25 Jobs für Teamassistenz in Österreich
Teamassistenz mit Buchhaltungsaufgaben
6800 Feldkirch, Vorarlberg
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Vor 4 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein etabliertes mittelständisches Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht eine engagierte und organisierte Teamassistenz, die auch Freude an kaufmännischen und buchhalterischen Tätigkeiten hat. Die Stelle ist in einem hybriden Arbeitsmodell konzipiert, das eine flexible Kombination aus Präsenztagen im Büro und Homeoffice ermöglicht. Wir suchen jemanden, der unser bestehendes Team tatkräftig unterstützt und durch sorgfältige Arbeit einen wichtigen Beitrag leistet.
Ihre Aufgaben umfassen:
Ihr Profil:
Ihre Aufgaben umfassen:
- Organisation und Koordination des Büroalltags sowie Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben.
- Terminmanagement, Reiseplanung und -buchung für Führungskräfte und Teammitglieder.
- Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-Do-Listen.
- Telefondienst, Korrespondenz per E-Mail und Postbearbeitung.
- Rechnungsprüfung, vorbereitende Buchhaltung für Debitoren und Kreditoren.
- Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen (nach Einarbeitung).
- Klären von offenen Posten und Abstimmung von Konten.
- Bestellwesen für Büromaterial und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen.
- Pflege der internen Datenbanken und Dokumentenablage (digital und physisch).
- Gelegentliche Unterstützung bei kundenbezogenen Anfragen.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im Büromanagement, Sekretariat oder in der Sachbearbeitung.
- Grundkenntnisse in der Buchhaltung oder die Bereitschaft, sich diese schnell anzueignen.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Erfahrung mit einem Buchhaltungsprogramm (z.B. BMD, DATEV) ist von Vorteil.
- Sehr gute Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Freude am Umgang mit Zahlen und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie freundliches und professionelles Auftreten.
- Teamfähigkeit und eine proaktive Einstellung.
- Bereitschaft, mindestens zwei Tage pro Woche im Büro in **Feldkirch, Vorarlberg, AT** zu arbeiten und die restliche Zeit im Homeoffice zu verbringen.
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Teamassistenz und Büromanagement
2320 Schwechat, Niederösterreich
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Vor 14 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und organisationsstarke Teamassistenz für das Büromanagement am Standort Schwechat . Sie sind die rechte Hand des Management-Teams und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Koordination von Terminen, die Organisation von Meetings und Dienstreisen sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Protokollen. Sie sind verantwortlich für die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie die Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen. Darüber hinaus fallen die Betreuung des Empfangs, die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie die Bewirtung von Gästen in Ihren Zuständigkeitsbereich. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsartikeln. Sie unterstützen bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und tragen aktiv zu einem positiven Arbeitsumfeld bei. Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Handelsschule) oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil. Sie zeichnen sich durch exzellente organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie hohe Zuverlässigkeit und Diskretion aus. Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind unerlässlich. Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab. Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein freundliches, professionelles Auftreten sind für diese Position essenziell. Die Bereitschaft, flexibel auf neue Aufgabenstellungen zu reagieren und proaktiv Lösungen zu entwickeln, wird geschätzt. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld Verantwortung zu übernehmen und sich weiterzuentwickeln. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, teilweise mobil zu arbeiten, unterstützen Ihre Work-Life-Balance. Kommen Sie zu uns und werden Sie Teil eines erfolgreichen Teams in Schwechat .
