Organisationsassistent:in – Personal
Heute
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Dienstort
Salzburg
Wochenstunden
Teilzeit
Ausmaß: 20 Stunden pro Woche
Dienstantritt
Deine Aufgaben bei uns
Du unterstützt die Direktion und den: die Personalreferent: in der Rechtsabteilung in spezifischen Themen des Personalwesens.
Als Ansprechpartner: in für Führungskräfte und Sekretariate beantwortest du Fragen zum Dienstpostenplan und wirkst bei der Erstellung und Prüfung von Personalanträgen mit.
Du assistierst bei der Erstellung des Personalbedarfsplans und Personalaufwandes.
Als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen wirkst du bei Projektaufgaben im Personalbereich mit.
Du unterstützt die Kollegen: Kolleginnen bei der Anwendung diverser Abrechnungs- und Zeiterfassungstools.
Die Erstellung von Auswertungen und Mitwirkung im Berichtswesen (Reporting) an die Landesstellen- bzw. Generaldirektion runden das Aufgabengebiet ab.
Dein Profil
Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (bspw. HAK, HASCH) idealerweise mit Matura.
Der Umgang mit EDV-Tools wie MS-Office und SAP ist für dich selbstverständlich.
Exzellente Deutschkenntnisse (mündlich und schriftlich) und sehr gute Umgangsformen zeichnen dich aus.
Persönlich punktest du mit einer analytischen Denkweise, Zahlenaffinität und deinem Organisationstalent.
Du bist bereit, erforderliche Ausbildungen im Rahmen der SV-Karriere zu absolvieren.
Das erwartet dich bei uns
Benefits
Nachhaltig Ankommen – Unser Standort ist gut mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen
Schneller an Board – Strukturierter Einarbeitungsprozess mit Begleitung
Transparenz bei der Einstufung – berufseinschlägige Vordienstzeiten gemäß Dienstordnung werden berücksichtigt
Kollegialer und wertschätzender Umgang – Wir vereinen Professionalität und familiäres Betriebsklima
Weitere Benefits
SV-eigene Pensionskassa
Wir sorgen für deine Zukunft
Moderne Arbeitszeitgestaltung
Die Vereinbarkeit von Freizeit, Familie und Beruf liegt uns am Herzen
Vielfältige Weiterbildungen und Karrierepfade
Deine berufliche Entwicklung ist uns ein Anliegen
Kollegialer, wertschätzender Umgang
Ein gutes Betriebsklima hat bei uns hohe Priorität
Sinnstiftender, sicherer Arbeitsplatz
Langfristige Zusammenarbeit ist unser Ziel
Verpflegung, Gesundheit und Sport
Als Mitarbeiter: in der AUVA genießt du zahlreiche Angebote
Über uns
Wir als AUVA.
Wir sind die AUVA und #immerfürdichda.
Gemeinsam sind wir über 6.300 Mitarbeiter: innen und verlässliche Partner für 4,7 Millionen Versicherte in Österreich. Arbeiternehmer: innen, Schüler: innen, Kindergartenkinder und Auszubildende vertrauen auf unsere Expertise.
Gemeinsam arbeiten wir jeden Tag daran, Österreich ein Stück gesünder und sicherer zu machen. Und wenn doch einmal etwas passiert, begleiten wir unsere Kund: innen mit Einsatz und Hingabe – manchmal ein Leben lang.
sind Teil des österreichischen Sozialversicherungssystems und bieten alle Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung: Schadensverhütung, Unfallheilbehandlung, Rehabilitation und finanzielle Entschädigung der Unfallopfer.
Dank der AUVA kann jeder Mensch in Österreich während der Ausbildung und des Berufslebens trotz aller Gefahren in sozialer Sicherheit leben. Neben den vier Landesstellen ist die AUVA Träger von vier Rehabilitationszentren und sieben Unfallkrankenhäusern.
Was wir dir bieten
Unser Angebot
Ein Einstiegs-Bruttojahresgehalt auf Vollzeitbasis lt. kollektivvertraglichen Bestimmungen (Dienstordnung A, Gehaltsgruppe D, Dienstklasse II) von € 46.918,20 exkl. Zulagen (kein All-in-Vertrag). Dein tatsächliches Gehalt ist abhängig von deiner Ausbildung und facheinschlägigen Berufserfahrung.
