6 Jobs für Bürokoordinator / office manager in Wolfsberg
Bürokoordinator / Office Manager
Wolfsberg, Kärnten
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht eine organisierte und proaktive Persönlichkeit als Bürokoordinator / Office Manager für den Standort in Wolfsberg, Carinthia, AT . In dieser zentralen Rolle sind Sie für die reibungslose Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe verantwortlich. Sie bilden die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen, managen die Korrespondenz, koordinieren Termine und Reisen und stellen sicher, dass die Büroinfrastruktur stets optimal funktioniert. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Verwaltung des Empfangs und der Telefonzentrale, die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, die Organisation von Meetings und Veranstaltungen sowie die Verwaltung von Büromaterial und die Betreuung von externen Dienstleistern. Sie sind erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und Besucher und sorgen für eine positive Arbeitsatmosphäre. Ein abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation wird vorausgesetzt. Sie verfügen idealerweise über erste Berufserfahrung im Büromanagement oder als Assistenz. Organisationstalent, Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Sie sind versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und haben eine schnelle Auffassungsgabe. Gute Deutschkenntnisse sind unerlässlich, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil. Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, sind serviceorientiert und ein echtes Organisationstalent. Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem freundlichen und kollegialen Umfeld, die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und sich weiterzuentwickeln.
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Executive Assistant (m/w/d) - Gastgewerbe
9300 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren Mandanten im dynamischen Sektor Gastgewerbe und Tourismus suchen wir eine engagierte und organisierte Executive Assistant (m/w/d) für eine vollständig remote zu besetzende Position. Sie unterstützen die Geschäftsführung bei vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben und tragen maßgeblich zur Effizienz und Professionalität des Managements bei. Zu Ihren Kernverantwortlichkeiten gehören die Terminplanung und -koordination, die Reiseplanung und -buchung, die Vorbereitung von Meetings und Präsentationen, die Korrespondenz sowie die Verwaltung interner und externer Kommunikationsflüsse. Sie übernehmen eigenständig die Abwicklung von Projekten und Sonderaufgaben, die für den Geschäftsbetrieb wichtig sind. Darüber hinaus sind Sie für das Management von Dokumenten und Akten sowie für die Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Rechnungsprüfung zuständig. Ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit ist bei der Bearbeitung sensibler Informationen von entscheidender Bedeutung.
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss und bringen mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Gastgewerbe oder Tourismus, mit. Exzellente organisatorische Fähigkeiten, ein proaktiver Arbeitsstil und die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen, sind unerlässlich. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift sowie ein souveräner Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen sind selbstverständlich. Da die Stelle vollständig remote ist, sind eine hohe Selbstständigkeit, Disziplin und die Fähigkeit, effizient im Homeoffice zu arbeiten, zwingend erforderlich. Sie sind belastbar, flexibel und haben ein freundliches, professionelles Auftreten. Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind ein Muss. Wenn Sie die Möglichkeit schätzen, ein Unternehmen aus der Ferne zu unterstützen und aktiv zum Erfolg im Tourismussektor beizutragen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Diese Position ist für unseren Mandanten mit Sitz in **Wolfsberg, Kärnten**, vorgesehen, wird aber vollständig remote angeboten.
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss und bringen mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Gastgewerbe oder Tourismus, mit. Exzellente organisatorische Fähigkeiten, ein proaktiver Arbeitsstil und die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen, sind unerlässlich. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift sowie ein souveräner Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen sind selbstverständlich. Da die Stelle vollständig remote ist, sind eine hohe Selbstständigkeit, Disziplin und die Fähigkeit, effizient im Homeoffice zu arbeiten, zwingend erforderlich. Sie sind belastbar, flexibel und haben ein freundliches, professionelles Auftreten. Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind ein Muss. Wenn Sie die Möglichkeit schätzen, ein Unternehmen aus der Ferne zu unterstützen und aktiv zum Erfolg im Tourismussektor beizutragen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Diese Position ist für unseren Mandanten mit Sitz in **Wolfsberg, Kärnten**, vorgesehen, wird aber vollständig remote angeboten.
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Office Manager / Teamassistenz
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein innovatives Beratungsunternehmen, sucht eine/n engagierte/n und organisierte/n Office Manager / Teamassistenz zur Unterstützung des Teams. Diese Position ist vollständig remote angesiedelt, was Ihnen maximale Flexibilität und die Möglichkeit bietet, von überall aus zu arbeiten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Belange und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei.
- Organisation und Koordination des Büroalltags, auch im virtuellen Umfeld.
