88 Jobs für Ms Office in Österreich
Remote Office Manager / Administrative Support
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
As a remote-first position, you will leverage modern communication and collaboration tools to connect with colleagues across different locations. Your responsibilities will include managing office supplies and equipment (for a home office setup), preparing reports, and assisting with various ad-hoc administrative projects. The ideal candidate will have a proactive approach, a strong sense of responsibility, and the ability to anticipate needs and solve problems independently. This is a fantastic opportunity to contribute significantly to our client's success while enjoying the flexibility of working from home.
Key Responsibilities:
- Manage and maintain executive calendars, scheduling appointments and meetings
- Coordinate domestic and international travel arrangements, including flights, accommodations, and itineraries
- Handle incoming and outgoing correspondence (email, phone, mail)
- Prepare reports, presentations, and other documents as required
- Organize and maintain electronic and physical filing systems
- Assist with onboarding new remote employees, including document management
- Manage office supplies and equipment inventory for home-based operations
- Provide general administrative support to various departments and team members
- Act as a liaison between internal teams and external parties
- Assist in the planning and coordination of virtual events and team-building activities
- Handle expense reporting and invoice processing
- Ensure confidentiality of sensitive information
Qualifications:
- Proven experience as an Office Manager, Administrative Assistant, or similar role
- Excellent organizational and time-management skills
- Strong written and verbal communication abilities
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and Google Workspace
- Familiarity with virtual collaboration tools (e.g., Slack, Zoom, Microsoft Teams)
- Ability to multitask and prioritize tasks effectively
- Proactive problem-solver with a high level of attention to detail
- Discretion and ability to handle confidential information
- Self-motivated and able to work independently with minimal supervision
- A dedicated home office space with reliable internet connectivity
This is an ideal role for an administrative professional seeking a remote-based position that offers variety and the opportunity to make a tangible impact. We are committed to providing a supportive remote work environment and opportunities for professional development.
Passt dieser Job oder ist er ein Fehlschlag?
Virtual Assistant - Administrative Support (m/f/d) - Remote
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Our client is seeking a highly organized and proactive Virtual Assistant to provide comprehensive administrative support remotely. This role is ideal for an individual who thrives in a dynamic environment and possesses exceptional organizational and communication skills. You will be responsible for managing various administrative tasks, ensuring the smooth operation of daily business activities for our client.
Key Responsibilities:
- Manage and organize digital calendars, schedule appointments, and coordinate meetings across different time zones.
- Handle incoming and outgoing communication, including emails, phone calls, and messages, responding professionally and efficiently.
- Prepare and edit documents, reports, presentations, and correspondence.
- Organize and maintain digital files and databases for easy retrieval.
- Conduct online research and gather information as required.
- Assist with travel arrangements and expense reporting.
- Manage social media accounts and engage with followers (if applicable).
- Perform data entry and maintain accurate records.
- Provide support for special projects and ad-hoc administrative tasks.
- Ensure confidentiality and discretion in handling sensitive information.
- Liaise with clients and internal stakeholders to ensure smooth communication flow.
- Proactively identify and suggest improvements to administrative processes.
- Proven experience as a Virtual Assistant or in a similar administrative support role.
- Excellent organizational and time-management skills.
- Proficiency in using virtual collaboration tools (e.g., Zoom, Microsoft Teams, Google Workspace).
- Strong written and verbal communication skills in German and English.
- High level of proficiency with common office software (e.g., Microsoft Office Suite, Google Suite).
- Ability to work independently, prioritize tasks, and meet deadlines effectively.
- Proactive attitude and strong problem-solving capabilities.
- Discretion and professionalism in handling confidential information.
- Reliable internet connection and a dedicated workspace.
This is a fully remote, contractor position offering the flexibility to work from home. If you are a motivated and detail-oriented administrative professional looking for a remote role where you can make a significant impact, we encourage you to apply. Our client is based in the Mödling area, but this role is fully remote.
Passt dieser Job oder ist er ein Fehlschlag?
Senior Administrative Officer (Operations Support)
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Key Responsibilities:
- Manage and coordinate complex administrative processes and projects.
- Oversee office operations, including supply management, vendor relations, and facility coordination.
- Prepare and edit reports, presentations, and correspondence.
- Schedule and organize meetings, appointments, and travel arrangements for management.
- Act as a primary point of contact for internal and external stakeholders, providing professional and timely assistance.
- Develop and implement administrative procedures to enhance efficiency and workflow.
- Maintain accurate records and databases, ensuring data integrity and confidentiality.
- Provide support for onboarding new employees, including administrative setup.
- Assist in the planning and execution of company events and meetings.
- Troubleshoot and resolve administrative issues as they arise.
- Completed vocational training (e.g., kaufmännische Ausbildung) or a degree in a relevant field.
- At least 5 years of experience in administrative or office management roles, preferably in a fast-paced industrial or corporate setting.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and experience with office management software.
- Excellent written and verbal communication skills in German.
- Strong organizational and time-management abilities with a keen eye for detail.
- Ability to multitask and prioritize effectively.
- Discretion and a high level of confidentiality.
- Proactive and self-motivated with a service-oriented attitude.
- Experience with SAP or similar ERP systems is a plus.
- Familiarity with Austrian business practices and regulations.
Passt dieser Job oder ist er ein Fehlschlag?
Senior Administrative Assistant - Executive Support (Remote)
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Verantwortlichkeiten:
- Umfassende Kalenderverwaltung für das Top-Management, einschließlich der Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen.
- Organisation und Vorbereitung von Meetings (virtuell und physisch), inklusive Agendaerstellung, Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
- Vorbereitung und Bearbeitung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten.