Kontakt
Du möchtest unser
Team unterstützen
und die Zukunft der
AUVA mitgestalten?
Für Fragen kontaktiere bitte das Recruiting-Team von Petra Kempl,
Tel – 32405.
Petra Kempl
Teamleitung
Personal Service Center West
Organisationsassistent:in – Personal
Heute
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Arbeitsbeschreibung
Derzeit Suchen Wir Für Die AUVA-Landesstelle Salzburg/Rechtsabteilung
Organisationsassistent:in – Personal
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- Dienstort Salzburg
- Wochenstunden Teilzeit
- Ausmaß: 20 Stunden pro Woche
- Dienstantritt
Deine Aufgaben bei uns
- Du unterstützt die Direktion und den:die Personalreferent:in der Rechtsabteilung in spezifischen Themen des Personalwesens.
- Als Ansprechpartner:in für Führungskräfte und Sekretariate beantwortest du Fragen zum Dienstpostenplan und wirkst bei der Erstellung und Prüfung von Personalanträgen mit.
- Du assistierst bei der Erstellung des Personalbedarfsplans und Personalaufwandes.
- Als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen wirkst du bei Projektaufgaben im Personalbereich mit.
- Du unterstützt die Kollegen:Kolleginnen bei der Anwendung diverser Abrechnungs- und Zeiterfassungstools.
- Die Erstellung von Auswertungen und Mitwirkung im Berichtswesen (Reporting) an die Landesstellen- bzw. Generaldirektion runden das Aufgabengebiet ab.
Dein Profil
- Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (bspw. HAK, HASCH) idealerweise mit Matura.
- Der Umgang mit EDV-Tools wie MS-Office und SAP ist für dich selbstverständlich.
- Exzellente Deutschkenntnisse (mündlich und schriftlich) und sehr gute Umgangsformen zeichnen dich aus.
- Persönlich punktest du mit einer analytischen Denkweise, Zahlenaffinität und deinem Organisationstalent.
- Du bist bereit, erforderliche Ausbildungen im Rahmen der SV-Karriere zu absolvieren.
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Benefits
- Nachhaltig Ankommen – Unser Standort ist gut mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen
- Schneller an Board – Strukturierter Einarbeitungsprozess mit Begleitung
- Transparenz bei der Einstufung – berufseinschlägige Vordienstzeiten gemäß Dienstordnung werden berücksichtigt
- Kollegialer und wertschätzender Umgang – Wir vereinen Professionalität und familiäres Betriebsklima
Weitere Benefits
Sinnstiftender, sicherer Arbeitsplatz
Langfristige Zusammenarbeit ist unser Ziel
Verpflegung, Gesundheit und Sport
Als Mitarbeiter:in der AUVA genießt du zahlreiche Angebote
SV-eigene Pensionskassa
Wir sorgen für deine Zukunft
Moderne Arbeitszeitgestaltung
Die Vereinbarkeit von Freizeit, Familie und Beruf liegt uns am Herzen
Vielfältige Weiterbildungen und Karrierepfade
Deine berufliche Entwicklung ist uns ein Anliegen
Kollegialer, wertschätzender Umgang
Ein gutes Betriebsklima hat bei uns hohe Priorität
Sinnstiftender, sicherer Arbeitsplatz
Langfristige Zusammenarbeit ist unser Ziel
Verpflegung, Gesundheit und Sport
Als Mitarbeiter:in der AUVA genießt du zahlreiche Angebote
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Moderne Arbeitszeitgestaltung
Die Vereinbarkeit von Freizeit, Familie und Beruf liegt uns am Herzen
Über uns
Wir als AUVA.
Wir sind die AUVA und #immerfürdichda.
Gemeinsam sind wir über 6.300 Mitarbeiter:innen und verlässliche Partner für 4,7 Millionen Versicherte in Österreich. Arbeiternehmer:innen, Schüler:innen, Kindergartenkinder und Auszubildende vertrauen auf unsere Expertise.