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Teamassistenz mit Schwerpunkt Büromanagement
5020 Salzburg, Salzburg
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Heute
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient in Salzburg sucht eine/n engagierte/n und organisierte/n Teamassistent/in zur Verstärkung seines dynamischen Verwaltungsteams. In dieser vielseitigen Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Belange und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf im Büro bei. Ihre Hauptverantwortlichkeiten umfassen die Koordination von Terminen und Besprechungen, die Reiseplanung und -buchung sowie die Organisation von internen Veranstaltungen. Sie sind zuständig für die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, das Führen von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die Pflege von Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen. Die Vorbereitung von Präsentationen, Protokollführung bei Meetings und die Unterstützung des Teams bei vielfältigen administrativen Aufgaben gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich. Ein professionelles Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Diskretion sind für diese Position unerlässlich. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HBLA) oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen idealerweise erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich. Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind selbstverständlich. Teamfähigkeit, Selbstständigkeit, eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck einen kühlen Kopf zu bewahren, zeichnen Sie aus. Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen Arbeitsumfeld in Salzburg mit flexiblen Arbeitszeiten im Rahmen eines Hybridmodells, das Ihnen ermöglicht, sowohl im Büro als auch aus dem Homeoffice zu arbeiten. Wenn Sie eine proaktive Persönlichkeit sind und gerne organisieren und unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Senior Office Manager & Teamassistenz
4020 Linz, Oberösterreich
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Vor 4 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein etabliertes und wachsendes Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht für seinen Hauptsitz in Linz, Oberösterreich , eine erfahrene und engagierte Persönlichkeit als Senior Office Manager & Teamassistenz. In dieser zentralen Rolle sind Sie verantwortlich für die reibungslose Organisation des Büros und unterstützen die Geschäftsleitung sowie das gesamte Team mit Ihrer professionellen Arbeitsweise. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und tragen maßgeblich zu einem effizienten und angenehmen Arbeitsumfeld bei. Diese Position erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Eigeninitiative.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihre Hauptaufgaben:
- Gesamtverantwortung für die Organisation und Koordination des Bürobetriebs.
- Management des Empfangs, der Telefonzentrale und der Korrespondenz.
- Koordination und Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
- Reiseplanung und -buchung für die Geschäftsleitung und Mitarbeiter.
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen und Berichten.
- Professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
- Bestellwesen für Büromaterial, Verpflegung und technische Ausstattung.
- Sicherstellung eines ordentlichen und repräsentativen Büroerscheinungsbildes.
- Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen.
- Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen.
- Koordination mit externen Dienstleistern (z.B. Gebäudereinigung, IT-Support).
- Einführung und Betreuung neuer Mitarbeiter im administrativen Bereich.
- Proaktive Identifikation und Umsetzung von Prozessoptimierungen im Büromanagement.
- Vertretung des Büromanagements bei Abwesenheit.
- Mitarbeit in Sonderprojekten nach Bedarf.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Verwaltungsassistent/in) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Büroorganisation oder als Managementassistent/in, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
- Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind ein Muss.
- Eine selbstständige, proaktive und strukturierte Arbeitsweise.
- Belastbarkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit.
- Gepflegtes Erscheinungsbild und professionelles Auftreten.
- Erfahrung im Umgang mit einem CRM-System ist von Vorteil.
- Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
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Teamassistenz und Büromanagement (Remote)
2630 Ternitz, Niederösterreich
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Vor 11 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde sucht eine engagierte und organisierte Teamassistenz und Büromanagement-Spezialistin, die unser dynamisches Team vollumfänglich remote unterstützt. In dieser Schlüsselposition sind Sie die zentrale Anlaufstelle für administrative Aufgaben, Koordination und Organisation, die für den reibungslosen Ablauf unseres Geschäftsbetriebs unerlässlich sind. Sie tragen maßgeblich zur Effizienz und Produktivität des gesamten Teams bei.
Ihre Verantwortung beinhaltet:
Wenn Sie eine herausfordernde und abwechslungsreiche Rolle in einem flexiblen Remote-Umfeld suchen und Ihre organisatorischen Talente voll einbringen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Wir suchen Sie für eine 100% remote Position.
Ihre Verantwortung beinhaltet:
- Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen (Flüge, Hotels, etc.).
- Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Management der Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post) und Weiterleitung an zuständige Stellen.
- Pflege von Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen.
- Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen.
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten.
- Bestellung von Büromaterialien und Verwaltung von Bürobereichen (falls zutreffend, auch für Remote-Arbeitsplätze).
- Betreuung des Posteingangs und -ausgangs, sowohl digital als auch physisch (falls zutreffend).
- Ansprechpartner für Mitarbeiter bei administrativen Fragen.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Prozessen.
- Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen den Teammitgliedern.
- Koordination und Unterstützung bei der Einführung neuer Tools oder Systeme.
Wenn Sie eine herausfordernde und abwechslungsreiche Rolle in einem flexiblen Remote-Umfeld suchen und Ihre organisatorischen Talente voll einbringen möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Wir suchen Sie für eine 100% remote Position.