- Terminmanagement und Kalenderpflege für das Management und das Team.
- Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Reiseplanung und -buchung (Flüge, Hotels, etc.).
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache (schriftlich und mündlich).
- Verwaltung von Büromaterialien und Sicherstellung der technischen Ausstattung für das Homeoffice.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Dokumenten.
- Dateneingabe und -pflege in verschiedenen Systemen.
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
- Organisation von internen Veranstaltungen und Team-Events (virtuell oder bei Bedarf vor Ort).
- Unterstützung bei der Bewerberkommunikation und HR-Administration.
- Fakturierung und Reisekostenabrechnung.
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Senior Office Manager (Remote)
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen erfahrenen und hochorganisierten Senior Office Manager, der unser operatives Geschäft aus der Ferne unterstützt. Diese Position ist eine Remote-First-Rolle, die es Ihnen ermöglicht, von Ihrem Homeoffice aus zu arbeiten und gleichzeitig eine zentrale Rolle in unserem Unternehmen zu spielen.
Ihre Verantwortlichkeiten:
Ihr Profil:
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Effiziente Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe im Büroalltag.
- Management der Korrespondenz, Kalender und Termine für das Management-Team.
- Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-Do-Listen.
- Organisation und Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der internen Kommunikationskanäle.
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen per E-Mail und Telefon.
- Verwaltung von Büromaterialien und Gewährleistung einer optimalen Ausstattung.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter im administrativen Bereich.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Entwicklung und Optimierung von Bürovorschriften und -prozessen.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen im Büromanagement und deren Umsetzung.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.
- Gewährleistung eines professionellen und freundlichen Auftretens unseres Unternehmens nach außen.
- Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und Kollaborationstools.
- Organisation und Pflege der digitalen Ablagesysteme.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im Remote-Umfeld.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Proaktivität und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Hohe Kommunikationsstärke und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools (z.B. Zoom, Slack, Teams).
- Selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen.
- Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und eine positive Einstellung.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Grundkenntnisse in Englisch sind von Vorteil.
- Ein professionelles Auftreten auch im virtuellen Raum.
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Senior Office Manager & Administration Lead
9400 Wolfsberg, Kärnten
WhatJobs
Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein dynamisches Unternehmen in der Dienstleistungsbranche, sucht einen erfahrenen und proaktiven Senior Office Manager & Administration Lead, der unser Team vollständig remote führt und unterstützt. Sie sind verantwortlich für die Organisation und Optimierung aller administrativen Prozesse, die Koordination des Office Managements und die Unterstützung des Management-Teams.
Ihre Kernaufgaben:
Ihr Profil:
Diese Position ist vollständig remote zu besetzen. Wir bieten eine spannende Möglichkeit, administrative Prozesse in einem wachsenden Unternehmen zu gestalten und zu leiten. Ein flexibles Arbeitsumfeld und ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket warten auf Sie.
Ihre Kernaufgaben:
- Leitung und Weiterentwicklung des administrativen Teams und der Office-Management-Funktionen.
- Strategische Planung und Optimierung von Büroprozessen zur Effizienzsteigerung.
- Organisation und Koordination von Meetings, Reisen und Events für das Management-Team.
- Verwaltung von Büromaterialien, Verträgen mit Dienstleistern und Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs.
- Entwicklung und Implementierung von Richtlinien und Standards für die Administration.
- Unterstützung des Managements bei Sonderprojekten und ad-hoc-Aufgaben.
- Pflege von internen Datenbanken und Dokumentationssystemen.
- Sicherstellung einer professionellen Korrespondenz und Kommunikation.
- Budgetüberwachung und -kontrolle für den administrativen Bereich.
- Führung und Motivation des administrativen Teams im Homeoffice.
- Implementierung und Nutzung von Tools für die Remote-Zusammenarbeit und Effizienzsteigerung.
- Proaktive Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Umsetzung von Lösungen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss.
- Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) in der Administration, idealerweise in einer leitenden Funktion oder als Office Manager.
- Nachweisliche Erfahrung in der Prozessoptimierung und im Projektmanagement.
- Sehr gute Kenntnisse moderner Bürosoftware und Tools für die Remote-Arbeit (z.B. Microsoft 365, Google Workspace, Projektmanagement-Tools, Kommunikationsplattformen).
- Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Erfahrung in der Führung und Motivation von Teams, idealerweise im Remote-Umfeld.
- Fließende Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und eine selbstständige Arbeitsweise.