Gemeinsam arbeiten wir jeden Tag daran, Österreich ein Stück gesünder und sicherer zu machen. Und wenn doch einmal etwas passiert, begleiten wir unsere Kund:innen mit Einsatz und Hingabe – manchmal ein Leben lang.
sind Teil des österreichischen Sozialversicherungssystems und bieten alle Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung:
Schadensverhütung, Unfallheilbehandlung, Rehabilitation und finanzielle Entschädigung der Unfallopfer.
Dank der AUVA kann jeder Mensch in Österreich während der Ausbildung und des Berufslebens trotz aller Gefahren in sozialer Sicherheit leben. Neben den vier Landesstellen ist die AUVA Träger von vier Rehabilitationszentren und sieben Unfallkrankenhäusern.
Was wir dir bieten
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Ein Einstiegs-Bruttojahresgehalt auf
Vollzeitbasis
lt. kollektivvertraglichen Bestimmungen (Dienstordnung A, Gehaltsgruppe D, Dienstklasse II) von € 46.918,20 exkl. Zulagen (kein All-in-Vertrag). Dein tatsächliches Gehalt ist abhängig von deiner Ausbildung und facheinschlägigen Berufserfahrung.
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Petra Kempl
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Personal Service Center West
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Verwaltungsfachkraft mit Schwerpunkt Personal
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. als Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung in der Verwaltung oder im Personalwesen ist von Vorteil.
- Gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).
- Erfahrung mit Personalverwaltungssystemen ist ein Pluspunkt.
- Hohe Organisationsfähigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Eine proaktive und teamorientierte Arbeitsweise.
Diese Position bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld in Salzburg, Salzburg, AT tätig zu sein und wertvolle Erfahrungen im Personalwesen zu sammeln. Wir bieten ein angenehmes Arbeitsklima, eine faire Vergütung und gute Entwicklungsperspektiven.
Head of Fitness & Personal Training
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Kernaufgaben:
- Entwicklung und Umsetzung von Fitnessprogrammen, Trainingsplänen und Ernährungsstrategien für eine digitale Plattform.
- Rekrutierung, Schulung und Management eines Teams von zertifizierten Personal Trainern und Coaches.
- Überwachung der Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der angebotenen Dienstleistungen.
- Erstellung von ansprechenden Inhalten für unsere Online-Community, wie z.B. Workout-Videos, Blogartikel und Webinare.
- Analyse von Nutzerdaten zur Optimierung der Trainingserlebnisse und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.
- Verantwortung für die Produktentwicklung im Bereich digitaler Fitnessangebote.
- Zusammenarbeit mit dem Marketingteam zur Konzeption und Umsetzung von Kampagnen zur Kundengewinnung und -bindung.
- Budgetplanung und -kontrolle für den Fitness- und Trainingsbereich.
- Sicherstellung der Einhaltung von Branchenstandards und ethischen Richtlinien im Personal Training.
- Kontinuierliche Marktanalyse zur Identifizierung von Trends und neuen Möglichkeiten.
- Förderung einer positiven und motivierenden Trainingskultur online.
Was wir von Ihnen erwarten:
- Abgeschlossene Ausbildung im Fitnessbereich (z.B. staatlich geprüfter Trainer, Sportwissenschaftler) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Personal Trainer oder im Management von Fitness-/Sportangeboten, idealerweise im digitalen Umfeld.
- Nachgewiesene Fähigkeit zur Führung und Entwicklung von Teams.
- Umfangreiches Wissen über Trainingswissenschaft, Biomechanik und Sporternährung.
- Erfahrung in der Erstellung von Online-Trainingsplänen und digitalen Content-Formaten.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich zu erklären.
- Hohe digitale Affinität und Erfahrung mit relevanten Softwaretools und Plattformen.
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ausgezeichnetes Zeitmanagement und hohe Eigenmotivation.
- Kreativität und Innovationsgeist zur ständigen Verbesserung unserer Angebote.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Leidenschaft für Fitness, Gesundheit und ein aktives Leben.
Erfahrener Personal Trainer für Leistungssport
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Personal Trainer / Fitnesscoach (m/w/d)
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Aufgaben:
- Erstellung individueller Trainingspläne für Klienten basierend auf deren Zielen, Gesundheitszustand und Fitnesslevel.
- Durchführung von Personal Training Einheiten, sowohl im Studio als auch potenziell im Rahmen von Online-Sessions.
