5 Jobs für Leiter Administration in Österreich
Leiter Administration und Büromanagement
7000 Eisenstadt, Burgenland
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient in **Eisenstadt** sucht eine dynamische und organisationsstarke Führungspersönlichkeit für die Position des Leiters Administration und Büromanagement. Diese Schlüsselrolle ist verantwortlich für die reibungslose und effiziente Organisation aller administrativen Prozesse und die Gewährleistung eines erstklassigen Arbeitsumfelds für alle Mitarbeiter. Sie werden ein kleines Team von Verwaltungsfachkräften leiten und motivieren und sicherstellen, dass alle operativen Abläufe im Büro stets auf dem neuesten Stand sind und den Unternehmenszielen dienen. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die strategische Planung und Optimierung der Büroinfrastruktur, die Verwaltung von Budgets für administrative Ausgaben, die Koordination von Dienstleistern und Lieferanten sowie die Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften. Sie sind die erste Anlaufstelle für alle Belange des Büromanagements, von der Raumbewirtschaftung und Instandhaltung bis hin zur Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen. Die Weiterentwicklung und Implementierung neuer administrativer Systeme und Prozesse zur Effizienzsteigerung steht ebenfalls im Fokus Ihrer Tätigkeit. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um deren administrative Bedürfnisse zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Die Personaladministration, wie die Koordination von Urlaubsanträgen oder die Unterstützung bei der Zeiterfassung, kann ebenfalls Teil Ihres Aufgabengebiets sein. Ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung ist zwingend erforderlich. Mehrjährige Erfahrung in einer führenden administrativen Funktion, idealerweise mit Personalverantwortung, wird vorausgesetzt. Sie verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein ausgeprägtes Kostenbewusstsein und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen. Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten sind unerlässlich, um erfolgreich mit Mitarbeitern, Management und externen Partnern zu interagieren. Erfahrung im Umgang mit Bürosoftware und Datenbanken ist selbstverständlich. Für diese Position ist die Bereitschaft zu einer hybriden Arbeitsweise erforderlich, die eine Mischung aus Präsenz im Büro und flexibler Arbeit von zu Hause aus ermöglicht, um eine optimale Balance zwischen Teamzusammenarbeit und individueller Effizienz zu gewährleisten. Unser Klient bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Führungsqualitäten in einem sich entwickelnden Umfeld unter Beweis zu stellen und die administrative Zukunft des Unternehmens aktiv mitzugestalten. Wir suchen eine proaktive und lösungsorientierte Persönlichkeit, die mit Leidenschaft und Engagement zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.
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Leiter Administration & Office Management (m/w/d) mit Schwerpunkt Prozessoptimierung
9020 Klagenfurt, Kärnten
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Vor 3 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Mandant, ein führendes österreichisches Technologieunternehmen, sucht einen erfahrenen und proaktiven Leiter Administration & Office Management (m/w/d) zur Optimierung seiner administrativen Prozesse. Diese Position erfordert eine starke Führungspersönlichkeit mit einem Auge für Effizienz und Effektivität. Sie werden die Verantwortung für die gesamte Bandbreite administrativer Aufgaben tragen und eng mit den verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. Die Stelle ist als Hybrid-Modell konzipiert, das eine flexible Kombination aus Büropräsenz in Klagenfurt am Wörthersee, Carinthia, AT und der Möglichkeit zum Homeoffice ermöglicht.
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
- Fachliche und disziplinarische Führung des Administrationsteams (Sekretariat, Empfang, Büromanagement).
- Weiterentwicklung und Implementierung von effizienten administrativen Prozessen und Workflows.
- Sicherstellung eines reibungslosen Office-Betriebs, inklusive Facility Management und Lieferantenmanagement.
- Verwaltung und Optimierung des Büromaterials, der Ausstattung und der IT-Infrastruktur (in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung).
- Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Geschäftsreisen.
- Erstellung von Berichten, Protokollen und Präsentationen.
- Koordination der Korrespondenz und des Dokumentenmanagements.
- Budgetverantwortung für den administrativen Bereich.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften.
- Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder in administrativen Belangen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre oder einer verwandten Fachrichtung.
- Mehrjährige Berufs- und Führungserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Position.
- Nachweisbare Erfolge in der Prozessoptimierung und im Projektmanagement.
- Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Erfahrung mit ERP-Systemen von Vorteil.
- Hohe soziale Kompetenz, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
- Proaktive, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise.
- Ausgeprägte Belastbarkeit und Flexibilität.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Bereitschaft zur Arbeit im Hybridmodell, mit regelmäßiger Präsenz am Standort Klagenfurt am Wörthersee, Carinthia, AT .
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Leiter Office Management & Administration (Remote)
6850 Dornbirn, Vorarlberg
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein international agierendes Technologieunternehmen, sucht einen erfahrenen und organisationsstarken Leiter Office Management & Administration, der sein Remote-Team von zentraler Stelle aus führt. In dieser entscheidenden Position sind Sie verantwortlich für die strategische und operative Leitung aller administrativen Abläufe, die Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs (auch im virtuellen Umfeld), die Optimierung interner Prozesse und die Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Belangen. Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationstalent und die Fähigkeit, erfolgreich im Homeoffice zu arbeiten.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Qualifikationen:
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Strategische Planung und Steuerung sämtlicher administrativer Prozesse und Büroabläufe.
- Effiziente Organisation und Koordination des (virtuellen) Büromanagements, einschließlich Infrastruktur, Ressourcen und Dienstleistern.
- Entwicklung und Implementierung von optimierten Arbeitsabläufen und internen Richtlinien.
- Personalverantwortung für das administrative Team (Sekretariat, Office Assistants) und deren fachliche Weiterentwicklung.
- Budgetverantwortung für den Office-Bereich und Kostenkontrolle.
- Organisation von Geschäftsreisen, Meetings und internen Veranstaltungen.
- Sicherstellung einer professionellen Korrespondenz und Kommunikation, sowohl intern als auch extern.
- Aufbau und Pflege eines effektiven Dokumentenmanagementsystems.
- Unterstützung der Geschäftsführung bei Sonderprojekten und operativen Aufgaben.
- Gewährleistung der Einhaltung von Compliance-Vorschriften und internen Richtlinien.
- Implementierung und Pflege von Tools zur Steigerung der Effizienz und Produktivität.
- Als Hauptansprechpartner für alle administrativen Anfragen agieren.
- Verantwortung für das Lieferantenmanagement im Office-Bereich (z.B. Büromaterial, technische Ausstattung).
Qualifikationen:
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftsrecht oder eine vergleichbare Qualifikation, ergänzt durch relevante Berufserfahrung.
- Langjährige Erfahrung im Office Management, Facility Management oder einer vergleichbaren administrativen Leitungsposition, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
- Nachweisliche Führungserfahrung und Fähigkeit, Teams erfolgreich zu leiten und zu motivieren.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Prozessaffinität und ein strategisches Denkvermögen.
- Hohe Serviceorientierung und Belastbarkeit.
- Starke Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich.
- Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise.
- Hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit.
- Die Fähigkeit, effektiv im Homeoffice zu arbeiten und sich in virtuelle Teams zu integrieren.
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Leiter des Büromanagements und Administration
3100 Sankt Pölten, Niederösterreich
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein etabliertes Unternehmen im Bereich der Dienstleistungen mit Sitz in St. Pölten, Niederösterreich, AT , sucht eine erfahrene und organisationsstarke Persönlichkeit als Leiter des Büromanagements und der Administration. Diese Schlüsselfunktion ist verantwortlich für die reibungslose Organisation und Effizienz aller administrativen Prozesse und stellt sicher, dass das Unternehmen operativ optimal funktioniert.
Aufgabenbereich:
Anforderungsprofil:
Wir bieten eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem stabilen Umfeld, die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und die Entwicklung der administrativen Strukturen maßgeblich zu gestalten. Ein attraktives Gehaltspaket sowie Weiterbildungsmöglichkeiten sind selbstverständlich. Wenn Sie bereit sind, Verantwortung zu übernehmen und unser Unternehmen tatkräftig zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Aufgabenbereich:
- Gesamtverantwortung für das Büromanagement, einschließlich Personalplanung, Budgetverwaltung und Ressourcenkoordination.
