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Senior Administrative Assistant
8010 Graz, Steiermark
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Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein renommiertes Unternehmen im Herzen von Graz, Styria, AT , sucht einen hochqualifizierten und erfahrenen Senior Administrative Assistant zur Unterstützung seiner Geschäftsführung. Diese Position ist vollständig remote konzipiert, um Ihnen maximale Flexibilität zu bieten und gleichzeitig sicherzustellen, dass unsere Führungskräfte erstklassigen administrativen Support erhalten. Sie sind die rechte Hand des Managements, verantwortlich für die Organisation komplexer Terminpläne, die Vorbereitung von Besprechungen, die Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie für die effiziente Verwaltung von Büromaterial und Reisevorbereitungen.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Professionelle Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, einschließlich Terminplanung, Koordination und Vorausschau auf potenzielle Konflikte.
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, einschließlich der Erstellung von Agenden, der Zusammenstellung von Unterlagen und der Nachbereitung von Protokollen.
- Effiziente Korrespondenzführung (E-Mails, Briefe) in deutscher und englischer Sprache.
- Vorbereitung von Präsentationen und Berichten nach Vorgabe.
- Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Flug-, Hotel- und Transportbuchungen sowie Visa-Angelegenheiten.
- Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen sowie effiziente Verwaltung der Haupt-Telefonleitung.
- Koordination mit anderen Abteilungen und externen Partnern zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
- Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Informationen, sowohl digital als auch physisch.
- Unterstützung bei der Buchhaltungsvorbereitung, Spesenabrechnungen und Rechnungsprüfung.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Abläufen.
- Vertretung der Geschäftsführung in bestimmten administrativen Angelegenheiten.
- Sicherstellung der Vertraulichkeit und Diskretion in allen Angelegenheiten.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle auf Senior-Level.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind unerlässlich.
- Sicherer Umgang mit allen gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit Reisebuchungsplattformen und im Umgang mit CRM-Systemen ist von Vorteil.
- Hohe Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
- Absolute Diskretion und Loyalität.
- Fähigkeit, auch unter Zeitdruck professionell und souverän zu agieren.
- Starke soziale Kompetenz und die Fähigkeit, positive Beziehungen zu Kollegen und externen Partnern aufzubauen.
- Erfahrung in der Arbeit in einem Remote-Umfeld ist von Vorteil.
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Manager Office Administration & Support (m/w/d)
8700 Leoben, Steiermark
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Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht eine erfahrene und organisierte Führungskraft als Manager Office Administration & Support (m/w/d). Diese Position ist vollständig remote und erfordert, dass Sie die Effizienz und reibungslose Funktion unserer administrativen Prozesse und Supportfunktionen über verschiedene Standorte hinweg gewährleisten. Sie sind verantwortlich für die Leitung des administrativen Teams, die Optimierung von Büroabläufen, das Management von Lieferantenbeziehungen (z.B. für Büromaterial, IT-Ausstattung) und die Sicherstellung einer exzellenten internen Servicequalität. Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Entwicklung und Implementierung von Richtlinien und Verfahren zur Verbesserung der Organisation und Effizienz. Sie werden Budgets für administrative Ausgaben verwalten, Anfragen von Mitarbeitern bearbeiten und sicherstellen, dass die Arbeitsumgebungen optimal gestaltet sind. Da die Stelle remote ist, sind herausragende Kommunikationsfähigkeiten, starke Führungsqualitäten und die Fähigkeit, ein virtuelles Team zu motivieren und zu leiten, von entscheidender Bedeutung. Sie müssen in der Lage sein, selbstständig zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und komplexe organisatorische Herausforderungen zu lösen. Die Auswahl und Implementierung von Tools zur Unterstützung der administrativen Arbeit (z.B. Workflow-Management-Systeme) kann ebenfalls Teil Ihrer Verantwortung sein. Wir suchen jemanden, der proaktiv agiert, eine Leidenschaft für exzellenten Service mitbringt und das Ziel verfolgt, ein produktives und angenehmes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen, auch in einem verteilten Setting. Wenn Sie über fundierte Erfahrung im Büromanagement und der Personalführung verfügen und die Flexibilität einer vollständig remote Position schätzen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Sie werden eine Schlüsselrolle dabei spielen, unsere operativen Abläufe nahtlos zu gestalten.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben:
- Leitung und Motivation des administrativen Teams.
- Optimierung von Büroabläufen und administrativen Prozessen.
- Verwaltung von Büromaterial, IT-Ausstattung und anderen Ressourcen.
- Auswahl, Koordination und Steuerung externer Dienstleister.
- Budgetplanung und -kontrolle für administrative Ausgaben.
- Sicherstellung einer hohen Servicequalität für interne Kunden.
- Entwicklung und Implementierung von administrativen Richtlinien und Verfahren.
- Unterstützung bei der Organisation von virtuellen Events und Meetings.
- Management von Dokumenten und Informationsflüssen.
- Förderung einer positiven und produktiven Arbeitsatmosphäre.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement oder einer ähnlichen administrativen Rolle, idealerweise mit Führungsverantwortung.
- Nachweisliche Erfolge in der Prozessoptimierung und im operativen Management.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Detailorientierung und Belastbarkeit.
- Starke Kommunikations-, Führungs- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Erfahrung in der Arbeit mit Remote-Teams und der Koordination von verteilten Prozessen.
- Sicherer Umgang mit gängiger Office-Software und Erfahrung mit administrativen Tools.
- Hohe Problemlösungskompetenz und proaktive Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.
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