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Senior Office Manager und Teamassistenz
6020 Innsbruck, Tirol
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Vor 2 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Kunde, ein etabliertes Beratungsunternehmen, sucht eine erfahrene und organisierte Senior Office Managerin / Teamassistenz, die vollständig remote arbeitet. Diese Position ist entscheidend für die reibungslose Organisation und Verwaltung des Bürobetriebs sowie die Unterstützung des gesamten Teams. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für organisatorische Fragen, die Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Meetings und die Verwaltung von Büromaterialien. Eine proaktive und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise ist unerlässlich, um den täglichen Ablauf effizient zu gestalten und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Wir bieten eine flexible Remote-Arbeitsumgebung, die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten, und ein attraktives Gehaltspaket. Werden Sie ein unverzichtbarer Teil unseres Teams und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund!
Ihre Hauptaufgaben:
- Organisation und Koordination des täglichen Bürobetriebs aus dem Homeoffice.
- Verwaltung und Organisation von Kalendern, Terminen und Besprechungen.
- Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Agenden und Protokollführung.
- Korrespondenzbearbeitung in Deutsch und Englisch (E-Mails, Briefe).
- Reiseplanung und -buchung für das Team.
- Verwaltung von Büromaterialien und Organisation der Postbearbeitung.
- Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen.
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen.
- Entwicklung und Optimierung von administrativen Prozessen.
- Unterstützung der Geschäftsführung bei diversen Projekten.
- Sicherstellung eines professionellen Erscheinungsbildes des Büros.
Ihr Profil:
- Kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Managementassistent/in) oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung als Office Manager/in, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle.
- Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten.
- Sichere und professionelle Kommunikation in Wort und Schrift.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Hohe Eigenmotivation, Zuverlässigkeit und eine proaktive Arbeitsweise.
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Zeitdruck exzellente Arbeit zu leisten.
- Erfahrung im Remote-Arbeiten ist von Vorteil.
- Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse.
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Wir bieten eine flexible Remote-Arbeitsumgebung, die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten, und ein attraktives Gehaltspaket. Werden Sie ein unverzichtbarer Teil unseres Teams und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund!
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5
Teamassistenz mit Fokus auf Prozessoptimierung
6850 Dornbirn, Vorarlberg
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Vor 6 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Für unseren etablierten Kunden im Herzen von Dornbirn, Vorarlberg , suchen wir eine organisierte und proaktive Teamassistenz, die das bestehende Verwaltungsteam tatkräftig unterstützt und sich aktiv an der Optimierung interner Prozesse beteiligt. Diese Position bietet eine ausgezeichnete Gelegenheit für jemanden, der sowohl administrative Aufgaben mit Präzision ausführt als auch ein Auge für Effizienz und Verbesserung hat.
Ihre Aufgaben umfassen:
Ihr Profil:
Wir bieten:
Ihre Aufgaben umfassen:
- Koordination und Organisation von Besprechungen, Terminen und Geschäftsreisen.
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz.
- Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Bearbeitung von E-Mails und Post.
- Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Dokumentenablagesystemen.
- Unterstützung bei der Buchhaltungsvorbereitung und Rechnungsprüfung.
- Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in bestehenden Arbeitsabläufen und aktives Einbringen von Lösungsansätzen.
- Mitarbeit bei der Implementierung neuer administrativer Tools und Software.
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen verschiedenen Abteilungen.
- Organisation und Koordination von internen Veranstaltungen und Team-Events.
- Repräsentation des Unternehmens nach außen am Empfang.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte/-r) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Verwaltungsposition von Vorteil.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Analytisches Denkvermögen und eine strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung.
- Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Serviceorientierung.
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil.
- Erfahrung mit Prozessmanagement-Tools oder Schulungen im Bereich Prozessoptimierung sind ein Pluspunkt.
Wir bieten:
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten.
- Flexible Arbeitszeitmodelle mit Option auf Homeoffice.
- Ein motiviertes und kollegiales Team.
- Attraktive Gehaltsentwicklung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage in Dornbirn.