- Optimierung und Weiterentwicklung bestehender administrativer Prozesse und Arbeitsabläufe.
- Sicherstellung einer professionellen und effizienten Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Partnern.
- Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen.
- Verwaltung von Büromaterialien, Post und Lieferungen sowie Verantwortung für die Instandhaltung der Büroräumlichkeiten.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter in administrativen Belangen und Koordination von Schulungen.
- Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Fragen.
- Führung und Entwicklung eines kleinen Teams von Büromitarbeitern.
- Implementierung und Überwachung von Compliance-Richtlinien.
- Pflege und Verwaltung von Datenbanken und wichtigen Dokumenten.
Anforderungsprofil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Studienabschluss.
- Mehrjährige Berufs- und Führungserfahrung im Bereich Büromanagement oder Office Management.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und proaktive Einstellung.
- Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Sicherer Umgang mit allen gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil.
- Erfahrung in der Budgetverwaltung und im Projektmanagement ist ein Plus.
- Loyalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Wir bieten eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem stabilen Umfeld, die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und die Entwicklung der administrativen Strukturen maßgeblich zu gestalten. Ein attraktives Gehaltspaket sowie Weiterbildungsmöglichkeiten sind selbstverständlich. Wenn Sie bereit sind, Verantwortung zu übernehmen und unser Unternehmen tatkräftig zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Leiter der Abteilung Büromanagement und Administration
3100 Sankt Pölten, Niederösterreich
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Vor 5 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für unsere zentrale Verwaltung in St. Pölten, Niederösterreich , suchen wir eine engagierte und erfahrene Führungspersönlichkeit als Leiter/in der Abteilung Büromanagement und Administration. Sie sind verantwortlich für die reibungslose Organisation und Koordination aller administrativen Prozesse und stellen sicher, dass unsere Büros effizient und professionell geführt werden. Dies umfasst die Führung eines kleinen Teams, die Budgetverantwortung für die Abteilung und die Weiterentwicklung von administrativen Standards.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Unser Kunde bietet eine verantwortungsvolle Schlüsselposition in einem stabilen Umfeld mit Gestaltungsspielraum. Wir legen Wert auf eine gute Arbeitsatmosphäre und bieten Entwicklungsmöglichkeiten. Wenn Sie eine engagierte Führungskraft mit einem Blick für Details und einer Leidenschaft für effiziente Organisation sind, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Hauptaufgaben:
- Leitung und Motivation des Teams im Büromanagement und der Administration.
- Sicherstellung eines effizienten Ablaufs von Büroorganisation, Korrespondenz und Terminmanagement.
- Verwaltung und Optimierung von Büromaterial, Equipment und Dienstleisterverträgen.
- Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Meetings.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
- Überwachung und Verwaltung des Abteilungsbudgets.
- Entwicklung und Implementierung von standardisierten Prozessen und Richtlinien.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Vorschriften und externer Compliance-Anforderungen.
- Koordination mit anderen Abteilungen, um den Informationsfluss zu gewährleisten.
- Repräsentative Aufgaben und Empfang von Gästen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufs- und Führungserfahrung im Büromanagement, der Sekretariatsleitung oder der Administration.
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Dienstleistungsorientierung.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängigen Verwaltungssoftware.
- Starke Kommunikations- und Teamfähigkeit.
- Loyalität, Diskretion und Belastbarkeit.
- Sehr gute Deutschkenntnisse, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil.
- Eigeninitiative und die Fähigkeit, selbstständig und ergebnisorientiert zu arbeiten.
Unser Kunde bietet eine verantwortungsvolle Schlüsselposition in einem stabilen Umfeld mit Gestaltungsspielraum. Wir legen Wert auf eine gute Arbeitsatmosphäre und bieten Entwicklungsmöglichkeiten. Wenn Sie eine engagierte Führungskraft mit einem Blick für Details und einer Leidenschaft für effiziente Organisation sind, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Leider ist dieser Job in Ihrer Region nicht verfügbar
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