- Detaillierte Beratung und Anleitung der Klienten zur korrekten Ausführung von Übungen.
- Motivation und Unterstützung der Klienten zur Erreichung ihrer Ziele und zur langfristigen Aufrechterhaltung eines aktiven Lebensstils.
- Regelmäßige Überprüfung des Fortschritts und Anpassung der Trainingspläne.
- Durchführung von Gesundheits- und Fitness-Assessments.
- Mögliche Leitung von Kleingruppenkursen oder Workshops.
- Förderung des Studios und Gewinnung neuer Klienten durch professionelles Auftreten und exzellenten Service.
- Fortlaufende Weiterbildung im Bereich Fitness und Gesundheit.
- Abgeschlossene Ausbildung oder Zertifizierung als Personal Trainer, Fitnesstrainer oder in einem verwandten Bereich.
- Nachweisbare Erfahrung im Personal Training mit diversen Klientelgruppen.
- Fundierte Kenntnisse in Anatomie, Trainingslehre und Ernährungsgrundlagen.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Empathie und Motivationsgeschick.
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
- Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten, um auf die Bedürfnisse der Klienten einzugehen.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Kenntnisse in der Erstellung von Online-Trainingsplänen sind von Vorteil.
In dieser Rolle haben Sie die Möglichkeit, in einem modernen Umfeld in Salzburg zu arbeiten und durch Ihre Expertise einen echten Unterschied im Leben der Menschen zu machen. Wir bieten ein kollegiales Arbeitsklima und die Chance, sich beruflich weiterzuentwickeln.
Leiter/in Fitnessbereich und Personal Trainer/in
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
- Führung und Motivation des Fitness-Trainer-Teams.
- Entwicklung und Implementierung von innovativen Trainingsplänen und Kurskonzepten.
- Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit durch exzellenten Service und individuelle Beratung.
- Durchführung von Erstgesprächen, Fitnessanalysen und Personal Trainingseinheiten.
- Überwachung der Trainingsfortschritte und Anpassung der Programme.
- Organisation und Durchführung von Fitness-Events und Workshops.
- Verwaltung von Terminen und Kundenkontakten.
- Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Förderung eines gesunden Lebensstils.
- Aktive Teilnahme an Weiterbildungen und Schulungen, um das Fachwissen auf dem neuesten Stand zu halten.
- Gewährleistung der Einhaltung von Hygiene- und Sicherheitsstandards im Fitnessbereich.
- Budgetverantwortung für den Fitnessbereich.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung im Sport- und Fitnessbereich (z.B. Sportwissenschaften, Fitnessökonomie) oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Fitnessbereich, idealerweise mit Führungserfahrung.
- Ausgeprägte Kenntnisse in verschiedenen Trainingsmethoden und -geräten.
- Zertifizierung als Personal Trainer.
- Hohe Motivationsfähigkeit und Empathie im Umgang mit Kunden.
- Gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
- Teamfähigkeit und Führungskompetenz.
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
- Kundenorientierung und Servicebereitschaft.
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil.
Diese Position ist ideal für motivierte Persönlichkeiten, die ihre Leidenschaft für Fitness und ihren Führungsanspruch verbinden möchten.
Seien Sie der Erste, der es erfährt
Über das Neueste Personal Jobs In Salzburg !
Teilzeitmitarbeiter:in bzw. Work&Study im Backoffice Personal (m/w/d)
Heute
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Top-Möglichkeit für Student:innen im HR-Bereich Teilzeitmitarbeiter:in bzw. Work&Study im Backoffice Personal (m/w/d) ca. 10 Wochenstunden für 12 Monate (nach Vereinbarung); Dienstort Salzburg Als Bank, Bausparkasse und Versicherung unter einem Dach begleiten wir mehr als eine Million Kundinnen u. Original Stellenanzeige auf StepStone.at – Jetzt Jobagent bei StepStone einrichten und Traumjob finden! Informationen zu Arbeitgebern, Gehaltsdaten und Karrieretipps finden Sie auf StepStone.at
Personal Assistant to the Director of Programme Preparation and Development Department
Vor 5 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
More about us
EUMETSAT's role is to establish and operate meteorological satellites to monitor the weather and climate from space - 24 hours a day, 365 days a year. This information is supplied to the National Meteorological Services of the organisation's Member and Cooperating States in Europe, as well as other users worldwide.