- Ein professionelles Auftreten und eine positive Einstellung.
Diese Position ist vollständig remote zu besetzen. Wir bieten eine spannende Möglichkeit, administrative Prozesse in einem wachsenden Unternehmen zu gestalten und zu leiten. Ein flexibles Arbeitsumfeld und ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket warten auf Sie.
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Senior Office Manager & Personalassistenz (Remote)
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 4 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser dynamisches und wachsendes Unternehmen sucht einen erfahrenen Senior Office Manager & Personalassistenten (m/w/d), der diese wichtige Funktion vollständig remote ausübt. Sie sind das organisatorische Rückgrat unseres Unternehmens und unterstützen sowohl das Büromanagement als auch die Personalabteilung. Wenn Sie exzellente organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und ein ausgeprägtes Gespür für die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihre Hauptaufgaben:
- Verwaltung und Organisation des virtuellen Büros, einschließlich der Koordination von Lieferungen und Dienstleistungen.
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen Aufgaben (Terminplanung, Reisebuchungen, Korrespondenz).
- Vorbereitung von Meetings und Präsentationen, inklusive Protokollführung.
- Unterstützung des HR-Teams bei Rekrutierungsprozessen (z.B. Terminierung von Interviews, Pflege von Bewerberdatenbanken).
- Onboarding- und Offboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter begleiten (Organisation von Materialien, etc.).
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Sicherstellung der Vertraulichkeit.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei allgemeinen Fragen zu Büroabläufen und HR-Themen.
- Organisation von internen Veranstaltungen und Teamevents (virtuell und ggf. vor Ort).
- Bestandsmanagement von Büromaterialien und Organisation der Beschaffung.
- Pflege von Verträgen mit Dienstleistern und Lieferanten.
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Büro- und HR-Prozessen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Office Management, Assistenz der Geschäftsführung, Personalassistenz).
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Detailorientierung und vorausschauende Arbeitsweise.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools (z.B. Slack, Zoom, Asana).
- Hohe Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Professionalität.
- Selbstständige und proaktive Arbeitsweise mit starker Problemlösungskompetenz.
- Teamfähigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Grundkenntnisse in der Personalsachbearbeitung sind von Vorteil.
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Sachbearbeiter / Office Manager (Remote First)
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Vor 4 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren geschätzten Kunden im Bereich Verwaltung mit Sitz in Wolfsberg, Kärnten , suchen wir eine organisierte und engagierte Sachbearbeiterin / einen Sachbearbeiter / Office Manager (m/w/d) für eine vollständig remote durchgeführte Tätigkeit. Wenn Sie ein Organisationstalent sind, gerne im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgen und eigenverantwortlich arbeiten, dann ist dies die ideale Gelegenheit, Teil eines dynamischen Teams zu werden und aus dem Homeoffice heraus zu agieren.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Unser Kunde bietet eine spannende Position mit viel Eigenverantwortung, die Möglichkeit, komplett remote zu arbeiten und so flexible Arbeitszeiten zu genießen, sowie ein attraktives Gehaltspaket und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld. Werden Sie ein unverzichtbarer Teil unseres Teams!
Ihre Hauptaufgaben:
- Organisation und Koordination des Büroalltags, Gewährleistung eines effizienten Betriebsablaufs.
- Professionelle Korrespondenz (E-Mails, Briefe) und Telefonkommunikation.
- Terminplanung und -koordination für Führungskräfte und Teams.
- Vorbereitung von Besprechungen und Dokumentationen.
- Verwaltung von Büromaterialien und Koordination von Dienstleistern (z.B. Catering für interne Meetings, Reparaturen).
- Organisation und Buchung von Reisen (Flüge, Hotels, Bahn).
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen (digital und physisch).
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten.
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen.
- Mitwirkung bei der Umsetzung von internen Projekten und Prozessverbesserungen.
- Proaktives Identifizieren von Verbesserungspotenzialen im administrativen Bereich.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HBLA) oder vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung oder als Office Manager/in.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
- Teamfähigkeit, auch in einem remote Arbeitsumfeld.
- Proaktive und lösungsorientierte Herangehensweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Eigeninitiative und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen.
Unser Kunde bietet eine spannende Position mit viel Eigenverantwortung, die Möglichkeit, komplett remote zu arbeiten und so flexible Arbeitszeiten zu genießen, sowie ein attraktives Gehaltspaket und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld. Werden Sie ein unverzichtbarer Teil unseres Teams!
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
Seien Sie der Erste, der es erfährt
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