1 Jobs für Executive assistant in Wolfsberg
Bürokoordinator / Office Manager
Wolfsberg, Kärnten
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Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht eine organisierte und proaktive Persönlichkeit als Bürokoordinator / Office Manager für den Standort in Wolfsberg, Carinthia, AT . In dieser zentralen Rolle sind Sie für die reibungslose Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe verantwortlich. Sie bilden die Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen, managen die Korrespondenz, koordinieren Termine und Reisen und stellen sicher, dass die Büroinfrastruktur stets optimal funktioniert. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Verwaltung des Empfangs und der Telefonzentrale, die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, die Organisation von Meetings und Veranstaltungen sowie die Verwaltung von Büromaterial und die Betreuung von externen Dienstleistern. Sie sind erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und Besucher und sorgen für eine positive Arbeitsatmosphäre. Ein abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation wird vorausgesetzt. Sie verfügen idealerweise über erste Berufserfahrung im Büromanagement oder als Assistenz. Organisationstalent, Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Sie sind versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und haben eine schnelle Auffassungsgabe. Gute Deutschkenntnisse sind unerlässlich, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil. Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, sind serviceorientiert und ein echtes Organisationstalent. Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem freundlichen und kollegialen Umfeld, die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und sich weiterzuentwickeln.
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Senior Office Manager & Executive Assistant (m/w/d)
9400 Wolfsberg, Kärnten
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen erfahrenen und hochorganisierten Senior Office Manager & Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung seines Management-Teams in Wolfsberg, Kärnten . Sie sind die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Belange, sorgen für einen reibungslosen Büroablauf und unterstützen die Geschäftsleitung bei vielfältigen Aufgaben. Dies beinhaltet die Koordination von Terminen, Reiseplanungen, die Vorbereitung von Besprechungen und die eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz. Sie tragen maßgeblich zur Effizienz und Professionalität des Büros bei und sind die Visitenkarte des Unternehmens.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Ihre Hauptaufgaben:
- Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts im Sekretariat und Managementbüro.
- Terminkoordination und -management für die Geschäftsführung, inklusive Terminplanung und -überwachung.
- Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Geschäftsdokumenten.
- Organisation von Geschäftsreisen, inklusive Flug-, Hotelbuchungen und Reisekostenabrechnung.
- Professionelle Korrespondenz (intern und extern) in deutscher und englischer Sprache.
- Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern.
- Pflege von Ablagesystemen und Datenbanken.
- Koordination und Überwachung von Büromaterialbeständen und Dienstleistungen.
- Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents und Veranstaltungen.
- Schnittstellenfunktion zu verschiedenen Abteilungen und externen Dienstleistern.
- Proaktives Identifizieren von Verbesserungspotenzialen im Büromanagement.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management und/oder als Executive Assistant, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Exzellente Organisationsfähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
- Hohe Kommunikationsstärke und Serviceorientierung.
- Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Teamfähigkeit und professionelles Auftreten.
- Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
- Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement sind von Vorteil.
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