- Reiseplanung und -buchung (Flüge, Hotels, Transfers) sowie die Erstellung von Reisekostenabrechnungen.
- Filtern von eingehenden Anfragen und Informationen, Priorisierung und Weiterleitung an die zuständigen Personen.
- Pflege von Kontaktdatenbanken und internen Informationssystemen.
- Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
- Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses zwischen dem Management und anderen Abteilungen sowie externen Partnern.
- Eigenständige Bearbeitung von Sonderthemen und Projekten nach Anweisung.
- Wahrnehmung von Vertretungsaufgaben für andere administrative Kollegen bei Bedarf.
- Gewährleistung von Vertraulichkeit und Diskretion bei allen sensiblen Informationen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im Executive Support oder bei einem international tätigen Unternehmen.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit und Detailorientierung.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit Videokonferenz-Tools (z.B. Zoom, MS Teams).
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität.
- Absolute Diskretion und ein professionelles Auftreten.
- Fließende Deutschkenntnisse und verhandlungssichere Englischkenntnisse sind für diese Position unerlässlich.
- Erfahrung im Umgang mit internationalen Geschäftspraktiken ist von Vorteil.
- Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz im Homeoffice mit zuverlässiger Internetverbindung.
Passt dieser Job oder ist er ein Fehlschlag?
Junior Sachbearbeiter / Office Assistant (m/w/d) - Vollständig Remote
Vor 2 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
- Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mail, Post) und Telefonate.
- Terminplanung und Kalenderverwaltung für das Team.
- Organisation von virtuellen Meetings und deren Vorbereitung.
- Erstellung und Formatierung von Dokumenten und Präsentationen.
- Pflege von Datenbanken und Kundeninformationen.
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial.
- Unterstützung bei Reiseplanung und -buchung.
- Ablageorganisation und Verwaltung von Akten.
- Kommunikation mit internen und externen Partnern.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Bürokaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im administrativen Bereich oder Office Management von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und hohe Serviceorientierung.
- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
- Hohe Lernbereitschaft und Flexibilität.
- Teamfähigkeit und positive Einstellung.
- Fließende Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
Passt dieser Job oder ist er ein Fehlschlag?
Remote Data Entry Specialist & Administrator
Vor 3 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Passt dieser Job oder ist er ein Fehlschlag?
Data Entry Specialist (m/w/d)
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Passt dieser Job oder ist er ein Fehlschlag?
Seien Sie der Erste, der es erfährt
Über das Neueste Ms office Jobs In Österreich !
Senior Administrative Manager - Office Operations & Executive Support
Heute
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Hauptaufgaben:
- Umfassende Verantwortung für den reibungslosen täglichen Betrieb des Büros.
- Direkte Unterstützung der Geschäftsführung und anderer Führungskräfte in administrativen und organisatorischen Belangen.
- Management des Büromaterials, der Ausstattung und der Dienstleister (z.B. Reinigung, Wartung).
- Organisation und Koordination von Meetings, Reisen und Veranstaltungen.
- Entwicklung und Implementierung effizienter administrativer Prozesse und Richtlinien.
- Überwachung und Verwaltung von Budgets für den Bürobereich.
- Sicherstellung der Einhaltung interner Vorgaben und externer Vorschriften.
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Koordination mit der IT-Abteilung für reibungslose technische Abläufe im Büro.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen im Büromanagement.
- Gewährleistung eines professionellen und einladenden Arbeitsumfelds.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mindestens 6 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Office Management oder als Assistenz der Geschäftsführung.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Sorgfalt und Genauigkeit.
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Erfahrung in der Budgetverwaltung und im Lieferantenmanagement.
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und gängiger Bürosoftware.
- Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Selbstständige und proaktive Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
Passt dieser Job oder ist er ein Fehlschlag?
Office Manager & Executive Assistant
Gestern
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Ihre Aufgaben umfassen:
- Unterstützung des Führungsteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben (Terminplanung, Reiseorganisation, Korrespondenz).
- Effiziente Verwaltung des Bürobetriebs, auch im Remote-Kontext (z.B. Koordination von Lieferanten, Verwaltung von Bürobedarf).
- Organisation und Vorbereitung von Meetings, sowohl virtuell als auch, falls erforderlich, physisch.
- Protokollierung von Besprechungen und Nachverfolgung von vereinbarten Maßnahmen.
- Anlaufstelle für Mitarbeiter und externe Kontakte bezüglich administrativer Anfragen.
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten.
- Verwaltung und Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Unterstützung bei der Koordination von HR-relevanten administrativen Prozessen.
- Projektunterstützung bei Bedarf.
- Sicherstellung eines professionellen und effizienten Arbeitsumfelds, auch im Remote-Setting.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle.
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, ein hohes Maß an Selbstständigkeit und eine proaktive Arbeitsweise.
- Sichere Beherrschung der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit Videokonferenz-Tools (z.B. Zoom, MS Teams) und digitalen Kollaborationstools.
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, Diskretion und ein professionelles Auftreten.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
- Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Zeitdruck exakt zu arbeiten.
- Ein freundliches und dienstleistungsorientiertes Auftreten.
- Erfahrung im Remote-Arbeitsumfeld ist wünschenswert.
Was wir Ihnen bieten:
- Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem innovativen und wachstumsstarken Unternehmen.
- Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten und Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten.
- Ein kollegiales Arbeitsumfeld und die Unterstützung durch ein motiviertes Team.
- Eine wettbewerbsfähige Vergütung und attraktive Sozialleistungen.
- Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung.
Wenn Sie eine Organisationstalent mit Leidenschaft für Effizienz sind und ein Unternehmen im Remote-Modus erfolgreich unterstützen möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung für diese Position am Standort Leonding !
Passt dieser Job oder ist er ein Fehlschlag?