1 Jobs für Zzz in Frohnleiten
Senior Administrative Assistant - Operations
8700 Leoben, Steiermark
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Vor 10 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein international agierendes Unternehmen mit Standort in Leoben, Styria , sucht eine erfahrene und detailorientierte Senior Administrative Assistant zur Unterstützung des operativen Managements. Sie sind das Rückgrat unseres Büros und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäftsaktivitäten.
Ihre Hauptaufgaben umfassen die professionelle Verwaltung des Büros, einschließlich der Korrespondenzbearbeitung (intern und extern), der Terminplanung und -koordination für Führungskräfte. Sie organisieren und bereiten Besprechungen vor, erstellen Protokolle und verfolgen daraus resultierende Maßnahmen nach. Die Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter sowie die Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie sind zuständig für die Pflege und Organisation von Dokumenten, Akten und Datenbanken sowie für die Materialverwaltung und die Koordination mit externen Dienstleistern. Die Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten, einschließlich Datenaufbereitung und Formatierung, ist eine wichtige Aufgabe. Sie fungieren als erster Ansprechpartner für interne und externe Anfragen, leiten diese weiter oder bearbeiten sie eigenständig. Die Überwachung und Verwaltung von Büromaterialien und die Sicherstellung eines ordentlichen Arbeitsumfelds runden Ihr Aufgabengebiet ab. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und unterstützen diese bei administrativen Belangen. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für Sie selbstverständlich.
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit, idealerweise im operativen Umfeld oder im Sekretariatsbereich. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine sehr strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt sind unerlässlich. Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und verfügen idealerweise über Kenntnisse in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen. Sie zeichnen sich durch ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Diskretion und ein freundliches, professionelles Auftreten aus. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich, und gute Englischkenntnisse sind von Vorteil. Wenn Sie eine proaktive und serviceorientierte Persönlichkeit sind und gerne in einem dynamischen Umfeld unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Hauptaufgaben umfassen die professionelle Verwaltung des Büros, einschließlich der Korrespondenzbearbeitung (intern und extern), der Terminplanung und -koordination für Führungskräfte. Sie organisieren und bereiten Besprechungen vor, erstellen Protokolle und verfolgen daraus resultierende Maßnahmen nach. Die Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter sowie die Organisation von Veranstaltungen und Konferenzen gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie sind zuständig für die Pflege und Organisation von Dokumenten, Akten und Datenbanken sowie für die Materialverwaltung und die Koordination mit externen Dienstleistern. Die Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Geschäftsdokumenten, einschließlich Datenaufbereitung und Formatierung, ist eine wichtige Aufgabe. Sie fungieren als erster Ansprechpartner für interne und externe Anfragen, leiten diese weiter oder bearbeiten sie eigenständig. Die Überwachung und Verwaltung von Büromaterialien und die Sicherstellung eines ordentlichen Arbeitsumfelds runden Ihr Aufgabengebiet ab. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und unterstützen diese bei administrativen Belangen. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für Sie selbstverständlich.
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit, idealerweise im operativen Umfeld oder im Sekretariatsbereich. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine sehr strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt sind unerlässlich. Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und verfügen idealerweise über Kenntnisse in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen. Sie zeichnen sich durch ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Diskretion und ein freundliches, professionelles Auftreten aus. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich, und gute Englischkenntnisse sind von Vorteil. Wenn Sie eine proaktive und serviceorientierte Persönlichkeit sind und gerne in einem dynamischen Umfeld unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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