EUMETSAT also operates several Copernicus missions on behalf of the European Union and provide data services to the Copernicus marine and atmospheric services and their users.
As an intergovernmental European Organisation, EUMETSAT can recruit nationals only from the 30 Member States (Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, The Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, Switzerland, Turkey and the United Kingdom).
EUMETSAT is Europe's meteorological satellite agency, operating satellites that monitor the weather and climate from space - 24 hours a day, 365 days a year.
EUMETSAT is an international organisation employing staff from across all 30 member states and this role is being advertised on multiple international job boards, but please note that this role would be based in Darmstadt, Germany and would require international applicants to relocate if successful.
The Personal Assistant gives secretarial and administrative support to the Director of Programme Preparation and Development Department (D/PRD), coordinates secretarial support throughout the Department and is responsible for the organisation of EUMETSAT Delegate Body meetings and other international meetings.
The Programme Preparation and Development Department (PRD) manages current and next-generation mandatory programmes in various phases of development in addition to other activities. This include the EUMETSAT Polar System Second Generation (EPS-SG), Meteosat Third Generation (MTG), current and future Ocean Altimetry and Copernicus Sentinel Missions and a constellation of small satellites, EPS-Sterna.
What you'll be doing
- Manage the Office of the Director of Programme Preparation and Development(D/PRD) and coordinate shared and temporary secretarial support arrangements across the department;
- Provide personal assistance to D/PRD and the coordination with the rest of the Management Board in liaison with the offices of the Director-General and other Directors, including: Filtering external and internal solicitations; Managing his/her schedule and appointments; Monitoring and supporting the fulfilment of his/her actions; Preparation of missions.
- Support the Project Management Office (PMO) and selected functions of New Programmes and Services (NPS);
- Conduct and manage assigned activities in support of D/PRD;
- Monitor and control of relevant budgetary commitments and contributing as necessary to future budget planning, as well as initiating and managing relevant procurements;
- Coordinate departmental inputs to the Management Board Meetings, report on Organisational and PRD objectives, Director-General's reports to Delegate Bodies;
- Organise international meetings and conferences as required, in particular Scientific & Technical Group (STG) and Joint Scientific & Technical Group / Administration & Finance Group (STG/AFG) meetings, including: Provision of timely documentation in both official languages; Procurement of interpretation services; Organising travel and practical arrangements for chairpersons and translators, and social events; Coordination of List of Decisions and Minutes;
- Liaising with Delegations and Group Chairs between meetings regarding procedural and administrative matters;
Requirements
Qualifications
A full secondary education and/or secretarial education or equivalent professional qualification is required.
Skills and Experience
· Proven secretarial and administrative experience in a senior executive office in a multi-lingual and complex environment, including drafting of correspondence and minutes of meetings in English;
· Experience in organising large or complex meetings or other events with senior international participants;
· Experience of managing budgets and conducting procurements for the office;
· Autonomy and proven ability to plan and self-organize and to deliver high quality outputs within deadlines, even in stressful situations, while maintaining a service-orientation;
· Experience of people management and/or task coordination would be advantageous;
· Strong analytical and synthesis skills;
· Proficient practice of office software suites (i.e. Word, Excel, PowerPoint, Outlook), and experience of a document/information management system and an ERP, preferably SAP, with ability to adapt to new tools;
· Very good communication and team-working skills with ability to interact effectively at all levels of the organisation with tact and diplomacy.
Languages
Candidates must be able to work effectively in English. Knowledge of German is an advantage.
APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED IN ENGLISH. WE WILL BE UNABLE TO CONSIDER APPLICATIONS SUBMITTED IN OTHER LANGUAGES.
EUMETSAT is an international organisation employing staff from across all 30 member states and this role is being advertised on multiple international job boards, but please note that this role would be based in Darmstadt, Germany and would require international applicants to relocate if successful.
