105 Jobs für Ms Office in Österreich

• Management komplexer Kalender und Terminplanung für Führungskräfte
• Organisation und Koordination von virtuellen und persönlichen Meetings, inklusive der Vorbereitung von Agenden und Protokollierung
• Professionelle Reiseplanung und Buchung von Flügen, Hotels und Transportmitteln
• Vorbereitung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und anderen wichtigen Dokumenten
• Effiziente Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mails, Anrufe)
• Datenverwaltung und Pflege von Datenbanken
• Unterstützung bei der Projektkoordination und Nachverfolgung von Aufgaben
• Abwicklung von Spesenabrechnungen und Rechnungsmanagement
• Sicherstellung eines professionellen und effizienten Informationsflusses
• Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz, idealerweise für das obere Management
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
• Hohe Belastbarkeit und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Sichere und professionelle Kommunikation in Deutsch (muttersprachliches Niveau) und sehr gute Englischkenntnisse
• Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools (z.B. Zoom, Microsoft Teams, Slack)
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit
• Diskretion und Loyalität sind selbstverständlich
• Eine positive Einstellung und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Assistenz- oder Sekretariatsfunktion, idealerweise in einer Senior-Rolle
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Sehr gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Proaktive Arbeitsweise und Problemlösungskompetenz
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil

• Manage and maintain complex calendars for senior executives, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements.
• Prepare, proofread, and edit correspondence, reports, presentations, and other documents.
• Coordinate domestic and international travel logistics, including flights, accommodations, visas, and itineraries.
• Organize and prepare agendas for meetings, take minutes, and track action items.
• Act as a liaison between executives and internal/external stakeholders, ensuring professional and timely communication.
• Handle confidential information with the utmost discretion and integrity.
• Conduct research and gather information as needed for executive projects.
• Manage and organize digital and physical filing systems.
• Process expense reports and manage departmental budgets as directed.
• Anticipate the needs of the executives and proactively address potential issues.
• Support other administrative tasks and projects as assigned.

• Proven experience as an Executive Assistant or Senior Administrative Assistant, preferably supporting C-level executives.
• Excellent command of MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and virtual collaboration tools.
• Exceptional organizational and time-management skills, with the ability to prioritize tasks and manage multiple deadlines.
• Strong written and verbal communication skills.
• High level of professionalism, discretion, and sound judgment.
• Ability to work independently with minimal supervision in a remote setting.
• Proactive mindset and a strong problem-solving ability.
• Experience with project coordination is a plus.
• Proficiency in German and English (written and spoken) is required.

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• Unterstützung des Projektmanagements bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten.
• Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Projektunterlagen, Berichten und Präsentationen.
• Terminkoordination, Besprechungsorganisation und Protokollführung.
• Management von Reisebuchungen und Spesenabrechnungen für Projektmitglieder.
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Projektteam, Stakeholdern und anderen Abteilungen.
• Organisation und Koordination von internen und externen Meetings.
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung und Kostenkontrolle von Projekten.
• Kontinuierliche Verbesserung von administrativen Prozessen und Workflows.
• Onboarding neuer Projektmitglieder in Bezug auf administrative Abläufe.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise mit Projekterfahrung.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Erfahrung mit Projektmanagement-Software ist von Vorteil.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit.
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eigeninitiative und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und selbstständig zu arbeiten.

• Accurately inputting, verifying, and updating various types of data into company databases and software systems.
• Reviewing data for errors or discrepancies and making necessary corrections.
• Performing regular data quality checks to ensure accuracy and completeness.
• Organizing and maintaining digital files and records.
• Generating reports based on data entries as requested.
• Adhering to strict data confidentiality and security policies.
• Collaborating with team members remotely via digital communication tools.
• Assisting with data migration tasks as needed.
• Identifying and reporting any issues or inconsistencies found during data entry.
• Contributing to the improvement of data entry processes and workflows.
• Ensuring timely completion of assigned data entry tasks.
• Maintaining a high level of productivity and accuracy while working remotely.

• Proven experience in data entry or a similar administrative role.
• Exceptional attention to detail and accuracy.
• Proficiency in using data entry software and standard office applications (e.g., Microsoft Office Suite, Google Workspace).
• Strong typing speed and accuracy.
• Excellent organizational and time management skills.
• Ability to work independently and remotely with minimal supervision.
• Good written and verbal communication skills for remote collaboration.
• High school diploma or equivalent; further education or certification is a plus.
• Reliable internet connection and a suitable home office setup.
• Understanding of data privacy principles.
• Previous experience with database management systems is advantageous.
• A proactive approach to problem-solving and task completion.

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