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Senior Office Manager und Teamassistenz
2500 Baden, Niederösterreich
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Vor 7 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein international agierendes Unternehmen im Dienstleistungssektor, sucht eine erfahrene und proaktive Senior Office Managerin / Teamassistentin zur Verstärkung seines Teams am Standort Baden bei Wien, Niederösterreich . In dieser vielseitigen Position sind Sie verantwortlich für die reibungslose Organisation und Koordination des täglichen Bürobetriebs sowie für die umfassende Unterstützung eines Teams von Führungskräften. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Verwaltung und Organisation des Büromanagements, einschließlich der Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation und Spesenabrechnung. Sie sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner und gewährleisten einen professionellen und freundlichen Empfang. Die Koordination von Meetings und Veranstaltungen, die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten sowie die Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich. Darüber hinaus unterstützen Sie das Team bei verschiedenen administrativen Aufgaben, koordinieren Projekte und stellen die effiziente Kommunikation innerhalb des Büros sicher. Sie identifizieren Verbesserungspotenziale in administrativen Abläufen und implementieren entsprechende Lösungen. Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, gepaart mit mindestens 5 Jahren relevanter Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld. Sie verfügen über exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Eigeninitiative. Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität sind für diese Vertrauensposition unerlässlich. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich, sowie sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere MS Office) sind Voraussetzung. Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab. Wenn Sie eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit sind, die gerne Verantwortung übernimmt und einen Beitrag zum Erfolg des Teams leisten möchte, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
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Teamassistenz im Bereich Verwaltung (Remote)
6800 Feldkirch, Vorarlberg
WhatJobs
Vor 11 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Unser Mandant sucht eine engagierte und organisierte Teamassistenz zur Unterstützung seiner Verwaltungsabteilung. Diese Position ist vollständig remote zu besetzen und bietet Ihnen die Flexibilität, von Ihrem Home-Office aus zu arbeiten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Aufgaben und tragen wesentlich zur reibungslosen Funktionalität des Teams bei. Wenn Sie detailorientiert sind, ein Talent für Organisation haben und gerne eigenverantwortlich arbeiten, dann ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie, Ihre Karriere in einem unterstützenden und dynamischen virtuellen Umfeld voranzutreiben.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihre Hauptaufgaben:
- Unterstützung des Teams bei täglichen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Organisation von Besprechungen, Terminmanagement und Kalenderpflege.
- Vorbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten.
- Verwaltung und Organisation von digitalen Ablagesystemen.
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
- Koordination von Abläufen und Sicherstellung des Informationsflusses.
- Unterstützung bei der Reiseplanung und -buchung.
- Datenpflege und Aktualisierung von Systemen.
- Mitarbeit bei der Organisation von virtuellen Teamveranstaltungen.
- Sicherstellung einer effizienten und strukturierten Arbeitsweise im Home-Office.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in administrativen Tätigkeiten ist von Vorteil.
- Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Erfahrung mit Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams) wünschenswert.
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Detailgenauigkeit.
- Zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten.
- Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
- Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
- Fähigkeit, strukturiert und produktiv im Home-Office zu arbeiten.
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Teamassistenz mit Schwerpunkt Office Management
3300 Krems an der Donau, Niederösterreich
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Vor 12 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Für unser Büro in Krems an der Donau suchen wir eine engagierte und organisierte Teamassistenz (m/w/d) mit Schwerpunkt Office Management zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams. Sie sind die gute Seele des Büros und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Organisation und Koordination von Besprechungen, die Reiseplanung und -buchung für Teammitglieder sowie die Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs. Sie sind verantwortlich für die Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, die Erstellung von Korrespondenz und Dokumenten nach Diktat oder Vorlage sowie die Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen. Die Koordination von internen und externen Dienstleistern (z.B. Büromaterial, IT-Support, Reinigungsdienste) sowie die Betreuung von Besuchern und Telefonaten gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet. Sie unterstützen das Management und die Teams bei administrativen Tätigkeiten und stellen sicher, dass alle Büroabläufe effizient gestaltet sind. Wir erwarten von Ihnen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Office Management oder als Assistenz, ist von Vorteil. Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sind unerlässlich, weitere Sprachkenntnisse sind ein Plus. Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und haben eine hohe Affinität für neue Softwarelösungen. Ein hohes Maß an Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Diskretion zeichnen Sie aus. Sie arbeiten gerne eigenständig, sind aber gleichzeitig eine teamfähige und kommunikative Persönlichkeit. Flexibilität und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, sind wichtig. Diese Position erfordert Präsenz im Büro, bietet jedoch im Rahmen unserer Richtlinien die Möglichkeit für hybrides Arbeiten, um eine gute Work-Life-Balance zu ermöglichen. Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem freundlichen Arbeitsumfeld mit langfristiger Perspektive. Werden Sie Teil unseres Teams und tragen Sie mit Ihrer Tatkraft zum Erfolg unseres Unternehmens bei.
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