What we offer
· Excellent salary, of up to Euro 6000 NET (after income tax) based on skills and experience
· Flexible working time including additional flexi-leave
· Full medical coverage for employee and family
· Attractive pension
· 30 days of annual leave + 14.5 days public holidays
· Training and development support
· Relocation allowance and support (if applicable)
Salary: 72000 EUR / YEAR
JBRP1_AT
Personal Assistant to the Director of Programme Preparation and Development Department
Vor 5 Tagen gepostet
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More about us
EUMETSAT's role is to establish and operate meteorological satellites to monitor the weather and climate from space - 24 hours a day, 365 days a year. This information is supplied to the National Meteorological Services of the organisation's Member and Cooperating States in Europe, as well as other users worldwide.
EUMETSAT also operates several Copernicus missions on behalf of the European Union and provide data services to the Copernicus marine and atmospheric services and their users.
As an intergovernmental European Organisation, EUMETSAT can recruit nationals only from the 30 Member States (Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxembourg, The Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, Switzerland, Turkey and the United Kingdom).
EUMETSAT is Europe's meteorological satellite agency, operating satellites that monitor the weather and climate from space - 24 hours a day, 365 days a year.
EUMETSAT is an international organisation employing staff from across all 30 member states and this role is being advertised on multiple international job boards, but please note that this role would be based in Darmstadt, Germany and would require international applicants to relocate if successful.
The Personal Assistant gives secretarial and administrative support to the Director of Programme Preparation and Development Department (D/PRD), coordinates secretarial support throughout the Department and is responsible for the organisation of EUMETSAT Delegate Body meetings and other international meetings.
The Programme Preparation and Development Department (PRD) manages current and next-generation mandatory programmes in various phases of development in addition to other activities. This include the EUMETSAT Polar System Second Generation (EPS-SG), Meteosat Third Generation (MTG), current and future Ocean Altimetry and Copernicus Sentinel Missions and a constellation of small satellites, EPS-Sterna.
What you'll be doing
- Manage the Office of the Director of Programme Preparation and Development(D/PRD) and coordinate shared and temporary secretarial support arrangements across the department;
- Provide personal assistance to D/PRD and the coordination with the rest of the Management Board in liaison with the offices of the Director-General and other Directors, including: Filtering external and internal solicitations; Managing his/her schedule and appointments; Monitoring and supporting the fulfilment of his/her actions; Preparation of missions.
- Support the Project Management Office (PMO) and selected functions of New Programmes and Services (NPS);
- Conduct and manage assigned activities in support of D/PRD;
- Monitor and control of relevant budgetary commitments and contributing as necessary to future budget planning, as well as initiating and managing relevant procurements;
- Coordinate departmental inputs to the Management Board Meetings, report on Organisational and PRD objectives, Director-General's reports to Delegate Bodies;
- Organise international meetings and conferences as required, in particular Scientific & Technical Group (STG) and Joint Scientific & Technical Group / Administration & Finance Group (STG/AFG) meetings, including: Provision of timely documentation in both official languages; Procurement of interpretation services; Organising travel and practical arrangements for chairpersons and translators, and social events; Coordination of List of Decisions and Minutes;
- Liaising with Delegations and Group Chairs between meetings regarding procedural and administrative matters;
Requirements
Qualifications
A full secondary education and/or secretarial education or equivalent professional qualification is required.
Skills and Experience
· Proven secretarial and administrative experience in a senior executive office in a multi-lingual and complex environment, including drafting of correspondence and minutes of meetings in English;
· Experience in organising large or complex meetings or other events with senior international participants;
· Experience of managing budgets and conducting procurements for the office;
· Autonomy and proven ability to plan and self-organize and to deliver high quality outputs within deadlines, even in stressful situations, while maintaining a service-orientation;
· Experience of people management and/or task coordination would be advantageous;
· Strong analytical and synthesis skills;
· Proficient practice of office software suites (i.e. Word, Excel, PowerPoint, Outlook), and experience of a document/information management system and an ERP, preferably SAP, with ability to adapt to new tools;
· Very good communication and team-working skills with ability to interact effectively at all levels of the organisation with tact and diplomacy.
Languages
Candidates must be able to work effectively in English. Knowledge of German is an advantage.
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· Flexible working time including additional flexi-leave
· Full medical coverage for employee and family
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· 30 days of annual leave + 14.5 days public holidays
· Training and development support
· Relocation allowance and support (if applicable)
Salary: 72000 EUR / YEAR
JBRP1_AT