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Senior Office Manager (m/w/d)
8700 Leoben, Steiermark
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Vor 4 Tagen gepostet
Job angesehen
Arbeitsbeschreibung
Für unseren Klienten, ein dynamisches und zukunftsorientiertes Unternehmen im Herzen der Steiermark, suchen wir ab sofort einen erfahrenen und engagierten Senior Office Manager (m/w/d) in einer **vollständig virtuellen Rolle**. Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation, Effizienz und die Schaffung einer positiven Arbeitsumgebung haben und dies von jedem Ort der Welt aus tun möchten, dann ist dies Ihre Chance. Sie werden die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Belange sein und maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des täglichen Geschäftsbetriebs beitragen. Ihre Hauptverantwortung wird die strategische Planung und Koordination aller administrativen Prozesse sein, um sicherzustellen, dass unser Klient auch in einem dezentralen Umfeld optimal funktioniert. Dazu gehört die Weiterentwicklung und Implementierung von Best Practices für das Remote-Arbeitsmanagement, die Verwaltung von Büromaterialien (falls zutreffend für Mitarbeiter-Homeoffices), die Organisation von virtuellen Team-Events und die Sicherstellung einer effektiven internen und externen Kommunikation. Sie werden eng mit verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten, um deren administrative Bedürfnisse zu verstehen und zu erfüllen, sowie die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren überwachen. Die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Einführung neuer Tools zur Steigerung der Produktivität und die Unterstützung des Managements bei der Erreichung ihrer Ziele gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben. Idealerweise bringen Sie mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit, idealerweise in einem schnelllebigen Umfeld oder einem Remote-Unternehmen. Exzellente organisatorische Fähigkeiten, eine proaktive Arbeitsweise, starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, sind unerlässlich. Sie sollten versiert im Umgang mit gängiger Bürosoftware und Kollaborationstools wie Microsoft Office Suite, Google Workspace, Slack, Zoom und Projektmanagement-Tools sein. Ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit ist ebenfalls von größter Bedeutung. Wir suchen jemanden, der nicht nur auf Anweisungen reagiert, sondern auch eigeninitiativ Lösungen entwickelt und das Team inspiriert, auch über Distanzen hinweg. Zeigen Sie uns, dass Sie auch im virtuellen Raum ein Meister der Organisation sind! Dieses Angebot richtet sich an Bewerber, die bereit sind, in einer flexiblen, von überall aus zugänglichen Arbeitsumgebung erfolgreich zu sein.
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Remote Büroleiterin / Office Managerin (m/w/d)
8700 Leoben, Steiermark
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Vor 4 Tagen gepostet
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Arbeitsbeschreibung
Unser Klient, ein wachsendes Beratungsunternehmen im Bereich Unternehmensberatung, sucht eine engagierte und organisierte Büroleiterin / Office Managerin (m/w/d) zur Unterstützung seiner Remote-Arbeitsstruktur. Als zentrale Ansprechpartnerin für administrative und organisatorische Belange sind Sie das Rückgrat unseres operativen Geschäfts. Ihre Hauptverantwortung liegt darin, einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag sicherzustellen, auch wenn das Team über verschiedene Standorte verteilt ist. Dies beinhaltet die Koordination von Terminen, die Verwaltung von Büromaterialien und -dienstleistungen, die Organisation von virtuellen Meetings und die Unterstützung der Mitarbeiter in administrativen Fragen. Eine proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten sind für diese vollständig remote zu besetzende Position unerlässlich.
Ihre Hauptaufgaben:
Ihr Profil:
Ihre Hauptaufgaben:
- Organisation und Koordination von virtuellen Meetings, einschließlich Terminplanung, Erstellung von Agenden und Protokollführung.
- Verwaltung und Pflege der digitalen Ablagesysteme und Datenbanken.
- Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien und die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen.
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen Aufgaben.
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mail-Korrespondenz.
- Organisation von Dienstreisen und Buchungen (falls erforderlich für gelegentliche Treffen).
- Pflege der internen Kommunikationsplattformen und Sicherstellung eines Informationsflusses.
- Koordination von Schulungsmaßnahmen und Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeiter.
- Proaktive Identifizierung von Verbesserungspotenzialen in administrativen Prozessen und deren Umsetzung.
Ihr Profil:
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Sekretariat oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise in einem Remote-Umfeld.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Erfahrung mit virtuellen Kollaborationstools (z.B. Zoom, Microsoft Teams, Slack).
- Ausgeprägte Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit.
- Strukturierte und präzise Arbeitsweise, auch unter Zeitdruck.
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und gute Englischkenntnisse.
- Freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
- Motivation, eigenverantwortlich im Homeoffice zu arbeiten und das Team bestmöglich zu unterstützen.
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