Richtlinien sicher und sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeiterfragen im administrativen Bereich. Die Vorbereitung von Berichten und Präsentationen sowie das Management von Dienstleisterbeziehungen (z.B. für Reinigungsdienste, Wartung) gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet. Idealerweise bringen Sie eine hohe IT-Affinität mit und können bestehende Systeme effizient nutzen und weiterentwickeln.
Ihre Qualifikationen:
Ihre Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Bürokaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management oder Sekretariat, idealerweise mit erster Führungserfahrung.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Souveräner Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung im Projektmanagement ist von Vorteil.
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, verhandlungssichere Englischkenntnisse sind wünschenswert.
- Diskretion und professionelles Auftreten.
- Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team zu arbeiten und Prioritäten zu setzen.
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7
Leitung Administration und Office Management
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 11 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes Unternehmen in der Dienstleistungsbranche, sucht eine erfahrene und organisierte Führungspersönlichkeit für die Position der Leitung Administration und Office Management am Standort Wolfsberg, Carinthia, AT . Diese Rolle ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf der operativen Geschäftsprozesse und die Schaffung einer produktiven Arbeitsumgebung. Als Leiter/in der Administration und des Office Managements sind Sie verantwortlich für die strategische und operative Steuerung aller administrativen Abläufe. Dies umfasst die Koordination des Empfangs, der Postbearbeitung, der Büroverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen und der Verwaltung von Büromaterialien und Dienstleistungen. Sie führen und entwickeln ein Team von Verwaltungsmitarbeitern und stellen sicher, dass höchste Standards in Bezug auf Effizienz und Professionalität eingehalten werden. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgen für eine exzellente Betreuung von Mitarbeitern und Besuchern. Ein wichtiger Teil Ihrer Aufgabe ist die Optimierung von Verwaltungsprozessen, die Budgetverwaltung für den administrativen Bereich sowie die Auswahl und Betreuung von Dienstleistern. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen, einschließlich HR und IT, zusammen, um administrative Projekte zu unterstützen und die unternehmensweiten Ziele zu erreichen. Die Weiterentwicklung von Richtlinien und Verfahren im Bereich Administration gehört ebenfalls zu Ihren Kernaufgaben. Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im relevanten Bereich, ergänzt durch fundierte Berufserfahrung in einer leitenden administrativen Funktion. Nachweisbare Erfahrung in der Führung und Motivation von Teams ist unerlässlich. Sie verfügen über exzellente Organisations-, Planungs- und Kommunikationsfähigkeiten sowie eine proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise. Sehr gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit ERP-Systemen sind von Vorteil. Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Wenn Sie eine verantwortungsvolle Position suchen, in der Sie Ihre organisatorischen Talente und Ihre Führungsstärke einbringen können, um die Effizienz und das Arbeitsklima in unserem Unternehmen maßgeblich zu gestalten, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
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8
Leiter Administration und Office Management
4060 Leonding, Oberösterreich
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Vor 12 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen engagierten und erfahrenen Leiter Administration und Office Management für seinen Standort in Leonding, Oberösterreich . In dieser wichtigen Funktion sind Sie verantwortlich für die reibungslose Organisation und Verwaltung aller administrativen Prozesse sowie die Gewährleistung eines effizienten und angenehmen Arbeitsumfelds für die Mitarbeiter. Sie leiten und motivieren ein Team von Verwaltungsmitarbeitern und sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen. Ihre Aufgaben umfassen die strategische Planung und Optimierung von Büroabläufen, die Verantwortung für das Facility Management, die Koordination von Veranstaltungen und Dienstreisen sowie die Überwachung von Budgets für den Verwaltungsbereich. Sie stellen sicher, dass alle gesetzlichen und internen Vorschriften im administrativen Bereich eingehalten werden. Die Weiterentwicklung von internen Prozessen zur Steigerung der Effizienz und zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit ist ein Kernaspekt Ihrer Rolle. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um administrative Unterstützung zu leisten und Projekte zu begleiten. Ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung ist erforderlich. Mehrjährige Führungserfahrung im Bereich Office Management oder Administration, idealerweise in einem wachsenden Unternehmen, ist zwingend. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Eigeninitiative, Belastbarkeit und Kommunikationsstärke zeichnen Sie aus. Fundierte Kenntnisse in gängiger Bürosoftware (MS Office Suite) und Erfahrung mit administrativen IT-Systemen sind ebenfalls wichtig. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich. Fließende Englischkenntnisse sind von Vorteil. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise mitbringen und Freude daran haben, ein professionelles Arbeitsumfeld zu gestalten und zu erhalten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
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