19 Jobs für Zzz in Österreich

WHJS1_AT

• Koordination und Verwaltung von Terminkalendern und Besprechungen für das Management.
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz.
• Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln.
• Verwaltung der Reisekostenabrechnungen und Spesen.
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern per E-Mail, Telefon und Chat.
• Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen, Sicherstellung der Datenintegrität.
• Organisation und Unterstützung bei virtuellen Veranstaltungen und Team-Meetings.
• Bestellmanagement für Büromaterialien und Arbeitsmittel.
• Unterstützung bei der Onboarding-Vorbereitung für neue Mitarbeiter.
• Informationsmanagement und Pflege von Dokumentenarchiven.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Nachgewiesene Erfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Sehr gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Online-Kollaborationstools (z.B. Zoom, Teams, Slack).
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Diskretion.
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Sorgfalt.
• Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind ein Plus.
• Eine stabile Internetverbindung und die Bereitschaft, aus dem Homeoffice zu arbeiten.

• Professionelle Korrespondenz (E-Mails, Briefe) und Terminmanagement für die Geschäftsleitung.
• Vorbereitung von Präsentationen, Besprechungsunterlagen und Berichten.
• Organisation und Koordination von Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren.
• Effiziente Verwaltung von digitalen Dokumenten und Datenbanken.
• Reiseplanung und -buchung für die Geschäftsleitung (falls relevant, auch für virtuelle Events).
• Unterstützung bei der Projektkoordination und Nachverfolgung von Aufgaben.
• Effektive Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern über verschiedene Kanäle.
• Proaktive Identifizierung und Lösung von administrativen Herausforderungen.
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und CRM-Systemen.
• Übernahme von Sonderprojekten nach Bedarf.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistent/in der Geschäftsleitung, idealerweise in einer Remote-Umgebung.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
• Sicherer Umgang mit allen gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Videokonferenz-Tools (Zoom, Teams etc.).
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch.
• Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise und hohe Problemlösungskompetenz.
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz mit zuverlässigem Internetzugang wird vorausgesetzt.

• Vollständige Remote-Arbeit möglich.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Wachstumschancen in einem dynamischen Unternehmen.
• Eigenverantwortliches Arbeiten.
• Direkte Unterstützung des Managements.

• Organisation und Koordination des Büromanagements und der Abläufe.
• Terminkoordination und -verwaltung für die Geschäftsführung sowie Organisation von Besprechungen.
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Verwaltung des Schriftverkehrs, E-Mails und der Poststelle.
• Reiseplanung und -buchung für die Geschäftsleitung und das Team.
• Pflege und Organisation von Datenbanken und Aktenhaltung.
• Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern.
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Firmenevents.
• Materialverwaltung und Bestellwesen.
• Proaktive Identifizierung und Behebung von organisatorischen Herausforderungen.
• Erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen.
• Mentoring von neuen Teammitgliedern im administrativen Bereich.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Office Manager/in, Sekretär/in oder Administrative/r Assistent/in, idealerweise im Unternehmensumfeld.
• Ausgezeichnete Organisations- und Planungsfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängigen Büroanwendungen.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit.
• Freundliches und professionelles Auftreten.
• Teamfähigkeit und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.
• Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Flexibilität und Belastbarkeit.

• Manage day-to-day office operations, ensuring efficiency and organization.
• Oversee the maintenance and organization of office facilities, including reception areas, meeting rooms, and common spaces.
• Manage office supplies inventory, ordering necessary items and ensuring availability.
• Act as the primary point of contact for vendors, suppliers, and service providers.
• Coordinate and schedule internal and external meetings, including preparing meeting materials and ensuring AV equipment is functional.
• Provide administrative support to the executive team and other staff members as needed.
• Handle incoming and outgoing correspondence, including mail, email, and phone calls.
• Organize and maintain company records, both physical and digital.
• Assist with travel arrangements and expense reporting for staff.
• Implement and maintain office policies and procedures.
• Welcome visitors and clients, providing a professional first impression.
• Manage the office budget and track expenditures.
• Support HR functions such as onboarding new employees and maintaining personnel files.
• Ensure the office environment is tidy, safe, and conducive to productivity.
• Manage company calendars and appointments.

• Proven experience as an Office Manager, Administrative Assistant, or in a similar role.
• Excellent organizational and time management skills.
• Strong communication and interpersonal abilities.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Familiarity with office management software and equipment.
• Ability to multitask and prioritize effectively in a fast-paced environment.
• Discretion and professionalism in handling confidential information.
• Proactive approach to problem-solving and anticipating needs.
• Experience with basic bookkeeping and budget management is a plus.
• A friendly and customer-service oriented attitude.
• Fluency in German is essential; proficiency in English is highly advantageous.
• Attention to detail and accuracy.
• Ability to work independently and as part of a team.