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Senior Office Manager (Executive Support)
1010 Vienna, Wien
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Vor 3 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Klient sucht einen hochmotivierten und erfahrenen Senior Office Manager zur Unterstützung seines Managementteams in Wien . Als Drehscheibe des Büros sind Sie für die reibungslose Organisation und effiziente Verwaltung aller administrativen Abläufe verantwortlich. Sie stellen sicher, dass das Management und das Team optimal unterstützt werden, um ihre Ziele zu erreichen. Eine proaktive Denkweise, Organisationstalent und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Diese Position bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld Verantwortung zu übernehmen und aktiv zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Wenn Sie eine organisierte und engagierte Persönlichkeit sind, die gerne im Mittelpunkt des Geschehens steht, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Hauptaufgaben:
- Unterstützung der Geschäftsführung und des oberen Managements in allen organisatorischen und administrativen Belangen.
- Terminplanung, Reiseorganisation und Koordination von Meetings und Veranstaltungen.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz.
- Verwaltung des Büromaterials und Sicherstellung der Funktionalität der Büroinfrastruktur.
- Organisation und Überwachung von Projekten im administrativen Bereich.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter, Kunden und externe Partner.
- Effiziente Verwaltung des Posteingangs und Ausgangs.
- Mitwirkung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
- Pflege der internen Datenbanken und Ablagesysteme.
- Optimierung von Büroprozessen zur Steigerung der Effizienz.
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Empfangs.
- Budgetüberwachung für Büroausgaben und Materialbeschaffung.
- Unterstützung bei HR-relevanten administrativen Aufgaben.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Abläufe.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Management-Assistenz oder Office Management.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (Muttersprache oder verhandlungssicher) und gute Englischkenntnisse.
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Proaktive und selbstständige Arbeitsweise.
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Druck ruhig und effizient zu arbeiten.
- Freundliches und professionelles Auftreten.
- Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
Diese Position bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld Verantwortung zu übernehmen und aktiv zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Wenn Sie eine organisierte und engagierte Persönlichkeit sind, die gerne im Mittelpunkt des Geschehens steht, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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